第一部分 一般秘书工作技巧 3
第一章 建立有效的档案管理系统 3
第一节 基本档案制度 3
一、字母档案系统 5
二、数字档案系统 7
第二节 索引编制与按字母顺序归档规则 8
一、索引编制的基本方法 8
二、按字母顺序编排的基本方法 8
第三节 主要存储媒体 13
一、纸媒体 18
二、磁性媒体 19
三、缩微图像媒体 19
公司系统与联机服务 20
第四节 数据库存储系统及服务 20
四、光盘媒体 20
第五节 归档与检索技巧 21
一、档案材料的准备 21
二、使用省时的设备与技术 22
三、档案材料的管理 23
四、检索丢失的档案 25
五、档案的合理化管理 26
第六节 档案保留程序 28
一、制订档案保留计划 28
二、转移档案 29
第七节 如何定购和储备办公用品 29
一、购买和分配办公用品 29
二、组织和储备办公用品 30
一、后续行动和提示系统的种类 31
第八节 采取后续行动和做好提示工作 31
二、后续档案技术 36
第二章 使用有效的文字处理技术 38
第一节 文字处理系统 38
一、独立计算机系统 38
二、具有计算系统 41
三、综合语音数据终端 41
四、远程通信的联系装置 42
五、电子打字机 42
六、文字处理设备的保养 43
第二节 计算机网络 43
网络上的信息处理 43
一、了解你的文字处理系统 44
二、计划和组织文字处理工作 44
第三节 有效的文字处理方法 44
三、制作文件 45
第四节 复制文件 49
主要复制过程 49
第五节 基本办公用纸 50
为公用纸的主要类型 50
第六节 口授和听译设备 51
一、口授设备和媒体 51
二、听译口授录音的准备工作 52
第三章 报告的撰写和印刷 53
第一节 如何撰写报告 53
一、使用外面的信息 53
二、使用内部信息 54
四、有价值的参考资料 55
三、运用你的智慧 55
第二节 如何组织和撰写报告 57
一、正式报告和非正式报告 57
二、报告的组成部分 60
三、使用合适的语言 61
四、报告撰写清单：注意事项 62
第三节 如何使用合适的文体和格式 62
一、检查原始草稿 62
二、选用合适纸张 62
三、使用报告装订器 62
四、运用合适格式 63
五、编页码、标题号和提纲号 63
六、选择正确的脚注方法 63
七、选择正确的文献目录著录方法 64
八、选择正确的参考书目著录方法 67
九、选择标题和副标题的写法 68
十、制作标题页和目录表 69
十一、制作表格和图表 70
十二、制作与检查手稿 72
十三、使用平台印刷 73
第四节 如何准备印刷 74
一、安排图表设计和排印标记 74
二、安排印刷 74
三、校对 74
第五节 如何获得报告的版权 75
一、版权法 75
二、合法使用准则 75
三、版权登记程序 76
二、邮件的拆封与分类 77
一、接收邮件和电子信息 77
第四章 处理邮件和电子信息 77
第一节 邮件的接收 77
三、每日邮件登记 80
四、老板不在时如何处理邮件 81
第二节 邮件的发送 82
一、如何撰写信件 82
二、如何做邮寄前的准备 82
三、选择发送方式 84
四、电子信息 84
五、邮递邮件 88
六、私人投递服务 92
七、选择邮寄设备 92
八、邮件室的效率 93
第二节 有效、礼貌地使用电话 97
一、你的电话形象 97
第五章 使用有效的远程通信业务 97
远程通信的形式 97
第一节 商业中的远程通信 97
二、遵守电话礼仪规则 98
三、如何更有效地使用电话 99
第三节 打电话和接电话 99
一、打电话 99
二、接电话 100
三、甄别电话 100
四、转接电话 100
一、“站对站”（不指定受话人）电话和“人对人”（指定受话人）电话 101
第四节 市内电话和长途电话 101
五、处理打错了的电话 101
二、长途电话 102
三、广域电话服务（WATS） 103
四、国际电话 103
五、预约电话 104
六、会议电话 104
七、移动电话 104
第五节 特殊商业服务 105
一、电话系统 105
二、电话系统的特征 105
三、语音处理系统 107
一、电话簿 108
二、用户电话-传真手册 108
第六节 电话参考书 108
第六章 安排会议 110
第一节 会议的准备工作 110
一、通知与会者 110
二、准备议程 111
三、组织会议材料 112
四、落实会议室 113
五、布置会议室 113
六、为来宾安排膳宿等 113
第二节 开会时该做些什么 114
一、转接电话和其他信息 114
二、宣读会议记录 114
三、遵循国会议程 114
四、作会议记录 115
一、准备会议记录 116
第三节 保存记录本 116
二、修正会议记录 118
三、为会议记录编制索引 118
第四节 与助手和同事一起开会 119
如何准备和主持会议 119
第五节 帮助准备研讨会和其他会议 120
一、准备计划和通知 120
二、处理登记细节 120
三、保存档案和记录 121
第六节 策划远程电信会议和电视会议 122
一、使用电话做生意 122
二、如何准备召开远程电信会议 122
第一节 商务旅行的准备 124
一、旅行代理人的作用 124
第七章 安排旅行 124
二、公司旅行部的作用 126
三、如何获取交通信息 126
四、秘书的特殊职责 127
五、与老板一起旅行 131
第二节 预订工作 131
一、你需要的信息一览表 131
二、如何准备时间及路线资料 132
三、预订出现问题或遇到困难时怎么办 132
四、取票 132
五、旅馆预订 133
六、航空旅行的安排 134
七、火车旅行的安排 135
八、汽车旅行的安排 136
二、礼仪要求 137
第三节 国外旅行的准备 137
一、语言要求 137
三、旅行材料要求 138
四、外汇要求 138
五、国外消息接发和远程通信要求 138
六、旅行社的作用 138
七、办理护照 138
八、办理签证 139
九、办理国际驾驶许可证 140
十、秘书的特殊职责 140
十一、旅行安全 142
十二、海关信息 143
一、零用现金的处理 144
第一节 如何保存办公室和公司档案 144
第八章 保存公司账簿和档案 144
二、建立办公室工资账目 145
三、支票簿和银行结单的处理 148
四、旅行及娱乐档案的保存 151
五、处理正式的财务结算表 151
六、合同及其他法律文件的存档 153
七、建立证券和财产档案 156
第二节 如何保存办公室及公司的账簿 159
一、薄记系统 159
二、复式薄记的基本原则 159
三、日记账 160
四、账簿 161
六、损益表 162
七、簿记与记账的保密工作 162
五、资产负债表 162
第三节 如何处理付账和收款 168
一、账目的计算 168
二、追付欠款 169
第九章 建立良好的人际关系和使用合适的交际礼仪 172
第一节 你的职业形象 172
第二节 办公室礼仪 173
一、平时打招呼和姓的使用 173
二、新来的职员 173
三、在办公室里吃茶点 174
一、对来访者进行接待和打招呼 175
二、弄清楚来访者的目的 175
第三节 接待来访者 175
四、排队与停车场的礼仪和安全 175
三、使来访者感觉良好 176
四、通知来访者的到来 177
五、向老板想见的来访者打招呼 178
六、应付老板不想见的来访者 178
七、处理开会时来的电话 179
八、送来访者出门 180
第四节 处理私人关系和人际关系 180
一、为别人工作和与别人工作 180
二、制定新计划和管理计划 182
三、管理时间和金钱 183
第五节 工作场所的道德规范 183
四、面试和管理辅助人员 184
一、明文规定 185
三、遵守保密原则 186
二、非明文规定 186
四、处理人际关系问题 187
第六节 处理社交—商务方面的事情 190
一、为订戏票做准备 190
第一节 如何确立书信和备忘录的写法 190
二、处理礼物和节日贺上 191
三、保存捐赠记录 193
四、表示慰问 193
第二部分 如何有效地撰写书信和备忘录 199
第十章 业务通信程式 199
第二节 书信格式 199
第三节 书信的主要构成部分 209
一、日期 209
标点符号 209
二、案号 210
三、分类标志 210
四、信内姓名和地址 210
五、“注意”行 212
六、称呼 212
七、主题行 213
八、正文 214
九、结尾敬语 214
十、签名 214
十一、证明身份行 217
十二、附件符号 217
十四、副本抄送符号 218
十五、附言 218
十三、邮寄符号 218
十六、续页信头 219
第四节 备忘录格式 219
第五节 备忘录的主要组成部分 221
一、眉题 221
二、正文 221
三、首字母签名 221
四、证明身份行 221
五、附件符号 221
六、副本抄送符号 221
第六节 信封 222
光符识别（OCR）地址的写法 222
八、续页信头 222
七、附言 222
第七节 称呼方式 223
一、一般规则 223
二、对公司的称呼 224
三、对男人的称呼 225
四、对妇女的称呼 225
五、对重要人物的称呼 227
第八节 如何挑选和定购信笺信纸 228
一、信纸的种类与规格 228
二、抬头设计 228
三、续页纸 228
四、信封 229
五、如何定购信笺信纸 229
第九节 如何定做社交各片和商业名片 229
一、社交名片 229
三、商业名片 230
二、非正式名片 230
第十节 如何撰写邀请信 231
一、正式邀请信 231
二、正式同复 232
三、非正式邀请信 236
四、非正式同复 236
第十一章 效用书信写作指南 237
第一节 为写信做准备 237
第二节 使用合适的语言 237
一、矫揉造作、陈腐过时的语言 237
二、多余的词和短语 240
三、特别爱使用的词和短语 246
六、引起反感的词 247
五、不同含义的词 247
四、简短的词和句子 247
七、使人高兴的词 248
八、动作词 248
九、非歧视性语言 249
十、过度使用的强调成分 251
十一、混杂语、玄妙术语和冗长费？的语言 252
十二、意想不清楚的词 253
十三、陈词滥调 253
十四、放错位置的词 253
十五、肯定的方法 254
第三节 如何写好信的开头 254
一、信的开头要短 254
二、做到开门见山 254
五、提及以前的交往 255
三、切忌夸张做作 255
四、提及读者的名字 255
六、使用好听的措辞 256
七、遵循5W原则 256
八、使用专家们研究出来的其他技巧 256
第四节 如何写好信的结尾 258
一、避免不自然或流手形式的结尾 258
二、只提议做一件事情 258
三、注册采取行动的日期 259
四、使用表示肯定的词语 259
第五节 国际信件 260
国外信件中的注意事项 260
三、使用通函 261
二、使用书信和段落范文 261
一、使有范文 261
第六节 书信范文档案 261
第十二章 书信和备忘录范文 263
第一节 书信的种类 263
一、秘书签名的书信和备忘录 263
二、老板签名的书信和备忘录 263
三、老板不在时写的书信和备忘录 264
第二节 业务书信和备忘录范文 265
一、答谢信 265
二、更正信 267
三、致歉信 269
四、约会信 270
五、感谢信 273
六、催款信 275
七、投诉信 277
八、信用信 279
九、给员工的信 280
十、后续信 282
十一、祝愿信 284
十二、询问信 284
十三、介绍信 285
十四、订购单 286
十五、推荐信 287
十六、提示信 288
十七、请求信 289
十八、促销信 291
第三节 社交商务信件和邀请信范文 292
一、接受函 292
二、生日贺信 293
三、慰问信 294
四、祝贺信 296
五、拒绝信 298
六、邀请信 300
七、年节贺信 301
八、感谢信 302
第三部分 如何正确书写 307
第十三章 英语词汇的正确使用 307
第一节 词类与语法规则 307
一、词类 307
二、语法术语 310
第二节 容易出错的词和短语 320
第十四章 词的拼写与切分 320
一、复数 370
第一节 拼写规则 370
三、后缀 372
四、前缀 372
二、i和e的组合 372
五、数字和符号 376
六、所有格 377
第二节 如何中提高你的拼写 377
一、正确拼写的有效记忆方法 378
二、拼写容易出错的词 378
第三节 切分规则 382
一、行尾词的切分 382
二、音节划分和发音 382
三、切分的基本规则 382
一、撤号 385
二、冒号 385
第十五章 标点符号 385
标点符号的主要种类和规则 385
三、逗号 387
四、破折号 391
五、省略号和连接点线 392
六、感叹号 393
七、连字符号 394
八、圆括号和方括号 394
九、句号 395
十、问号 397
十一、引号 397
十二、分号 399
十三、斜线号 401
大写的基本规则 402
一、缩写词 402
第十六章 大写 402
二、条例、法案、法规、法律 403
三、计算机术语 404
四、法院、法官、案件 404
五、教育 406
六、列举 407
七、外国人名 407
八、地理术语 407
九、政府及政治术语 409
十、标题和题目 411
十一、历史术语 412
十三、带连字符号的复合词 413
十二、节假日 413
十四、同盟、条约、协定、计划 414
十五、目录和提纲 414
十六、军事术语 414
十七、钱 415
十八、音乐、戏剧、绘画、诗歌、电影、广播 415
十九、名词和形容词 416
二十、组织和机构 417
二十一、民族、种族、部落 418
二十二、个人称呼和专业头衔 418
二十三、人格化 420
二十四、行星 420
二十七、宗教术语 421
二十六、引语 421
二十五、政治党派、派别、同盟 421
二十八、决议 422
二十九、系列问句 423
三十、体育和比赛 423
三十一、商标名 423
第四部分 秘书方便信息指南 427
第十七章 常用参考资料指南 427
一、CPS考试学习大纲 427
二、标点符号 427
三、罗马数字 428
四、缩写词 428
五、正确地址表 459
六、标准校对符号表 484
七、毛条校样 486
八、度量衡表 487
九、数字符号表 495
十、希腊字母表 497
十一、利息表 499
十二、流程图符号 501
十三、美国分区电话号码和时区 503
十四、国际时间表 504
十五、国际时差表 505
第五部分 重要商业术语汇编 519
第十八章 术语汇编 519
第一节 办公技术 519
第二节 商业组织和管理 520
第三节 会计与财务 522
第四节 商业法 525