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致谢 1

目 录 1

第1部分快速入门 1

简介 2

文件夹和文件夹项目 2

Outlook和服务器 3

第1章入门 3

1.1启动Microsoft Outlook 3

1.2 登录 3

1.3退下并离开——退出Outlook 5

1.4开发您的配置文件 5

1.4.1创建配置文件 6

1.4.2更新配置文件 8

1.4.3使用不同的配置文件 12

1.4.4删除配置文件 13

Outlook的安装选项 14

第2章进入Outlook 15

2.1使用Outlook面板 15

2.1.1 Outlook快捷方式组 16

2.1.2“自定义快捷方式”组 22

2.1.3“其他快捷方式”组 22

2.2 自定义“Outlook面板” 24

2.2.1打开和关闭“Outlook面板” 25

2.2.2改变“Outlook面板”中图标的大小 25

2.2.3在“Outlook面板”中添加文件夹 25

2.2.4从“Outlook面板”中删除文件夹图标 26

2.2.5重命名“Outlook面板”中的文件夹图标 26

2.2.8删除“Outlook面板”中的组 27

2.2.6在“Outlook面板”中添加组 27

2.2.7重命名“Outlook面板”中的组 27

2.3 自定义Outlook窗口 28

2.3.1 显示“预览窗格” 28

2.3.2显示文件夹列表 29

2.3.3显示状态栏 30

2.3.4改变列表宽度 30

2.4使用工具栏 31

2.4.1显示和移动工具栏 31

2.4.2 自定义工具栏和菜单 32

2.4.3创建新工具栏 36

2.5 从Outlook助理程序获得帮助 36

2.5.1 规则向导 37

2.5.2外出时的助理程序 41

第3章设置Outlook选项 45

3.1访问Outlook选项 45

3.2使用“首选参数”选项卡 46

3.2.1设置电子邮件选项 46

3.2.2设置日历选项 52

3.2.3设置任务选项 55

3.2.4设置日记选项 55

3.2.5设置便笺选项 57

3.3使用“邮件服务”选项卡 57

3.3.1 选择启动配置文件 57

3.3.2设置邮件选项 58

3.3.3 同步处理文件夹 58

3.4使用“邮件格式”选项卡 59

3.4.2选择信纸与字体 60

3.4.1选择邮件格式 60

3.4.3 附加签名 61

3.5使用“Internet电子邮件”选项卡 61

3.6使用“拼写检查”选项卡 62

3.6.1使用自定义字典 64

3.7使用“代理”选项卡 64

3.7.1添加代理 65

3.7.2删除代理 66

3.7.3授予权限 66

3.7.4设置代理属性 66

3.7.5只给您的代理发送要求 66

3.8使用“安全”选项卡 67

3.8.1获取数字标识 68

3.8.2更改安全设置 69

3.8.3安全内容 70

3.8.4引入与导出数字标识 71

3.8.5要保存您的证书，请执行以下步骤 72

3.8.6使用安全性 72

3.9使用“其他”选项卡 73

3.9.1设置常规选项 74

3.9.2设置高级选项 74

3.93设置“预览窗格”选项 81

第2部分电子邮件 83

第4章交换邮件和传真 85

4.1使用邮件窗口 86

4.1.1标准邮件表格 86

4.2发送邮件 87

4.2.1创建新邮件 87

4.1.2 WordMail邮件 87

4.2.2发送邮件 90

4.2.3发送名片 94

4.2.4编排文本格式 96

4.2.5添加图片和背景 97

4.2.6使用信纸 98

4.2.7创建信纸 99

4.2.8设置邮件选项 101

4.2.9设置邮件属性 106

4.2.10标志邮件 106

4.2.11 按附件发送文件 107

4.2.12添加链接 107

4.2.13 附加邮件 109

4.3 阅读邮件 110

43.1 阅读安全邮件 111

4.3.2使用链接 113

4.3.3从远端接收邮件 113

4.4答复邮件 113

4.4.1通过投票按钮答复 114

4.4.2答复邮件标志 114

4.5转发邮件 115

4.6在文件中保存邮件 116

4.7保存邮件附件 116

4.7.1 从邮件列表保存附件 116

4.7.2从邮件窗口保存附件 118

4.8管理垃圾邮件 118

4.8.1 引导垃圾和成人内容邮件 119

4.8.2管理垃圾和成人内容发件人列表 120

4.9关于传真的介绍 121

4.9.1设置传真选项 121

4.9.2发送传真 129

4.93接收传真 132

第5章谈谈通讯簿 135

5.1打开通讯簿 135

5.2切换通讯簿 136

5.3 查找某人 137

5.4添加某人 138

5.4.1 Internet编码方法 140

5.5使用个人通讯组列表 141

5.5.1创建个人通讯组列表 141

5.5.2编辑个人通讯组列表 143

5.5.3删除个人通讯组列表 143

5.5.4重命名个人通讯组列表 144

6.1 安装Outlook Express 145

第6章使用Outlook Express 145

6.2运行Outlook Express 147

6.3使用Outlook Express通讯簿 149

6.3.1 设置分组 151

6.4发送邮件 151

6.4.1 确信邮件已经发送 152

6.4.2键入电子邮件地址 154

6.4.3添加签名 155

6.4.4创建名片 156

6.5编排邮件格式 157

6.5.1修改默认的字体 157

6.5.2使用信纸 158

6.6将“其他成员”添加到邮件中 160

6.6 2在邮件中包含链接 161

6.6.3 发送附件 161

6.6.1添加文件中的文本 161

6.7 获得邮件 162

6.7.1阅读邮件 162

6.7.2保存附件 163

6.7.3 阅读名片 164

6.8回复和转发邮件 165

6.9设置邮件安全 165

6.9.1 安全区域 165

6.9.2数字标识 166

6.9.3发送和接收加密邮件 169

6.10设置帐号 170

6.10.1改变帐号设置 170

6.10.2添加新的邮件帐号 171

6.10.3用多个帐号发送邮件 172

6.1 1设置邮件选项 173

6.12使用电子邮件目录 179

6.12.1 查找用户 180

6.13使用文件夹 181

6.13.1 使用文件夹中的邮件 182

6.13.2在邮件服务器上保留邮件 183

6.14使用收件箱助理来组织信息 184

6.15 自定义Outlook Express窗口 185

6.15.1查看已读和未读的邮件 185

6.15.2使用列 186

6.15.3排序和分组邮件 187

6.15.4改变窗格尺寸 187

6.15.5使用工具栏 188

6.15.6改变窗口布局 189

7.1.1启动“Internet连接向导” 191

7.1设置新闻组 191

第7章使用新闻组通信 191

7.1.2完成“Internet连接向导” 192

7.2下载新闻组 194

7.2.1预订新闻组 195

7.3接收新闻组邮件 197

7.3.1下载邮件标题 197

7.3.2阅读邮件 199

7.3.3使用邮件线索 199

7.3.4下载邮件 200

7.4投递新闻组邮件 205

第8章为远程工作设置Outlook 207

8.1仅在联机时设置远程工作 208

8.2联机和脱机时设置远程工作 210

8.2.1设置脱机文件夹文件 211

8.2.2下载脱机通讯簿 212

8.2.3使用公用文件夹远程工作 213

8.2.4为脱机工作指定文件夹 214

8.2.5筛选脱机工作文件夹 215

8.2.6同步处理文件夹 216

8.3设置远程邮件和脱机工作 217

8.3.1将个人文件夹添加到配置文件 218

8.3.2设置“远程邮件”连接 219

8.3.3设置“远程邮件”选项 220

8.4设置电话卡拨号 223

8.4.1添加新电话卡 224

第9章使用Outlook远程工作 227

9.1运行Outlook进行远程工作——只在联机时 228

9.2.1将项目移动到其他文件夹 229

9.2运行Outlook进行远程工作——联机和脱机 229

9.3运行远程邮件 230

9.3.1 中断远程邮件连接 230

9.3.2使用远程邮件 231

9.3.4标记邮件以便下载 232

9.3.5在远程工作时删除邮件 233

9.4从远程计算机发送邮件 233

第3部分安排您的时间和任务 235

第10章查看日历 237

10.1使用“日历”文件夹窗口 237

10.1.1 显示时间 237

10.1.2约会 238

10.1.3 日期选择区 239

10.1.4任务板 240

10.2.2“工作周”视图 241

10.2设置显示的天数 241

10.2.1“天”视图 241

10.2.3“周”视图 242

10.2.4“月”视图 243

10.3获得日期 244

10.3.1使用日期选择区 244

10.3.2使用“转到日期”命令 245

10.3.3转到今日 246

10.4选择日期 247

10.4.1 在日历中选择日期 247

10.4.2在“日期选择区”中选择日期 247

10.5调整日历的显示方式 248

10.5.1 隐藏和恢复任务板 248

10.6调节“任务板” 249

10.6.1选择“任务板”视图 249

10.5.2隐藏和恢复“日期选择区” 249

10.6.2“包括无预定日期的任务” 252

10.6.3设置“任务板”部分 252

10.7查看“日历”的其他方法 253

10.7.1 带自动预览的天／周／月视图 253

10.7.2“当前约会”视图 253

10.7.3“事件”视图 253

10.7.4“年度事件”视图 254

10.7.5“定期约会”视图 254

10.7.6“按类别”视图 254

第11章安排约会、会议和事件 257

11.1建立日历项目 257

11.1.1快速建立日历项目 258

11.1.2安排会议 260

11.2更改日历项目 263

11.2.1更改时间 264

1 1.2.2设置提醒 265

11.2.3为日历项目分类 266

11.2.4描述您的可行性 266

1 1.2.5为项目添加附件 266

11.2.6编排邮件格式 269

11.2.7保持项目私有 269

11.2.8更改邀请 269

11.2.9创建定期项目 270

11.2.10调整日历项目属性 274

11.3 删除日历项目 275

11.4复制日历项目 276

11.5处理提醒 276

11.6接收并响应会议要求 277

11.6.1查看与会者 278

11.7主持联机会议 279

11.7.1建立NetMeeting会议 279

11.7.2设置NetMeeting 281

11.7.3使用NetMeeting 284

第12章管理任务 295

12.1设置任务 297

12.1.1快速设置任务 298

12.1.2设置重复任务 299

12.1.3跳过系列中的某个任务 300

12.1.4设置任务日期 301

12.1.5设置任务的优先级 302

12.1.6设置任务提醒 302

12.1.8将任务设为私有 303

12.1.7添加任务注释 303

12.1.9设置任务的估计完成时间 304

12.1.10调整任务的其他属性 305

12.1.11将任务归类 305

12.2发送任务要求 306

12.3接受并响应任务要求 309

12.3.1 接受任务 310

12.3.2拒绝任务 310

12.3.3转发任务要求 310

12.3.4删除任务要求 311

12.4使用任务 312

12.4.1 接收提醒 312

12.4.2跟踪任务进程 313

12.4.3发送状态报告 314

12.4.5将任务标记为已完成 315

12.4.4 发送自动状态报告 315

12.4.6记录任务的其他信息 316

12.4.7撤消任务 317

12.5 查看任务 317

12.5.1“简单列表”视图 318

12.5.2“详细列表”视图 318

12.5.3“当前任务”视图 318

12.5.4“随后七天”视图 318

12.5.5“过期任务”视图 318

12.5.6“按类别”视图 318

12.5.7“分配”视图 319

12.5.8“按负责人”视图 319

12.5.9“已完成的任务”视图 320

12.5.10“任务时间线”视图 320

第4部分跟踪人物和事件 323

第13章管理联系人 325

13.1联系人列表的建立 326

13.1.1使用联系人窗口…………………………………………………………………32o 334

13.1.2删除联系人 334

13.2使用“联系人”文件夹 335

13.2.1打电话给联系人 335

13.2.2发送电子邮件给联系人 339

13.2.3发送信函给联系人 340

13.2.4连接到联系人的Web页 340

13.2.5安排与联系人的会议 340

13.2.6给联系人分配任务 341

13.2.7给其他人发送联系人信息 341

13.2.8设置联系人的后续标记 342

13.3查看联系人 343

13.3.1使用“卡片”视图 344

13.3.2使用“列表”视图 345

13.3.3排序联系人 347

第14章记日记 349

14.1创建日记 349

14.2添加日记条目 351

14.2.1手工添加新日记条目 351

14.2.2使用计时器 352

14.2.3将已有的Outlook项目添加到日记中 353

14.2.4将已有的文档添加到日记中 353

14.3打开并修改日记条目 354

14.3.1选择打开的条目 354

14.3.2删除日记条目 355

14.4.1“按类型”视图 356

14.4查看日记条目 356

14.4.2“按联系人”视图 357

14.4.3“按类别”视图 357

14.4.4“条目列表”视图 357

14.4.5“最近七天”视图 359

14.4.6“电话”视图 359

第15章制作便笺 361

15.1添加便笺 361

15.2使用便笺 362

15.2.1编辑便笺正文 362

15.2.2为便笺指定一些（其他）颜色 363

15.2.3指定便笺的类别 363

15.2.4将便笺发送给其他人 363

15.2.7给便笺标记日期与时间 364

15.2.6更改默认便笺设置 364

15.2.5将便笺复制或移动到其他文件夹 364

15.3查看便笺 365

15.3.1“图标”视图 365

15.3.2“便笺列表”视图 367

15.3.3“最近七天”视图 367

15.3.4“按类别”视图 368

15.3.5“按颜色”视图 368

第5部分按您的意愿固定文件夹 369

第16章管理文件夹内容 371

16.1移动和复制文件夹项目 371

16.1.1移动文件夹项目 372

16.1.2复制文件夹项目 374

16.1.3将文件夹项目复制到Office应用程序中 375

16.2投递文件夹中的信息 376

16.3将文件添加到文件夹中 377

16.3.1查看保存在Outlook文件夹项目中的文件附件和快捷方式 379

16.4将项目添加到“Favorites”文件夹 380

16.4.1将文件夹项目拖放到“Favorites”文件夹 380

16.4.2添加到Microsoft InternetExplore中的“收藏夹”文件夹 381

16.5查找文件夹内容 382

16.5.1执行简单查找 382

16.5.2管理“高级查找” 382

16.5.3通过表格字段搜索项目 386

16.6从Outlook打开文档或启动程序 388

16.7转发文件夹项目 388

16.8从文件夹中删除项目 389

16.8.1恢复已删除的项目 389

16.10查看其他组文件夹中的文件 390

16.9清除已删除的项目 390

第17章打印文件夹项目 393

17.1使用Outlook标准打印样式进行打印 393

17.2更改打印设置 394

17.2.1选择可选的内置打印样式 395

17.2.2设置打印范围或选项 397

17.3打印预览 399

17.4更改打印样式 400

17.4.1 更改样式 401

17.4.2更改纸张设置 404

17.4.3设置页眉和页脚 405

17.5重置打印样式 407

17.6创建打印样式 407

17.6.1删除已创建的打印样式 408

18.1使用“自动存档”功能 411

第18章 自动存档文件夹项目 411

18.1.1设定常规自动存档选项 412

18.1.2设置文件夹的“自动存档”属性 413

18.1.3防止文件夹项目“自动存档” 414

18.2手工存档文件夹项目 415

18.3恢复存档的文件夹项目 416

第19章管理文件夹 419

19.1打开文件夹 419

19.1.1从“文件夹列表”打开文件夹 419

19.1.2从“前往”菜单打开文件夹 420

19.1.3在单独的窗口里打开文件夹 421

19.2创建文件夹 421

19.3复制文件夹 422

19.4复制文件夹设计 422

19.5移动文件夹 423

19.6重命名文件夹 424

19.7删除文件夹 424

19.8使用公用文件夹 425

19.8.1打开公用文件夹 426

19.8.2使用公用文件夹中的“个人收藏夹” 427

19.8.3跟踪公用文件夹的会话 427

19.8.4向公用文件夹发送邮件 428

19.9使用个人文件夹 429

19.9.1创建个人文件夹 429

19.9.2打开个人文件夹 430

19.10通过Internet共享文件夹 431

19.11处理文件夹属性 433

19.11.1“常规”选项卡 434

19.11.2“管理”选项卡 435

19.11.3“权限”选项卡 436

19.11.4“Outlook通讯簿”选项卡 438

19.11.5磁盘文件夹 439

第20章组织文件夹项目 443

20.1 设置列 443

20.1.1用“字段选择器”添加列 443

20.1.2删除列 445

20.1.3将列用鼠标重新排列 445

20.1.4使用“显示字段”对话框 445

20.1.5更改列格式 446

20.2使用类别 448

20.2.1添加自己的类别 449

20.1.2管理主类别列表 449

20.3.1在文件夹窗口里分组 450

20.3分组 450

20.3.2使用“分组依据”对话框分组 452

20.4排序 453

20.4.1用鼠标排序 453

20.4.2使用“排序”对话框排序 453

20.5筛选 454

20.5.1设置“更多选择”选项卡 456

20.5.2设置“高级”条件 457

20.5.3关闭筛选 459

20.6使用自定义字段 459

20.6.1创建简单的自定义字段 460

20.6.2创建合并字段 462

20.6.3创建公式字段 464

20.6.5更改自定义字段 465

20.6.4公式字段和合并字段示例 465

20.6.6删除自定义字段 466

第21章设置视图 469

21.1定义视图 469

21.2复制视图 471

21.3修改视图 471

21.4重新设置标准视图 472

21.5重新命名自定义视图 473

21.6编排视图格式 473

21.6.1“表格”视图 474

21.6.2“时间线”视图 476

21.6.3“天／周／月”视图 477

21.6.4“卡片”视图 478

21.6.5“图标”视图 479

21.7删除视图 480

21.8调节自动设置格式 481