Ⅰ. THE MECHANICAL MAKE-UP OF THE LETTER商用文书程式 1
1. Kinds of Letters 4
Business Letters 4
Official Letters 9
Social Letters 12
2. The Parts of a Business Letter 商用文书之结构 13
The Letterhead 13
The Heading 13
The Inside Address 14
The Salutation 18
The Body of the Letter 20
The Complimentary Close 21
The Signature 23
The Letter Refercnce 26
The Special Address 27
The Letter Subject 28
Identification Marks 28
Enclosure Directions 29
The Postscript 29
The Indented Style 32
Placement of Letter Parts 32
3. The Arrangement of a Business Letter 商用文书之编排 32
The Block Style 33
The Open Punctuation and the Closed Punctuation 34
The Margin 35
The Spacing 36
4. The Envelope 信封 37
Kinds of Envelopes 37
Folding Letters 37
The Envelope Address 39
Special Envelope Data 40
Ⅱ. THE BEGINNING AND THE ENDING OF A BUSINESS LETTER 商用文书之信头与结语 43
1. The Beginning of a Business Letter 信头： 45
First Sentences of Letters Initiating the Correspondence: 45
(a) 简略客套、直接阐明事实 45
(b) 参照前函 47
(c) 载明介绍人姓名 47
(d) 推销商品函之写法 48
First Sentences of Letters Replying: 49
(a) 来函之处理 49
(b) 附注来文之主旨 50
(c) 与去函交错而先收到来信时 51
(d) 已收来信及附件或另件 52
(e) 函覆来信 52
(f) 「奉示」或「遵奉」等 54
(g) 「随函」或「另附」等 55
Confirmation of Telegrams 56
2. The Ending of a Business Letter 结语： 60
Effective Closers: 60
(a) 恳求覆示 60
(b) 附回邮明信片或信封 62
(c) 恳求从速处理时 63
(d) 函覆查询时，在结语上附加友谊文 64
(e) 其他待后奉告 65
(f) 对覆函拖延深感歉意 66
(g) 未便照办并述歉意 66
(h) 承蒙关照并述谢意 67
(i) 感谢帮忙 67
(j) 函谢惠顾并述嗣后之祈求 67
(k) 季节性问候文 68
(l) 商品推销信之结语 68
Participial Close 69
Effective Letters 70
Ⅲ. BUSINESS ANNOUNCEMENTS 告知 73
Specimen Letters: 75
1. 批发商开张之告知 75
2. 告知公司之合并 76
3. 告知公司解散及介绍清算人 77
4. 退休之告知及营业之出让 78
5. 承让营业之告知 79
6. 告知变更代理人 80
Useful Expressions: 81
1 (a) 开张日期及地点等 81
The Structure of Circular Letters Announcing the Establishment of a New Firm, etc. 81
(b) 有关营业智识及经验等 83
(c) 营业对象及恳请惠顾 85
(d) 签名方式及样本 86
2 (a) 分店之开张 87
(b) 分绍分店经理 87
3 商社之合并 89
4 合作社之解散 90
5 退休 90
6 营业主管之调任 92
7 (a) 公司组织之变更 93
8 (b) 营业项目有无变更等项 94
8 人事调动 95
9 代理商之变更 96
10 营业场所之迁移 97
Ⅳ. APPLICATION FOR APPOINTMENT AS AGENTS 承办代理商业务之声请 101
Specimen Letters: 103
1. 向傢俱制造厂申请代理业务 103
2. 毛织品托售 104
3. 英国制五金利器特约进口 105
4. 耐龙丝购买代理商之申请 107
5. 日本产品购买代理商追功声请 108
6. 函知代理商之申请应待安全调查后决定之 110
7. 函覆代理商之条件及同意时即可委办 111
8. 函知安全调查已通过，即可委办 113
9. 函知已核准代理并发出第一批订货 114
The Structure of Letters Applying for Appointment as Agents and Those Replying to Such Application 115
Useful Expressions: 115
1(a) 申请代理商之由缘，如有介绍人即并述之 115
(b) 交易已有希望，必为双方都有利 119
(c) 代理商申请人之经验、智识、资力 121
(d) 交易上之连声，是否方便 123
(e) 申请人之把握程度 125
(f) 信用查询处 126
(g) 宣誓忠于委托人而维护其利益 129
(h) 祈求覆示 131
2 关于申请代理商之报上广告 132
3 函覆代理商之申请人 133
4 (a) 提出条件函请覆示 137
(b) 委托人所提出之条件 138
(c) 代理商方面所提出之条件 143
(d) 条件之修正 147
5 制作合约书 148
(e) 条件之承诺 148
6 约定由委托人协助 149
ⅴ. APPLICATION FOR EMPLOYMENT 求职申请书 153
Specimen Letters: 155
1. 近闻输出部尚有课长级人员之缺额，为之申请求职 155
2. 依报上广告得悉通信部门求才启事而申请求职 157
3. 阅报得悉会计部门征求人才启事而应征并检附覆历表乙份 158
4. 应届毕业生应征并检附履历表乙份 161
5. 公司征求新干员，委托代为推荐适当人才 163
1 (a) 由友人处得悉，尚有缺额而应征者 165
Useful Expressions: 165
The Structure of Letters Applying for Employment 165
(b) 见求才广告而应求征者 166
(c) 应征之原由 168
(d) 年龄、教育等项 171
(e) 经验 172
(f) 检附履历表、证明书等 174
(g) 安全调查主要关系人 178
(h) 自认有把握事项 179
(i) 宣誓尽忠职守 180
(j) 希望待遇等 181
(k) 面谈 183
(l) 待通知 184
(m) 掌握将来之机会 185
2 (a) 函覆应征人 186
(b) 通知面谈之日期、地点 186
(c) 已无缺额 187
ⅵ. INQUIRY LETTERS 查询 193
Specimen Letters: 195
1. 查询特约代理商申请人之个人资料 195
2. 查询第一次订货者之信用程度 196
3. 同上 197
4. 向原服务单位查询销售员应征人之品性 198
5. 聘请帐房主任，征询原雇主之意见 199
The Structure of Letters Asking for Information concerning Credit Standing, Personal Character, etc. 200
Useful Expressions: 200
1 (a) 查询新客户之主题及查询理由 200
(b) 劳资主雇关系，查询主题及理由 203
2 (a) 查询新客户，记明查询事项，祈求覆示 204
(b) 劳资主雇关系，记明查询事项并请覆示 208
3 委托查询 210
4 (a) 对于覆函，预选表示谢意 211
(b) 声明覆函内容列入极机密文件 212
(c) 酬谢覆函者之好意 213
Ⅶ. INFORMATION AND RECOMMENDATION 报告及推荐 215
Specinen Letters: 217
1. 报告顾客之状况 217
2. 货款后付之可靠性 218
3. 同上 219
4. 函知非可靠性客户 220
5. 由原雇主函覆有关应征人品格事项 221
6. 原雇主之推荐书 222
7. 应届毕业生之品格及其他资料 223
The Structure of Letters Giving Information concerning Credit Standing, personal Character,etc 225
Useful Expressions: 226
1 覆函之开端 226
2 (a) 脚踏实地之好青年 227
(b) 资本 229
(c) 可靠的交易经验 230
(d) 信用可靠 232
(e) 报告具有可靠之人品、能力 234
(f) 由原雇主所作之可靠性报告 235
(g) 推荐书 237
3 (a) 名声不佳 239
(b) 不与之交易经验 240
(c) 小心交易以免上当 241
(d) 未便推荐 243
(e) 无可奉告 244
4 (a) 防护函覆时自己可能惹起的麻烦 245
(b) 对查询者，表示善意 247
5 公立机关之推荐书 247
6 委托推荐等 249
Ⅷ. SALES ON COMMISSION 委托销售 251
Specimen Letters: 253
1. 同意销售代理商之承揽申请并试送托售品 253
2. 函覆托售品装運之通知并述尽力为之 255
3. 函知装运托售品已悉数售完并附结帐书 256
4. 函送托售结帐书及应付帐款支票 257
5. 承揽丝织品之托售 258
6. 函覆上列推销之委托并述同意代售 260
The Structure of Letters concerning Sales on Commission 262
1 (a) 同意托售人之申请 263
(b) 送出托售样品 263
Useful Expressions: 263
(c) 托售品之装运及应开出之支票 264
(d) 委托人对于装运货之要求 266
(e) 委托人对于销售之要求 266
2 (a) 征求托售商 269
(b) 应征托售商 273
3 (a) 托售品之销售情况报告 276
(b) 函送售出结帐书 279
(c) 销售实收额之结帐 281
(d) 销路不佳(托售人) 283
(e) 销售成绩不佳(委托人) 284
4 (a) 市场行情报告 285
(b) 市场行情上昇 286
(c) 市场行情不佳 288
(d) 市场需求之估计 289
Ⅸ. INQUIRY FOR MERCHANDISE 商品之查询 291
Specimen Letters: 293
1. 函请斜纹哔叽面料制造商，索取样品及查询价格优待事项 293
2. 直接进口毛织品，向英国制造商索取目录，样品以及付款条件等 294
3. 向纽约的贸易商查询采购纸张手续 295
4. 向英国查询餐刀之价格及交货日期 296
5. 查询机械油价格 297
6. 接到批发商新开张之通知而查询主要商品及条件等 298
Useful Expressions: 299
1 (a) 明示需用品 299
The Structure of Letters Inquiring for Merchandise 299
(c) 送出参考样品 301
(d) 请示赐寄目录及样品 301
(b) 记明目录号码 301
(e) 如为广告商品即记明原由 303
2 (a) 查明最低价格 304
(b) 查询付款条件 305
(c) 记明訂货预定数量 305
(d) 述明理由祈求特别优待 306
(e) 期限内有效报价 310
3 (a) 决定交货日期 310
4 初次交易应记明介绍人姓名以及信用查询处 311
5 函请赐覆 312
ⅹ. OFFER OF MERCHANDISE 提供商品 313
Specimen Letters: 315
1. 函送所需家俱目录 315
2. 函告机油价格 316
3. 由代理商函送斜纹哔叽样品 318
4. 函覆唧筒价格及条件 320
5. 函送商品样品 321
6. 函覆丝织品之价格及条件 322
7. 核准电覆榇衫布料价格及条件 324
The Structure of Letters Making offers 325
1 函谢查询 326
2 (a) 告知价格 326
Useful Expressions: 326
(b) 运费及包装费 328
(c) 优待事项 330
(d) 特别优待 330
(e) 破例大优待 332
3 (a) 告知付款条件 334
(b) 信用状之开设 336
4 交货日期 338
5 (a) 承诺期间限定期限内有效报价 339
(b) 保留条件下，不作期限内有效报价 341
(c) 订货者应注意事项 342
6 (a) 函送目录及价格表等 343
(b) 不送目录 347
(c) 函送目录 348
(d) 祈求对所送样品有关事项之回答 350
(e) 已无原品，函送类似品样本 351
(f) 目录、样品、函索即寄 352
7 欢迎函询 353
8 欢迎订货 354
9 不接受直接订货 356
Ⅺ SALES LETTERS 商品销售书 357
Specimen Letters: 359
1. 莎翁全集之销售 359
2. 香水销售 360
3. 推销音响设备 363
4. 推销蕈类罐头 364
5. 函送丝织品样本并宣扬品质之优秀 366
6. 销售汽车为目的之推销信 368
7. 同上 369
8. 新客户在第一次货到一周后，致函问候并请继续惠顾 370
9. 要求暂停交易户，回覆交易 372
10. 销售西装 373
11. 告知一年一次之家俱大拍卖 375
The Structure of Sales Letters 376
Useful Expressions: 378
1 (a) 信头特殊而引起收件人之好奇心 378
(b) 述及收件人日常之经验及希望并具体的述及季节当前情况，乘机介绍商品之方法 379
2 (a) 介绍自己商号及商品 380
(b) 营业方针及特色 383
(c) 顾客至上 386
3 (a) 品质优良 387
(b) 品质优良之原由 391
4 (a) 价格之优待 393
(b) 价格低廉之原因 396
5 (a)合符需求，甚得好评 396
(b) 把握市场之制品(销路有希望) 399
6 (a) 试用 401
(b) 规定试用期间 403
7 (a)具有涨价之虑(增值最快) 406
(b) 数量有限 407
(c) 请速订货 408
(d) 附上订货单，信封简化手续 411
8 (a) 态度谦虚，呆咛周详，恳请订货 413
(b) 铭谢惠顾并请爱顾 417
(c) 服务顾客 419
9 (a) 告知特别大拍卖 420
(b) 欢迎参观 422
(c) 招待 423
Ⅻ. ORDERS 订货 425
Specimen Letters: 427
1. 进口美国加州产果实为目的之初次订货 427
2. 向英国布料商订货并检附订货单 428
3. 委托伦敦运输商装运所订货品 430
4. 向英国餐用刀具制造商订货 431
5. 建筑用铁材之续订货 433
6. 取消橄榄油之订货 434
The Structure of Letters Ordering Goods 435
Useful Expressiors 437
1 (a) 记明订货名称并请装置 437
(b) 检附正式订货单 438
(c) 接到销售人之订货单 439
(d) 再订货 441
(e) 委托购买 441
2 不二价 442
3 (a) 包装、装运方法及保险事项之规定 444
(b) 交货日期 446
4 (a) 付款条件，如非现款订货或非老客户就要记明信用查询处 449
(b) 现款订货 450
(c) 支票付款 451
(d) 信用状之开设 452
5 (a) 要求正确供应 453
(b) 祈求优待(为继续交易) 455
6 取消订货，或延期 456
ⅹⅢ. ACKNOWLEDGEMENT OF ORDERS 受理订货 459
Specimen Letters: 461
1. 受理订货 461
2. 订货暂缺，货到即送 462
3. 因涨价而征求订货人意见 463
4. 祈请现款订货 464
5. 制造商不受理订货，函介代理商 465
Useful Expressions: 466
1 (a) 记明订货日期，货品种类等并示谢意，如果订货同时收到汇款时，即附注款项收讫 466
The Structure of Letters Acknowledging Orders 466
(b) 受理订货 468
(c) 订货之供应及输送事项 470
2 查明所订货品有无错误，或有不明瞭时随即函询 473
3 (a) 未便受理 474
(b) 缺货 477
(c) 延期交货 478
(d) 提供参考代用品 481
4 价格问题 483
5 (a) 要求信用查询处及资产一览表 487
(b) 要求现款订货 489
(c) 交货付款 492
(d) 有关信用状事项 493
6 声明优待礼遇并请惠顾 493
ⅩⅣ. ADVICE OF SHIPMENT 出货通知 495
Specimen Letters: 497
1. 电报订货之丝织品出货 497
2. 代购尼龙丝之出货 498
3. 代售品之出货 499
4. 函知订货人，所订货品已装船转送代理商 500
5. 函知代理商(已出贷) 501
Useful Expressions: 502
1 (a) 函知装送订货并记明所订货品名，装运方法、船名、出港日期等 502
The Structure of Letters Advising Shipment 502
(b) 代购品之装运 505
(c) 部份先送 506
(d) 检附、出货单，船运货单等文件 507
2 (a) 函知汇寄出货金额之汇票或支票 509
(b) 帐单等文件 510
3 (a) 期待装运品之顺利到达 512
(b) 装运品定能满意 513
(c) 铭谢订货并请惠顾 516
4 (a) 送货事项指示代理商 518
(b) 有关库存品之指示 519
ⅩⅤ. INSURANCE 保险 527
Specimen Letters: 529
1. 库舱内之商品投保火险 529
2. 火险率(火险公司函覆) 530
3. 装运货品之海险投保 531
4. 海险合约之订定 532
5. 装运货品经海水而受损，向保险公司求偿 533
6. 损失之求偿 534
7. 委托发货人代办损失求偿 535
8. 经由保险外务员为损失求偿 536
Useful Expressions: 537
1 (a) 查询保险率等事项 537
The Structure of Insurance Letters 537
(b) 保险率等项之答覆 539
2 (a) 保险合同 540
(b) 受理保险 543
3 (a) 由预定保险证装运之通告 544
(b) 保险目标物之迁移 544
(c) 保险费之付款 545
4 保险证书 546
5 (a) 损失求偿 548
(b) 损失求偿之手续 549
(c) 损失赔偿 549
Marine Insurance Policies 550
ⅩⅥ. LETTERS OF CREDIT 信用状 555
Specimen Letters: 557
1. 押汇信用状发行委托人透过银行应办手续 557
2. 同上 559
3. 旅行信用状发行委托书 561
4. 不可撤销信用状 562
5. 确认信用状 564
6. 确认不可撤销信用状开设通知书 566
7. 支票承兑授权书 568
8. 同上 570
9. 旅行信用状 573
10. 同上 575
The Structure of Letters of Credit 576
Useful Expressions: 580
1 (a) 委托设定信用状 580
(b) 为设定信用状由输入地银行告知进口商 581
(c) 为设定信用装由输出银行告知出口商 582
2 (a) 输入地银行授权与海外出口商开出支票 583
(b) 输入地银行授权与海外分行或往来之银行，对于出口商开出支票具有承兑权 584
(c) 输出地银行将承兑支票事告知出口商 584
(d) 未确认信用状 585
3 (a) 要检附装运文件 586
(b) 附属装运文件之处理 587
4 (a) 支票上要记明信用状之日期号码 587
(b) 信用状背面要记明付款额 588
5 信用状发行银行应保证支票之受理付款 588
6 (a)信用状有效期限 589
(b) 延长期限 590
(c) 信用状之归还 590
7 旅行信用状之送达 591
8 旅行信用状发行银行向其分行以及往来银行，推介旅行信用状携带者并嘱付所需款项 591
9 旅行信用状携带人之签名 592
10 以旅行信用状领取支票之银行向发行银行报备事项 593
11 旅行信用状遗失之报备 593
Bills of Exchange 594
ⅩⅦ. BANKING银行 599
Specimen Letters: 601
1. 为进口羊毛而向澳洲银行设定活期存户 601
2. 银行准许开立活期存户 602
3. 进口商向银行承诺海外出口商向银行兑现支票 603
4. 出口商依据押汇信用状向银行兑现支票 604
5. 汇票之兑现 605
Useful Expressions: 606
1 (a) 向银行开户 606
The Structure of Banking Letters 606
(b) 开户之核准 607
(c) 由银行要求交易往来户 607
(d)银行往来户之条件 608
2 支票之外地兑现 610
3 (a) 支票之开户人 610
(b) 委托银行兑现保证 612
4 (a) 委托支票贴现 612
(b) 委托提示支票 613
(c) 支票之提示与贴现 615
5 经由银行之汇款 616
6. 拒绝承兑票据 618
7. 该户剩余额之报告 618
ⅩⅧ. REMITTANCES AND ACKNOWLEDGEMENTS 汇款及收据 621
Specimen Letters: 623
1. 订货已到，汇出货款 623
2. 向伦敦先知货到付款 624
3. 函知货款已收到并请续訂 625
4. 函知汇款不足 626
5. 要求履行付款条件 627
Useful Expressions: 628
The Structure of Letters Acknowledging Receipt of Remittances 628
1 (a) 汇款理由 628
The Structure of Letters Covering Remittances 628
(b) 汇款目的 630
2 (a) 汇款方法 632
(b) 结帐 633
3 领取收据 633
4 (a) 帐单付款 634
(b) 迟延汇款表示歉意 635
5 恳求展延付款 636
6 (a) 感谢汇款 637
(b) 汇款额明细帐 638
(c) 随文检附收据 639
(d) 帐单付款收据 640
7 (a) 汇款不足 640
(b) 不足额不多馀款可免 641
(c) 要求补足汇款 641
(d) 退回汇票恳求更正 642
8 支票拒绝往来 642
9 恳请惠顾 643
ⅩⅨ. COLLECTION OF ACCOUNTS 结帐书之提示 645
Specimen Letters: 647
1. 函送结帐书恳求付款 647
2. 敦请付清帐款 648
3. 催促清偿债务(略带威吓性) 649
4. 新订化供应前，先要求付清旧欠 650
5. 延期支票退票后，函請速即汇款 652
6. 函覆退票原由，除随附汇票处并示歉意 653
7. 覆威吓性催促清偿债务并恳求展延付款 654
The Structure of Collection Letters 655
1 (a) 函送结帐书 656
(b) 被要求结帐书时 656
Useful Expressions: 656
2 (a) 超越付款期限 657
(b) 再三催促清偿欠帐 659
3 (a) 述明履行付款期限与价格优待之关系 663
(b) 为急需资金而催促付款 665
(c) 债务人之诉苦 666
4 要求付款 668
5 (a) 发出支票 671
(b) 收受支票 672
(c) 支票之更改，展延付款 673
6 强硬手段之威吓 674
ⅩⅩ. COMPLAINTS AND CLAIMS 抗议与索赔 677
Specimen Letters: 679
1. 展延交货所受苦境 679
2. 装运货品与样品不符，不减价即拒收 680
3. 装运货品之品质恶劣所受苦境 681
4. 同上 682
5. 装运货品规格不符，要求更正送货单 683
6. 帐单错误，要求更正 685
7. 装运货品与送货单帐单价格过高 686
The Structure of Letters Making Complaints and Claims 687
Useful Expressions: 688
1 (a) 訂货未到 688
(c) 订货客户所受损失 689
(b) 详述展延理由 689
(d) 要求从速补救 691
(c) 详述展延付款理由 691
2 (a) 装运货品之品质较劣 692
(b)不雅 693
(c) 与样品不符 694
(d) 货品不符 695
(e) 损伤 696
(f) 交货数量不符 698
3 (a) 求偿 700
(b) 减少价格 701
(c) 拒收 702
(d) 嗣后之要求 703
4 对于托售商品之苦境 705
5 帐单之错误 706
6 行李遗失而向铁路局求偿 707
ⅩⅪ. ADJUSTMENTS 对苦境抗议之协调 711
Specimen Letters: 713
1. 对展延交货之协调、输送之延误，订货之再装运 713
2. 对品质批评之辩解，出货部之过失，订货之再供应 714
3. 误送仓库内之废弃物，随即更换完整品 716
4. 装运货品规格不符时，函谢提醒并更正送货单 717
5. 结帐单错误时，更正并致歉意 718
6. 对不切实之批评和要求的反驳 719
Useful Expressions: 721
1 (a) 收到抗议，敬乞宥恕 721
The Structure of Letters Adjusting Complaints 721
(b) 对于抗议，表示谢意 723
(c) 同情对方之苦境 725
2 (a) 责任在于己 726
(b) 表示遗憾 728
(c) 今后绝不重蹈覆辙 729
3 (a) 释明理由 731
(b) 责任不明 734
4 (a) 非自己之责任 735
(b) 未便赔偿 737
5 (a) 从速装运 740
(b) 再装运 742
(c) 装运品之更换 742
(d) 包换 744
(e) 减价 745
(f) 展延付款 746
(g) 帐单更正 747
6 所说苦境待查后答覆 748
7 陈述顾客至上之诚意 748
ⅩⅫ. LETTERS OF INTRODUCTION 介绍信 751
Specimen Letters: 753
1. 推介赴美商务考察人员(向往来户) 753
2. 检附介绍书函知对方 754
The Structure of Letters of Introduction 755
Useful Expressions: 758
1 (a) 被介绍人姓名及身份 758
(b) 介绍之理由 760
2 恳请多赐关照 762
3 函谢被介绍人之好处 764
ⅩⅩⅢ. SOCIAL LETTERS 社交书信 767
1. Invitations and Acknowledgements 770
(a) Formal Invitations 770
(b) Informal Invitations 773
(c) Formal Acknowledgements 777
(d) Informal Acknowledgements 779
(e) Recalling Invitations 782
2 约定面谈日期 783
3 庆贺卡 785
4 弔唁信 789
5 慰问信函 792
6 赠物信函 795
7 申谢信函 797
8 称呼地址与写法 799
APPENDICES 801
1. Agreement for Exclusive Agency 803
1. 特约专售代理商之合同 803
A. AGREEMENTS AND OTHER FORMS 契约、合同及其他程式 803
2. 委任状 804
3. 解除委任状 807
4. 卖渡证(买卖契约) 807
5. 房屋租约 808
6. 专利权之让渡 811
7. 买卖契约确认书 812
8. 支票之支付 814
9. 领事签证 815
10. 原产地证明书 820
11. 税务(海关)出货单 821
12. 领取货物保证书 824
B.ABBREVIATIONS AND SIGNS 简写及记号 827
8. 关于辞职者之品行、能力之证明书 2224