第一章 绪论 1
1.1 科学技术发展和电子文件出现 1
1.2 电子档案产生 3
1.3 我国电子档案管理现状 5
1.4 积极创建我国电子档案管理方法 6
第二章 电子文件的特征 12
2.1 电子文件 12
2.2 电子文件特征 12
2.2.1 电子文件的数字化信息形态 12
2.2.2 电子文件对设备及标准的依赖性 16
2.2.3 电子文件载体的非直读性 19
2.2.4 电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性 20
2.2.5 电子文件的信息与载体相分离性 21
2.2.6 电子文件的信息共享性及不安全性 22
2.2.7 电子文件信息的易更改性 25
2.2.8 电子文件非实体归档的可能性 27
第三章 电子文件凭证作用的维护 29
3.1 电子文件原始性的认定 29
3.2 加强技术措施确保电子文件的原始性 31
3.2.1 加密技术 32
3.2.2 签署技术 32
3.2.3 消息认证 33
3.2.4 身份验证 33
3.2.5 防火墙 34
3.2.6 防写措施 35
3.3 加强管理确保电子文件的原始性 35
3.3.1 加强对电子文件制作和管理人员的管理 36
3.3.2 电子文件的制作过程要职责分明 36
3.3.3 建立电子文件全过程管理的制度 37
3.3.4 建立电子文件管理的记录系统 38
3.4 电子文件法律效力的确立 39
第四章 电子文件归档的积累、整理与鉴定 42
4.1 电子文件的收集与积累 42
4.1.1 电子文件及时收集与积累的必要性 42
4.1.2 电子文件归档过程的组织管理 45
4.1.3 电子文件的收集范围 48
4.1.4 电子文件的积累 49
4.1.4.1 电子文件的积累过程与方法 49
4.1.4.2 电子文件的积累范围 50
4.2 电子文件的整理与归档 51
4.2.1 分类、排序 51
4.2.2 建立数据库 51
4.2.3 电子文件的归档 53
4.2.3.1 归档范围 53
4.2.3.2 归档时间 53
4.2.3.3 归档份数 54
4.2.3.4 归档要求 54
4.2.3.5 归档方法 54
4.3 电子文件的鉴定 55
第五章 电子文件及归档所用载体的选择 59
5.1 各类载体的性能及特点 59
5.1.1 电子计算机磁带 60
5.1.1.1 磁带的构成 60
5.1.1.2 磁带的种类 61
5.1.1.3 磁带机 61
5.1.1.4 磁带机分类 62
5.1.1.5 磁带的优缺点及应用 63
5.1.2 硬磁盘 63
5.1.2.1 硬磁盘的构成 64
5.1.2.2 硬磁盘的分类 64
5.1.2.3 硬磁盘的优缺点及应用 64
5.1.3 软磁盘 65
5.1.3.1 软磁盘的构成 65
5.1.3.2 软磁盘的分类 65
5.1.3.3 软磁盘的优缺点及应用 66
5.1.4 光盘 67
5.1.4.1 光盘的一般结构 67
5.1.4.2 光盘的分类 68
5.1.4.3 光盘系统的主要技术 69
5.1.4.4 光盘的优缺点及应用 70
5.2 使用载体的选择 71
5.2.1 选择载体的重要性 71
5.2.2 选择保存载体的依据 71
5.2.3 要根据实际情况选用载体 72
5.2.3.1 作为电子文件积累过程中的载体 72
5.2.3.2 作为电子档案的载体 73
第六章 电子档案的维护与利用 74
6.1 电子档案的保存 74
6.1.1 保证电子档案的可用性 74
6.1.1.1 电子档案载体的保存环境要求 74
6.1.1.2 电子档案载体的检测与维护 75
6.1.1.3 建立电子档案维护管理的信息文档 76
6.1.2 保证电子档案的可存取性 79
6.1.2.1 保存电子档案所依靠的技术 80
6.1.2.2 保存电子档案的相关支持软件 81
6.1.2.3 保存电子档案的可视性 82
6.1.3 保证电子档案的可理解性 83
6.1.4 电子档案保存在电子文件阶段的要求 83
6.1.4.1 设计阶段 84
6.1.4.2 形成阶段 84
6.1.4.3 使用阶段 85
6.2 电子档案的利用 85
6.2.1 电子档案利用前的数据准备 86
6.2.2 电子档案提供利用的方法 87
6.2.2.1 提供拷贝 87
6.2.2.2 通信传输 87
6.2.2.3 直接利用 88
6.2.3 电子档案利用的管理 89
6.2.3.1 使用权限的审核 89
6.2.3.2 提供利用拷贝的回收 90
6.2.3.3 利用中的安全措施 91
6.2.4 利用统计 92
6.2.4.1 利用统计的信息采集 92
6.2.4.2 利用统计的综合指标体系 92
6.2.4.3 利用统计结果的分析 93
第七章 档案馆的软硬件配置及网络传输 94
7.1 电子档案管理的特殊性 94
7.2 电子档案管理所必须的配置 94
7.2.1 数据库管理系统 95
7.2.2 存储及输出设备 96
7.2.2.1 存储设备与存储载体 96
7.2.2.2 数据输出设备 97
7.2.3 软件与程序 97
7.2.3.1 操作系统 98
7.2.3.2 应用程序 99
7.2.4 数据结构与数据 100
7.2.5 主要的关系型数据库管理系统 101
7.2.6 分布式数据库、面向对象式数据库与虚拟档案 103
7.2.6.1 分布式数据库（DDB） 103
7.2.6.2 面向对象式数据库（OODB） 104
7.2.6.3 虚拟档案管理 105
7.2.7 多媒体数据库 105
7.2.8 工程数据库 108
7.3 网络的组成与传输 110
7.3.1 局域网的组成 110
7.3.2 CD—ROM等驱动器 110
7.3.3 网络协议、帧及通信 111
7.3.4 网络操作系统 112
7.3.5 广域网及网络传输 112
7.3.5.1 网桥 114
7.3.5.2 路由器 115
7.3.5.3 桥式路由器 115
7.3.5.4 网关 116
7.4 电子计算机软硬件更新及对策 116
7.4.1 电子档案管理的技术更新 117
7.4.1.1 电子档案载体的寿命 117
7.4.1.2 电子计算机的技术更新 117
7.4.1.3 信息的真实性 118
7.4.2 电子计算机软硬件技术过时的对策 118
7.4.2.1 再生性技术保护 119
7.4.2.2 建立电子计算机技术档案馆 120
7.4.2.3 仿真 120
7.4.2.4 拷贝与迁移 121
7.4.3 信息真实性的对策 121
第八章 管理人员的知识与技能 123
8.1 管理人员的重要性 123
8.1.1 电子档案管理的特殊性 123
8.1.1.1 信息内容数码化 123
8.1.1.2 文档处理一体化 123
8.1.1.3 保管保存技术化 124
8.1.1.4 利用形式多样化 125
8.1.2 电子档案管理的困难性 125
8.2 电子档案管理人员必备的知识技能 126
8.2.1 档案管理基础知识 127
8.2.2 电子计算机应用及自然科学基础知识 128
8.2.3 外语能力 131
8.3 电子档案管理人员培养途径 131
附录一 电子文件归档与电子档案管理规范 133
附录二 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理 149