第1章 秘书的作用和定义 3
1名称的滥用 3
2秘书的日常工作 4
3秘书与secretary的差异 6
4 secretary的演变 8
1）女性就业领域的扩大——女权主义思想的渗透 8
2）计算机普及化 9
5秘书的定义 10
第2章 组织中的秘书 12
1企业 12
1）企业的种类 12
2）股份制公司的决策方式 13
2秘书的定位 14
3处于交流沟通中枢的秘书 16
4不同形式的秘书 18
1）私人秘书制 18
2）集体秘书制 18
3）公共秘书制 21
4）兼积秘书 21
5日本的经营方式vs.欧美的经营方式 22
1）日本人的思维方式 22
2）日本企业经营的几个特点 23
3）办公室布局与“等级社会” 25
4）日本企业经营模式的变化 25
第3章 上司的业务和秘书的职能 27
1对上司作用的理解 27
1）企业高层领导与秘书 27
2）经营管理的概念 28
2人际关系的处理 29
1）对人际关系的理解 29
2）秘书对人的认识能力 30
3）秘书与他人的交流沟通 31
3职场中的人际关系 32
1）对行为科学的理解 32
2）人际关系与礼仪 35
3）秘书面对的各种人际关系 36
4秘书工作的特点 41
1）秘书的技能 41
2）日本的秘书科体制 44
3）秘书到底有没有具体的职责范围？ 46
4）秘书与一般文员的区别 48
5秘书的专业化分工 49
第4章 秘书发挥作用的时机 52
1秘书的职责范围 52
2秘书的基本条件 54
1）健康 54
2）经验 55
3）基本素质 55
3有能力的秘书的条件 58
4信息化社会和办公自动化的影响 60
5决策与办公自动化 61
第5章 秘书存在的理由 63
1为什么不能没有秘书 63
2各个历史时期的秘书 64
3历史上秘书的共同之处 66
4信息处理与秘书 67
5女性秘书存在的理由 69
第6章 新时代与秘书 72
1新秘书观的确立 72
1）新时代的秘书工作 72
2）女性工作意识的变化 73
3）秘书职业的优缺点 74
4）秘书工作的魅力与职业生涯的规划 75
2欧美的秘书工作与日本趋同 76
3秘书工作的质变 77
4迎接国际化的挑战 79
1）全球化的趋势 79
2）秘书的双语水平 79
3）日本双语水平高的秘书 82
5 21世纪的秘书形象 83
第1部分 语言的交流沟通 89
1转达留言 89
1）留言的要点 89
2）留言的方法 90
3）接受指示的方法 91
4）汇报的方法 92
2工作日程安排和约会 92
1）日程表安排的种类 93
2）安排约会的方法 95
3）工作日程表的管理 95
3接待 96
1）接待的原则 96
2）接待原则的应用 97
3）接待的礼节 98
4）接待用英语 102
5）服装 107
6）办公室的管理 109
4上司出差与接待外国客人 112
1）上司出差与秘书 112
2）确保交通 113
3）到国外出差的手续 114
4）其他必备常识 116
5）接待外国客人 120
5会议与聚会 124
1）召开或出席会议及聚会的手续 126
2）会场的布置和准备明信片 127
3）聚会的形式和经验 128
6用电话交流沟通 132
1）作为交流沟通手段的重要性 132
2）电话的优缺点 132
3）正确使用电话的方法 133
4）打电话时的礼节 134
练习常用电话英语 138
7国际长途电话 144
练习用英语打国际电话 145
第2部分 文字交流沟通 149
1英文商业函件 149
1）函件的种类 149
2）信函的几大要素 149
3）信函的形式 158
4）信函的版式 160
5）信封的格式 163
6）内部信函 163
7）内部信封 163
2有效的文字交流沟通方法 164
1） 5WIH 164
2） 6Cs 164
3）文字交流沟通与语言交流沟通的比较 169
4）增强反馈意识 170
5）想像力 170
6）文章要通俗易懂 170
7）肯定的方式 171
8）有效的拒绝方法 172
9）信件的构成 172
3秘书如何写英文书信 173
1）签名的方法 174
2）必须填写回执的信 175
3）确认信 175
4）请求信 176
5）随附函 178
6）感谢信 179
7）社交性的信函 179
8）练习写英文信 182
4各种通信手段 184
1）英文电报 184
2）电子邮件 185
3）传真 186
4）包裹快递 187
5信件的收发业务 188
1）收信 188
2）发信 189
6图表的制作 190
1）图表的优点 190
2）图表的种类和制作的基本原则 190
3）几种有代表性图形的特点 193
7财务常识 194
1）秘书与财务 194
2）基本财务报表 194
3）小额现金管理 199
4）报销费用 200
8存档 201
1）存档的基本概念 201
2）存档的用具 202
3）分类方法 206
4）整理名片 218
5）整理贺年片 220
6）整理剪报 220
7）照片和胶卷的保存 220
9秘书提高工作效率的方法 221
1）制作效率卡 221
2）使用效率卡 222
3）决定工作顺序的方法 222