第1章 单位档案管理 2
1.1 文件归档整理 2
1.1 档案管理工作的内容 2
1.1.2 档案管理的原则 3
1.1.3 文件归档的程序 4
1.2 归档文件的收集 6
1.2.1 归档文件收集的范围 6
1.2.2 归档文件收集的方法 7
1.3 纸质文档的归类 8
1.3.1 纸质文档的装订 8
1.3.2 纸质文档的分类 9
1.3.3 纸质文档的排列 10
1.3.4 纸质文档的编号 10
1.3.5 纸质文档目录的编制 11
1.3.6 纸质文档的装盒 13
1.4 电子文档的归档 13
1.4.1 电子文档的整理 14
1.4.2 电子文档的归档 15
1.5 档案的保护技术 16
1.5.1 纸质档案保护的基本内容与技术措施 16
1.5.2 电子档案保存介质的保护措施 18
1.5.3 电子档案信息的保护措施 19
1.5.4 照片档案的保护措施 20
第2章 会务策划与管理工作 22
2.1 会务前的准备工作 22
2.1.1 制定会议预算 22
2.1.2 制定会议通知 23
2.1.3 制定会议议题、会议议程、会议日程 25
2.1.4 制作会议邀请函，统计会议回执信息 27
2.1.5 制定会议应急方案 28
2.2 会务人员的培训 29
2.2.1 会务人员组成 30
2.2.2 会务人员培训的目的 31
2.2.3 会务人员培训的内容与方式 32
2.2.4 会务场地席位和席次安排 33
2.3 会议文字材料的准备 35
2.3.1 主题材料 35
2.3.2 主持词 37
2.3.3 演讲稿 39
2.4 会议场地布置 40
2.4.1 会议场地布置原则 40
2.4.2 会场基本设施和物品布置 42
2.4.3 会议礼品选择 43
2.4.4 场地座区划分 44
2.4.5 场地音响设备布置 45
2.4.6 场地灯光设备布置 46
2.4.7 场地视听设备布置 47
2.4.8 场地色调设计布置 49
2.5 会务住宿 50
2.5.1 会务住宿要求 50
2.5.2 住宿酒店如何选择 51
2.5.3 住宿安排工作程序 52
2.5.4 住宿房间如何分配 54
2.5.5 会议住宿预订单如何制作 54
2.6 会务餐饮安排 56
2.6.1 工作餐式安排 56
2.6.2 自助餐式安排 57
2.6.3 中餐宴请席位安排 58
2.6.4 中餐菜式安排 58
2.6.5 中餐音乐伴奏 60
2.6.6 西餐席位安排 61
2.6.7 西餐菜式安排 63
2.6.8 西餐水果安排 64
第3章 文秘日常管理工作 66
3.1 文秘日常事务处理 66
3.1.1 如何处理信函 66
3.1.2 如何进行日程管理 67
3.1.3 如何安排出差 69
3.1.4 如何安排上司人员约见 72
3.1.5 如何收集信息 73
3.1.6 如何接待来访 75
3.2 外事工作管理 78
3.2.1 外事工作内容 78
3.2.2 外事安全保密工作 79
3.2.3 外事工作技巧 80
3.3 印章的使用与管理 81
3.3.1 印章概述 81
3.3.2 印章的启用 83
3.3.3 印章的管理与使用 84
3.3.4 印章的撤销 85
3.4 值班工作安排 86
3.4.1 值班工作概述 86
3.4.2 值班工作安排 87
3.4.3 值班工作记录 89
3.4.4 值班工作标准管理 89
第4章 文秘接待工作 92
4.1 信访工作 92
4.1.1 信访工作概述 92
4.1.2 处理集体信访问题 93
4.1.3 如何处理重访问题 94
4.1.4 如何办理群众来信 95
4.1.5 如何接待群众来访 97
4.1.6 如何处理信访案件 99
4.2 日常工作接待 100
4.2.1 日常接待五原则 101
4.2.2 日常接待准备 102
4.2.3 领导不在的情况下如何接待 104
4.2.4 如何接待投诉者 104
4.2.5 接待重要宾客准备工作 105
4.2.6 接待如何外出陪车 107
4.3 宴请接待 107
4.3.1 宴请邀请 108
4.3.2 宴请餐厅选择 109
4.3.3 如何点菜 110
4.3.4 西餐宴请礼仪 111
4.3.5 宴请敬酒分寸 112
第5章 办公室环境布置与管理 116
5.1 办公室环境布置 116
5.1.1 办公室如何布局 116
5.1.2 办公室颜色布置 117
5.1.3 如何减少办公室的噪音污染 119
5.1.4 如何摆放办公室物品 119
5.1.5 办公室环境安全管理 120
5.1.6 办公室装饰画的布置 122
5.1.7 办公椅如何放置 123
5.2 办公室环境管理 124
5.2.1 办公室个人工作区域管理 124
5.2.2 办公室公共区域环境管理 125
5.2.3 办公室空气质量与健康 126
5.2.4 办公室植株种植管理 127
第6章 文秘人际沟通方法与技巧 130
6.1 文秘人际沟通的基本方法 130
6.1.1 秘书如何与领导沟通 130
6.1.2 秘书如何与同事沟通 131
6.1.3 秘书如何协调领导人之间的关系 133
6.1.4 秘书如何协调部门之间的关系 134
6.1.5 秘书如何协调企业之间的关系 137
6.2 沟通的策略 138
6.2.1 会议沟通策略 138
6.2.2 网络沟通策略 139
6.2.3 销售沟通策略 140
6.2.4 无障碍沟通策略 141
6.2.5 回绝沟通策略 142
6.3 商务谈判沟通 144
6.3.1 商务谈判收集资料与组建谈判小组 144
6.3.2 协助制定商务谈判方案 146
6.3.3 安排商务谈判会场 148
6.3.4 营造商务谈判氛围 149
6.3.5 做好商务谈判辅助性工作 150
6.4 人际沟通中应当注意的问题 151
6.4.1 工作要出色不要出位 152
6.4.2 恭维领导要适度 152
6.4.3 工作不越位 153
6.4.4 不给上司帮倒忙 154
6.4.5 善于制造话题实现无障碍沟通 155
第7章 文秘商务礼仪素养 158
7.1 商务形象的塑造 158
7.1.1 女士仪容的塑造 158
7.1.2 男士仪容的塑造 159
7.1.3 坐姿仪态如何塑造 160
7.1.4 站姿仪态如何塑造 161
7.1.5 手势仪态该如何运用 162
7.1.6 走姿仪态如何塑造 163
7.2 商务着装规范 164
7.2.1 商务着装的基本要求 165
7.2.2 西装着装规范 166
7.2.3 套裙着装规范 168
7.2.4 佩饰着装规范 169
7.2.5 首饰佩戴规范 170
7.3 商务接待礼仪 172
7.3.1 商务接待的准备工作 172
7.3.2 商务接待如何安排 174
7.3.3 商务迎客礼仪 175
7.3.4 商务宴请礼仪 177
7.3.5 商务送客礼仪 178
7.4 商务会议礼仪 179
7.4.1 与会人员礼仪 179
7.4.2 参会主持人礼仪 180
7.4.3 参会发言人礼仪 181
7.4.4 茶话会礼仪 182
7.4.5 发布会礼仪 184
7.5 国际商务礼仪 185
7.5.1 东方国家商务礼仪 186
7.5.2 北美、大洋洲国家商务礼仪 188
7.5.3 欧洲国家商务礼仪 189
7.5.4 非洲国家商务礼仪 191
第8章 文书工作 194
8.1 公文文书写作 194
8.1.1 请示、批复 194
8.1.2 通知、通告 197
8.1.3 公告 199
8.1.4 决议 200
8.2 事务文书写作 202
8.2.1 计划、总结 202
8.2.2 简报、备忘录 205
8.2.3 规章制度 208
8.2.4 开幕词 209
8.2.5 闭幕词 210
8.3 传播记事类写作 212
8.3.1 消息 212
8.3.2 通讯 214
8.3.3 大事记 215
8.4 礼仪文书写作 216
8.4.1 贺信 216
8.4.2 感谢信 218
8.4.3 请柬 219
8.4.4 聘书 220
第9章 时间与情绪管理 224
9.1 时间管理策略 224
9.1.1 如何提高时间管理技能 224
9.1.2 秘书个人时间管理 225
9.1.3 会议时间管理 225
9.1.4 通勤时间管理 226
9.1.5 赴约时间管理 227
9.1.6 休息时间管理 227
9.2 时间管理目标设定 228
9.2.1 如何树立时间观念 229
9.2.2 时间与职业生涯设计 230
9.2.3 短期目标设定 231
9.2.4 时间目标管理 232
9.3 制定时间计划表 233
9.3.1 如何有效制订时间计划 233
9.3.2 如何制订月计划 234
9.3.3 如何制订周计划 235
9.3.4 如何制订日计划 235
9.4 时间管理 237
9.4.1 立即开始行动 237
9.4.2 如何克服拖延 238
9.4.3 形成自己的工作规律 239
9.4.4 养成一定的习惯 240
9.4.5 善于利用零碎时间 241
9.4.6 时间增效法则 242
第10章 文秘人事招聘工作 244
10.1 招聘计划及准备 244
10.1.1 拟定招聘计划的步骤 244
10.1.2 招聘前的准备工作 245
10.1.3 招聘组人员拟定 246
10.1.4 外部招聘渠道选择 247
10.2 人员面试 249
10.2.1 面试的准备工作 249
10.2.2 面试过程 250
10.2.3 面试技巧 251
10.2.4 面试与考核中的提问 252
10.2.5 面试测评内容 253
10.3 面试后期工作 254
10.3.1 人选录用 254
10.3.2 人事聘用制度管理 255
10.3.3 解聘工作管理 256
10.4 人才培训 257
10.4.1 短期培训计划的制订 257
10.4.2 长期培训计划的制订 258
10.4.3 培训员工的方法 259
10.4.4 员工培训的内容 260
10.4.5 员工的职业生涯规划 262
第11章 如何做一名合格的文秘 266
11.1 文秘人员需要具备的职业道德 266
11.1.1 忠于职守、诚实可靠 266
11.1.2 做好领导的隐私保密工作 267
11.1.3 保持自信 267
11.1.4 摘掉有色眼镜 268
11.1.5 严格要求自己，善于学习 268
11.2 文秘人员的知识结构 269
11.2.1 文秘人员需要具备哪些知识 269
11.2.2 文秘人员的能力结构 270
11.2.3 文秘人员的工作分类能力 271
11.3 文秘人员的心理素质 271
11.3.1 文秘人员应具备的心理素质 271
11.3.2 文秘人员的职业性格 272
11.3.3 文秘人员要善于调节心理压力 273