前言 1
第一章 信息技术的发展与档案工作 1
第一节 计算机的产生与发展 1
一、计算机发展简史 1
二、计算机的分类、特点及应用 6
第二节 网络的产生与发展 9
一、计算机网络概述 9
二、因特网的由来与发展 11
三、因特网的组织管理 14
四、因特网在中国 15
第三节 办公领域中电子文档产生与管理的社会背景 18
一、办公自动化 18
二、1999年——中国“政府上网年” 21
第四节 生产领域中电子文档产生与管理的社会背景 27
一、CAD技术的发展 27
二、CAD的特点 28
第二章 电子文件概述 31
第一节 电子文件的概念 31
一、电子文件与电子档案的区别与联系 31
二、电子文件的概念 33
三、怎样理解“虚拟文件” 34
四、电子文件的种类 36
第二节 电子文件的特点 41
一、信息的非人工直接识读性 41
二、对计算机系统的依赖性 44
三、信息在载体之间的可转移性——信息的独立与自由 46
四、信息存储的高密度性——存储数量的革命 48
五、多种信息媒体的集成性——媒体功能的革命 49
六、信息的可操作性与可变动性——文件形成与更改的革命 50
第三节 电子文档的发展历程及对传统档案工作的影响 52
一、历史的必然 52
二、电子文档发展历程简述 53
三、电子化对档案工作的影响 54
第四节 我国电子文档管理的现状 57
一、电子文档在我国发展的现状概述 57
二、发展中的问题 59
第三章 电子文件的收发与管理 70
第一节 用Outlook Express发送与接收电子文件 72
一、设置电子邮件帐号 72
二、使用Outlook Express发送电子公函 76
三、使用Outlook Express接收电子公函 82
第二节 机密公函的收发 86
一、获取数字标识 88
二、将联系人的数字标识添加到通讯簿 90
三、发送一封机密公函的实例 91
四、邮件加密的其他设置 94
第三节 电子邮件文件的一般性管理 95
一、在邮件文件夹中查找电子公函 95
二、按规则管理电子邮件文件 95
三、文件夹管理 99
四、将邮件存储在邮件服务器上 99
五、阻止不想要的电子邮件文件 100
六、查看特定的电子邮件文件 101
七、磁盘空间整理 105
八、管理对话 105
第四节 文档部门对电子邮件文件的专业化管理 107
一、发达国家电子邮件文件管理研究与实践 107
二、正式公文的确认 110
三、电子邮件文件的采集 114
四、电子邮件文件的保存与处理 117
五、电子邮件系统的管理要求 121
第四章 电子文件的积累与归档 127
第一节 电子文件的积累 127
一、电子文件收集积累的范围 128
二、电子文件收集积累的要求 129
三、电子文件收集积累的方法 131
四、电子文件的确认与采集 131
五、电子文件的整理 136
第二节 电子文件的归档 137
一、依法归档 137
二、电子文件归档的组织管理 139
三、电子文件的归档方式 141
四、电子文件的归档范围 142
五、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定 143
六、电子文件的归档要求 145
七、电子文件的移交 146
第三节 电子文件收集实例——南京大学档案馆网上档案信息实时采集系统简介 147
第五章 电子档案的保管 149
第一节 电子档案保管的历史责任 149
一、档案机构对电子档案的保管的历史责任 149
二、电子档案保管的双重使命 151
第二节 电子档案的信息保护 153
一、关于系统升级所带来的电子档案信息保护问题 153
二、由电脑病毒侵袭所产生的电子档案信息保护问题 156
三、确保电子档案复制过程中的信息安全 158
四、电子档案备份的方法 158
第三节 电子档案的物质保护 162
一、确保电子档案载体的安全 162
二、确保电子档案系统环境的安全 162
三、电子档案保管的其他要求 162
四、电子档案的有效性保证 163
第六章 电子档案的利用 164
第一节 电子档案利用的方式与特点 164
一、电子档案利用的方式 164
二、电子档案利用的新特点 166
第二节 电子档案利用工作的原则、方法与需要解决的新问题 170
一、电子档案利用工作的原则 170
二、电子档案利用的统计分析 173
三、电子档案利用工作中的新问题 175
第三节 电子档案的检索与著录 179
一、电子档案的检索 179
二、电子档案的著录 181
第四节 电子文档的法律效力问题 182
一、电子文档真实性和可靠性的理论依据 183
二、电子文档作为法律证据的可采性 185
三、电子文档作为法律证据的证明力 189
第五节 电子档案利用服务实例——南京大学档案馆网上档案服务系统简介 191
第七章 数字档案馆的建设 195
第一节 电子档案管理的网络化 195
一、内部小型局域网阶段 195
二、专业化网络阶段 197
三、社会化网络阶段 198
第二节 数字档案馆的概念与构成 199
一、数字档案馆的概念 199
二、数字档案馆馆藏建设 202
第三节 档案馆网上实践实例 204
一、北京市档案馆网络信息管理系统 204
二、北京市档案馆对因特网的应用 205
第四节 20世纪的中国档案网站 207
一、中国档案网站的总体分析 207
二、中国档案网站的发展问题 210
三、部分中国档案网站的评介 212
附：中国档案网站网址 213
第八章 电子文档管理过程中的载体选择与技术措施 215
第一节 电子文档载体的选择 215
一、各类电子文档载体概述 215
二、电子文档载体的选择 217
第二节 保证电子文档信息安全的技术措施 220
一、互联网时代的信息安全 220
二、危害电子文档信息安全的因素 223
三、保证电子文档信息安全的技术措施 227
第三节 电子文档信息的传输 230
一、电子文档信息传输的形式 230
二、电子文档信息网络传输中的问题 232
第九章 电子文档管理的理论建设 233
第一节 电子文档管理理论与方法的探索 233
第二节 电子文档管理的新理论与新思想 236
一、前端控制思想 236
二、电子文档时代的来源原则 239
三、开放的系统观念 241
四、后保管模式 244
第十章 国外电子档案工作的发展 247
第一节 欧美电子档案工作的发展 247
一、文件、档案管理的一体化发展趋势 248
二、电子文件管理与电子档案 251
三、保护的新领域——电子档案的长期存取 257
四、档案保护与信息存取并轨发展的趋势 260
五、档案教育的改革与发展 262
第二节 澳大利亚档案馆电子档案管理策略 265
一、电子文件管理策略制订的背景 266
二、电子文件管理策略的主要内容 269
三、电子文件的采集要求 271
四、电子文件的保存、鉴定与存取 273
五、保管电子文件的要求 279
附录：《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》及相关表格 285