第1章 商务秘书的职业角色 1
1.1 引言 1
1.1.1 作为一种职位的商务秘书 1
1.1.2 作为一种人的商务秘书 2
1.2 秘书的职务 4
1.2.1 英国秘书的职务 4
1.2.2 美国和加拿大秘书的职务 4
1.2.3 我国外商独资企业秘书的职务 5
1.2.4 中外合资企业秘书的职务 6
1.3 秘书工作的特点 6
1.3.1 秘书工作的主要服务对象 6
1.3.2 秘书工作的主要工作内容 8
1.3.3 秘书工作的主要工作方式 9
1.4 秘书工作的属性 11
1.4.1 秘书工作是一种辅助性的工作 12
1.4.2 秘书工作是一种综合性的工作 12
1.4.3 秘书工作是一种文职性的工作 14
1.5 秘书的特征 14
1.5.1 服务对象：直接为领导服务 15
1.5.2 性别比例：女性占压倒多数 15
1.5.3 年龄构成：青年占绝大多数 16
1.5.4 专业技能：集中在写作方面 17
1.6 秘书的责任 18
1.6.1 服从领导，不得违抗 18
1.6.2 遵守制度，不得违反 19
1.6.3 忠于职守，不得渎职 20
1.6.4 廉洁奉公，不谋私利 21
1.6.5 保守秘密，不准泄密 22
第2章 商务秘书的任职资格 23
2.1 引言 23
2.2 秘书任职的技术资格 23
2.2.1 受教育程度 23
2.2.2 专业技能 26
2.2.3 工作经历 30
2.3 秘书任职的非技术资格 31
2.3.1 一般状况 31
2.3.2 智力状况 33
2.3.3 个性 38
2.3.4 品质 41
2.4 秘书的政治素质和职业道德 44
2.4.1 政治素质 44
2.4.2 职业道德 45
第3章 时间管理 47
3.1 引言 47
3.2 时间的计划 48
3.2.1 确定事情的办理次序 48
3.2.2 估计事情的办理时间 51
3.2.3 编制工作时间表 53
3.3 时间日记及其分析 57
3.3.1 时间日记 58
3.3.2 时间日记的分析 59
3.4 避免时间的浪费 64
3.4.1 使用电话 65
3.4.2 处理文件 67
第4章 安排约会 69
4.1 引言 69
4.2 约会的种类 71
4.2.1 公务约会和私人约会 71
4.2.2 正式约会和非正式约会 72
4.2.3 例行约会和非例行约会 72
4.2.4 对等约会和不对等约会 73
4.3 安排约会的原则 74
4.3.1 双方一致的原则 74
4.3.2 互相尊重的原则 76
4.3.3 互讲信用的原则 77
4.4 约会的安排 79
4.4.1 安排约会前的准备 79
4.4.2 约会的时间 83
4.4.3 约会的地点 85
4.4.4 安排约会的方法 85
4.4.5 约会安排的顺序 87
4.4.6 约会安排后的记录 88
4.4.7 不对等约会的安排 90
4.5 约会的取消 91
4.5.1 主动取消约会 92
4.5.2 被动取消约会 95
第5章 接待来访 98
5.1 引言 98
5.2 接待的原则 99
5.2.1 接待的对象 99
5.2.2 接待的态度 100
5.2.3 接待的程序 102
5.2.4 接待的规格 103
5.2.5 接待的环境 104
5.3 迎接来访者 105
5.3.1 办公室内的迎接 105
5.3.2 办公室外的迎接 108
5.4 应约来访者的接待 110
5.4.1 不需等候时的接待 110
5.4.2 必须等候时的接待 113
5.5 非应约来访者的接待 117
5.5.1 一般情况下的接待 117
5.5.2 特殊情况下的接待 121
5.6 会晤的暂停和终止 125
5.6.1 会晤的暂停 126
5.6.2 会晤的终止 127
第6章 电话通信 129
6.1 引言 129
6.2 电话通信的基本要求 131
6.3 打出电话 133
6.3.1 打电话前的考虑和准备 133
6.3.2 为经理打电话拨号 134
6.3.3 电话接通后的自我介绍 134
6.3.4 说明来电目的 135
6.4 接答电话 136
6.4.1 了解经理对接答来电的要求 136
6.4.2 做好电话铃声响后的三件事 137
6.4.3 接答外线来电的迎接辞 139
6.4.4 接答内线来电的迎接辞 140
6.4.5 接答第二个来电 141
6.4.6 代同事接答来电和请同事代接来电 142
6.5 审查来电 143
6.5.1 审查来电的基本要求 143
6.5.2 处理来电 144
6.5.3 审查来电时不能说的话 146
6.6 请对方等候 147
6.7 做来电记录 149
6.7.1 做来电记录前的准备 150
6.7.2 做来电记录的要求 150
6.7.3 来电记录单的填写 151
6.8 转接来电 153
6.9 结束通话 154
第7章 处理邮件 156
7.1 引言 156
7.2 收取邮件 157
7.2.1 收领邮件 158
7.2.2 取回邮件 159
7.3 邮件分类 160
7.3.1 按收件人的姓名分类 160
7.3.2 按收件部门的名称分类 160
7.3.3 按邮件的重要性分类 161
7.4 拆阅邮件 163
7.4.1 邮件的拆封 163
7.4.2 拆封后的检查 164
7.4.3 误拆邮件的处理 165
7.4.4 邮包和印刷品的处理 167
7.5 标注日期 168
7.6 邮件登记 168
7.6.1 邮件登记表 169
7.6.2 预期收到邮件登记表 170
7.7 分发邮件 172
7.7.1 呈送邮件 173
7.7.2 转送邮件 176
7.8 经理不在时邮件的处理 179
7.9 发出邮件的处理 182
7.9.1 信封的打印 182
7.9.2 最后的检查 185
7.9.3 信纸的折叠 187
第8章 安排会议 190
8.1 引言 190
8.2 会议的分类 192
8.2.1 事务性会议的分类 192
8.2.2 内部会议的分类 193
8.3 会议时间的安排 195
8.4 会议地点的选择 197
8.5 议事程序的准备 199
8.5.1 典型的议事程序 200
8.5.2 议事程序的安排 202
8.6 会议的通知 204
8.6.1 会议通知的内容 204
8.6.2 会议通知的要求 206
8.6.3 会议通知的方式 207
8.7 会场的安排 212
8.7.1 座位的布置 212
8.7.2 会议用品的准备 214
8.7.3 最后的检查 215
8.8 会议期间的工作 216
8.9 会后的工作 218
第9章 会议记录 222
9.1 引言 222
9.2 做会议记录前的准备 222
9.2.1 选择一种记录方式 223
9.2.2 准备记录工具和材料 225
9.2.3 收集和研究会议材料 226
9.2.4 确定记录时的位置 227
9.3 做会议记录时的要求 228
9.3.1 坚持客观、准确、完整的原则 228
9.3.2 根据需要运用适宜的记录方法 231
9.3.3 观察会场情况并与主持人保持联系 232
9.4 会议记录的组成部分 233
9.4.1 会议记录的标题 233
9.4.2 会议召开的日期、时间、地点和主持人姓名 234
9.4.3 会议的出席情况 235
9.4.4 对上次会议的会议记录作出的批准 236
9.4.5 对上次会议的会议记录作出的改正 237
9.4.6 提案 239
9.4.7 修正案 241
9.4.8 报告 242
9.4.9 决议案 243
9.4.10 讨论 245
9.4.11 通知 246
9.4.12 休会 246
9.4.13 签名 246
9.5 会议记录的打印格式 247
9.5.1 带有页边标题的打印格式 247
9.5.2 带有段落标题的打印格式 250
9.5.3 不带文内标题的打印格式 252