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第一章秘书的基本条件 1

第一节秘书首先要成为标准的白领 2

一、迎接新的生活方式 2

二、尽快成为标准的白领 3

第二节做好从事秘书工作的思想准备 4

一、具备做好秘书工作的“使命感” 4

二、学会使用职场语言 4

三、上下班时间 5

四、秘书新人的工作特点 6

第三节秘书必备的素质 7

一、认真 7

二、诚实 8

三、谦逊 8

四、合群 9

五、宽厚 9

六、自信 9

七、缜密 9

八、有上进心 10

九、幽默风趣 11

第四节 秘书必备的能力 11

一、判断能力与执行能力 11

二、理解能力与洞察能力 13

三、信息收集能力和写作能力 13

四、交流沟通能力 14

五、OA操作能力 14

第五节秘书的仪表 15

一、打扮的基本原则 15

二、基本的仪表 16

三、上班服装 16

四、举止优雅 17

五、健康的生活方式 17

六、热爱生活 18

第六节注意保密 19

一、保密的重要性 19

二、日常保密 20

三、计算机保密 21

四、保密不是封闭 21

第七节领导人选择秘书的标准 22

一、容貌端庄 22

二、为人稳重 22

三、经验丰富 23

第二章秘书的专业知识 25

第一节秘书与上司的关系 26

一、秘书与上司 26

二、助理、秘书与文员的区别 27

第二节秘书的日常工作 28

一、日常工作的范围 28

二、职贵范围 29

三、发挥主观能动性 30

四、注意“越位” 30

五、执行指令与服从指令 31

六、请示与汇报工作 32

第三节给上司提建议 34

一、建议要慎重 34

二、建议的方式 35

三、提建议时应注意的问题 36

四、提建议之后要注意的问题 37

五、当上司出现明显失误时 37

第四节当上司不在的时候 37

一、上司不在时的工作 37

二、上司不在时紧急情况的处理 38

第五节当工作出现失误时 38

一、工作失误是难免的 38

二、失误后必须主动道歉 39

第六节秘书工作的特点 40

一、需要当机立断处理的事情多 40

二、工作的内容变化快 40

三、一心几用的时候多 40

四、忙闲不一的情况多 41

第七节提高工作质量与效率 41

一、质量意识 41

二、工作计划 41

三、工作程序化 42

四、分清工作轻重缓急 43

五、合理利用空余时间 44

六、工作创新 44

第三章社会常识 47

第一节社会常识概述 48

一、丰富社会常识的意义 48

二、丰富社会常识的途径 49

第二节生活常识 51

一、时政常识 51

二、宏观经济常识 52

三、风土民俗 52

四、科学常识 52

五、餐饮常识 52

第三节企管常识 53

一、公司常识 53

二、公司产品（服务）常识 54

三、人力资源常识 55

四、市场营销常识 55

五、生产管理常识 56

第四节财会常识 57

一、会计常识 57

二、财务常识 58

三、支票常识 59

四、税务常识 59

第五节法律常识 60

一、公司法 61

二、合同法 61

三、劳动法 62

四、专利法 63

五、商标法 64

第六节统计学常识 65

一、绝对数 65

二、相对数 66

三、平均数 67

第四章人际关系 69

第一节处理好人际关系的意义 70

一、人际关系是客观存在 70

二、对人们行为的科学理解 70

三、搞好人际关系的意义 72

第二节处理人际关系的基本原则 74

一、实事求是 74

二、诚实守信 75

三、从我做起 76

四、不卑不亢 78

五、尊重潜规则 78

第三节处理人际关系的基本方法 79

一、注意形象 79

二、注意礼貌 80

三、换位思考 81

四、与人为善 82

五、赞美同事 82

六、主动交往 82

七、保持适当距离 83

八、说话留有余地 84

九、为人不固执 84

第四节与上司的关系 85

一、了解上司的范围 85

二、了解上司的途径 87

三、让上司了解自已 87

四、正确对待上司的“毛病” 88

五、与新上司的关系 88

六、与“霸道”型上司相处 89

七、与“婆婆”型上司相处 90

八、消除紧张情绪 90

第五节与同事的关系 91

一、秘书之间一律平等 91

二、向老秘书学习 92

三、帮带新秘书 93

四、注意关系网的平衡 94

五、正确对待批评 94

第六节与职能部门的关系 96

一、甘当小学生 96

二、有求必“应” 96

三、切忌狐假虎威 97

四、相互体谅 97

五、远离是非 98

第七节与客户的关系 98

一、热情礼貌 98

二、礼尚往来 99

第五章 交流沟通 101

第一节提高沟通能力的意义 102

一、沟通是种基本技能 102

二、与人际关系的相互作用 102

第二节沟通的基本原则 103

一、为人谦逊 103

二、说话委婉 103

三、看人说话 104

四、察言观色 105

五、第一句话要谨慎 105

第三节沟通的方式 106

一、“听”的学问 106

二、“说”的艺术 108

三、肢体语言 110

第四节沟通的途经 112

一、当面沟通 112

二、书面沟通 112

三、电子沟通 113

第五节沟通中应注意的问题 114

一、选择合适的方式 114

二、学会“铺垫” 115

三、就事论事 116

四、多建设性少强制性 116

五、沟通中的不良习惯 117

第六节情商 118

一、情商的含义 118

二、情商的作用 119

三、情商的核心——换位思考 120

四、情商的应用——主动调控 121

第八章上司办公室的管理 125

第一节每天早晨的工作 126

第二节办公室日常管理 126

第三节日常数据的处理 127

一、处理原则和方法 128

二、应该保存的数据 131

三、保存数据的方法 132

四、电子邮件的处理 133

五、传真的处理 133

六、信函的处理 134

七、其他事项 134

第四节给上司送材料的时间和顺序 135

一、送材料的时间和顺序 135

二、紧急文件的处理 136

第五节办公室布局与装修 136

一、办公室布局 136

二、办公室装修 137

第七章 接打电话 139

第一节基本要求与礼节 140

一、基本要求 140

二、基本礼仪 140

三、注意事项 141

第二节如何接电话 142

一、做好准备 142

二、不让电话铃响超过三次 142

三、不随便说“在”或“不在” 143

四、万能的“刚刚散会” 143

五、上司不在时 144

六、不让对方久等 144

七、各种推销电话 145

第三节如何打电话 145

一、提前做准备 145

二、征求对方意见 145

三、找对方的领导 146

第四节电话英语 146

一、接电话 146

二、打电话 149

三、挂断电话 149

第八章接待客人 151

第一节接待基本原则和用语 152

一、接待的基本原则 152

二、接待基本用语 152

第二节前台值班 153

一、大方热情 153

二、不念名片 154

三、随机应变 154

四、不浪费客人的时间 154

五、需要“挡驾”的场合 155

六、客人较多的时候 155

七、打电话时来客人 155

八、有空无闲 156

第三节接待方法 156

一、引领客人 156

二、请客人入座 157

三、给客人沏茶 157

四、介绍的顺序 157

第四节意外情况 158

一、上司突然不在 158

二、上司临时改变主意 158

三、接待不速之客 158

四、客人问上司在不在 159

五、时间已到 159

第五节客人回去的时候 160

第六节接待室的布置 160

第七节接待外国客人 161

一、预订旅馆 161

二、迎来送往 161

三、观光旅游 162

四、宴请 162

第八节接待用英语 162

一、进门时的问候 162

二、安排约会 163

三、客人没有预约 163

四、在接待室 164

第九节接待投诉的客人 165

第九章信息工作 167

第一节收集信息的基本原则 168

一、准确真实 168

二、实事求是 168

三、避免“信息污染” 169

第二节收集信息的范围 170

一、与单位有关的信息 170

二、与上司业务有关的信息 170

三、与上司个人有关的信息 170

四、员工的信息 171

五、单位内部的信息 171

六、单位外部资料的收集 171

第三节收集信息的管道 171

一、互联网 171

二、报纸杂志的文字信息 172

三、内部材料 173

四、实地调查 173

五、请朋友帮忙 173

第四节收集信息的技巧 174

一、熟悉上司 174

二、广闻博见 174

三、熟人好办事 174

第五节信息的筛选 175

第十章上司的日程安排 177

第一节概述 178

一、安排工作日程的内容 178

二、制定日程表的前提 178

第二节安排工作日程的原则 179

一、兼顾效率与健康 179

二、事先确认 179

三、适当保密 179

第三节制定日程表的方法 180

一、年度预定日程表 180

二、月内预定日程表 181

三、一周工作日程表 181

四、当天工作日程表 182

五、上司出差日程安排 183

第四节日程表的管理 184

一、注意事项 184

二、日程出现变更 185

三、提醒上司 186

第五节制定日程表的注意事项 187

一、提高效率 187

二、时间上留有余地 187

三、内外兼顾 187

第六节安排约见 188

第十一章会务工作 189

第一节会前筹备工作 190

一、会议计划 190

二、会议地点 191

三、会议通知 191

四、会场布置 192

五、会场布局 192

六、会议资料 193

七、会议用具 193

八、检查设备 194

九、注意事项 194

第二节会中服务工作 194

一、会前检查 194

二、会议签到 195

三、会议服务 196

四、会议记录 196

第三节会后扫尾工作 197

一、清理会场 197

二、整理会议文件 198

三、会议纪要 198

四、会议总结 198

五、送感谢信 199

第四节参加外单位会议 199

第十二章上司出差的工作应对 201

第一节上司出差的准备工作 202

一、与对方联系 202

二、出差用品 202

三、预订飞机或火车票 203

四、预定旅馆房间 203

五、预借差旅费 204

六、与陪同人员沟通 204

七、临行前的工作安排 204

第二节上司出差期间的工作 205

一、动身之前 205

二、启程之后 205

三、电话与邮件的处理 205

四、日常工作 205

五、自学机会 205

第三节与上司一起出差 206

一、出差途中 206

二、注意事项 207

第四节到国外出差 208

一、办理护照 208

二、办理签证 208

三、办理《国际预防接种证书》 208

四、检查机票 209

五、通知接待方 209

六、办理保险 209

第五节出差回来 209

一、接站 209

二、报销旅差费 210

三、出差总结报告 210

第十三章 企业文书写作 211

第一节企业文书的特点 212

第二节企业文书的分类 213

一、按形式分 213

二、按内容分 213

第三节企业文书的基本要求 214

一、内容正确 214

二、主题明确 215

三、格式规范 215

四、针对性强 215

五、简洁明了 215

六、通俗易懂 216

七、语法正确 216

第四节英文写作常识 218

一、信函的构成 218

二、英文常用文书例文 222

第十四章 档案管理及其他 231

第一节文件档案的管理 232

一、立卷归档 232

二、分类 233

三、档案装订 234

四、档案检索 235

五、档案期限 256

第二节电子档案的管理 237

一、电子档案的分类 237

二、电子档案管理的要求 237

三、电子档案的归档 238

四、电子档案的保管 239

五、电子档案的利用 239

六、保存电子档案的注意事项 240

第三节上司的保健 241

第四节邮件收发 241

一、收邮件 241

二、发邮件 242

第五节印信管理 243

一、印章的管理 243

二、介绍信的管理 244

第六节制作图表 245

一、图表的作用 245

二、图表的种类 245

三、制作原则 246

四、注意事项 247

第十五章 职业生涯规划 249

第一节职业生涯规划的含义与意义 250

一、职业生涯规划的含义 250

二、制定职业生涯规划的意义 250

第二节制定职业生涯规划的依据 251

一、社会对秘书工作的新要求 251

二、把握自已的价值观 252

三、提前做好转行的准备 253

第三节制定职业生涯规划的方法 255

一、确定职业目标 255

二、了解职业目标的素质与能力要求 255

三、根据职位要求制定学习计划 255

四、对职业生涯规划的修订 256

第四节成为高级职业秘书的途径 257

一、寻找楷模始终如一 257

二、创造机会自我提升 257

第五节自我管理 262

一、学习管理 262

二、健康管理 264