第1讲 高级文秘岗位认知 2
第1课时 高级文秘岗位描述 2
一、文书写作与处理实务 4
二、会务组织与管理 4
三、文件资料管理与运用 4
四、信息档案管理 5
五、人际沟通与工作协调 5
六、访客接待 5
七、协助上司 5
第2课时 高级文秘岗位要求 8
一、业务要求 8
二、知识要求 9
三、能力要求 11
本讲思考 14
第2讲 必备基本技能 16
第1课时 计划管理能力 16
一、目标与计划制定要点 17
二、任务展开，组织实施计划 19
三、设置计划控制点，纠正偏差 20
第2课时 时间管理能力 21
一、了解自身时间管理的状况 22
二、拟制工作计划 22
三、制定并运用标准作业程序 25
第3课时 成本控制能力 27
一、合理使用办公用品 27
二、正确使用办公设备 29
三、利用网络办公 30
第4课时 沟通协调能力 31
一、沟通方式 31
二、沟通技巧 32
三、公司里沟通的基本要求 33
四、上司之间沟通协调 33
五、部门之间沟通协调 34
六、同事关系的协调 36
本讲思考 38
第3讲 日常事务处理 40
第1课时 文件收发 40
一、邮件收进的程序和要求 40
二、邮件的发出 43
第2课时 接听电话 45
一、电话接听 45
二、电话打出 47
三、电话信息系统 48
第3课时 接待工作 48
一、接待工作的基本任务 48
二、接待工作的一般程序 50
三、接待的具体工作 51
第4课时 文档处理 52
一、文档分类 52
二、文档存储 54
三、文档查阅 55
四、文档分装 57
五、文件销毁 59
六、文档保密 60
第5课时 信息管理 62
一、基本信息收集工作流程 62
二、信息系统建立 64
三、信息系统维护 65
四、信息系统利用 66
五、信息系统保密 67
第6课时 印信管理 68
一、印章管理 68
二、介绍信管理 72
第7课时 商旅活动安排 75
一、做好充分的旅行准备 75
二、订房订票 77
三、与上司一起旅行 82
四、旅行结束事务 82
第8课时 做好上司服务 84
一、制定工作计划 84
二、合理安排约见 86
三、技巧进行挡驾 87
四、及时提示和督促上司的活动 88
第9课时 受命督察工作 89
一、督察的特点 89
二、督察的主要方式 90
三、督察的主要步骤 91
四、督察工作的主要内容 92
五、督察工作的注意事项 92
本讲思考 94
第4讲 会务管理 96
第1课时 做好会前准备 96
一、工作交接 96
二、明确会议的类型 98
三、通知与会人员参加会议 98
四、会务人员分工与监控协调 99
五、会务经费预算 101
六、明确会议议程 102
七、安排住宿、餐饮、用车 103
八、会场布置 106
九、做好新闻发布工作 107
十、进行全面的会前检查 107
第2课时 会议期间的工作 109
一、检查一切会议资源准备情况 109
二、客户接待 110
三、会务资料管理 112
四、会议保密管理 112
五、费用管理 114
六、议程跟踪 114
七、编写会议记录与会议简报 115
八、突发性事件处理 115
第3课时 会后整理工作 116
一、会场检查 116
二、会场清理 117
三、会务组退房进行财务结算 117
四、会议效果的调查和总结 117
五、会议文件的收退 118
六、会议文件的立卷归档 118
本讲思考 120
第5讲 文书写作 122
第1课时 事务文书撰写 122
一、计划的撰写 122
二、总结的撰写 125
三、述职报告的撰写 128
四、通知的撰写 131
五、申请书的撰写 133
六、讲话稿的撰写 135
第2课时 礼仪文书写作 137
一、感谢信 137
二、慰问信 139
三、贺信 141
四、欢迎词、欢送词、答谢词 143
五、讣告 145
六、悼词 147
七、贺幛 148
八、挽幛 149
第3课时 商务文书写作 150
一、名称运用要求 150
二、数字运用要点 151
三、计量单位运用规范 152
四、标点符号运用规范 152
本讲思考 154
第6讲 健康安全 156
第1课时 职业健康安全 156
一、保持工作环境整洁安全 156
二、将常用和不常用物品放在适当的位置 159
三、无法控制的工作条件处理 160
四、安全、恰当地处理剩余物品 160
五、意外事故或紧急情况应对 160
第2课时 消防知识 162
一、防止发生火灾的方法 162
二、报火警的方法 163
三、灭火器的使用 163
四、逃生十法 163
第3课时 初级救护知识 167
一、止血法 167
二、搬运法 169
三、常见创伤的处理原则 171
本讲思考 172
第7讲 实用文秘英语 174
第1课时 电话 174
一、接听电话 174
二、通话人不在或没空的情形 176
三、时间读法 180
第2课时 日常事务处理 181
一、处理信函 181
二、制定活动日程 184
三、安排出差 185
四、联系送件 187
五、安排约会 188
六、接待来访 192
七、档案管理 197
第3课时 会务管理 199
一、谈论会议准备情况 199
二、安排会务活动 201
三、会议通知 202
四、会议议程 204
本讲思考 207
模拟测试 208
参考文献 212