第1篇 Excel——高效的表格与数据处理软件Chapter 01 快速输入与编辑数据 2
1.1 文字的输入 3
1.1.1 在编辑栏中输入 3
1.1.2 在单元格中输入 4
1.1.3 文字的自动换行功能 5
1.2 数值数据的输入 5
1.2.1 输入0开头的数据 6
1.2.2 设置保留的小数位数 7
1.2.3 输入负数 7
1.3 货币符号及会计专用格式的添加 8
1.3.1 使用“数字格式”快速添加货币符号 9
1.3.2 设置默认的货币格式 9
文秘应用 设置产值利润对比表 10
1.3.3 快速添加“会计专用”格式 11
1.4 自动填充数据 11
1.4.1 快速填充相同数据 12
1.4.2 填充有规律的数据 13
1.4.3 自定义填充数据 15
文秘应用 自动填充员工编号 15
1.5 复制与移动数据 17
1.5.1 使用复制、剪切功能复制与移动数据 17
1.5.2 从快捷菜单中选择粘贴选项 19
1.5.3 通过拖动法复制与移动数据 20
1.6 查找和替换数据 20
1.6.1 查找替换文字或格式 21
1.6.2 使用通配符进行高级查找 23
1.7 防止输入无效数据的有效性设置 24
1.7.1 设置有效性条件 24
1.7.2 设置提示信息 25
1.7.3 设置出错信息 26
文秘应用 手机号码输入限制 26
Chapter 02 快速格式化工作表 27
2.1 设置单元格格式 28
2.1.1 在功能区中设置文本格式 28
2.1.2 在功能区中设置对齐格式 30
2.2 设置边框和底纹 32
2.2.1 快速打造边框 33
2.2.2 快速添加表格底纹 34
2.3 用颜色显示适合条件的单元格 36
文秘应用 设置文件传阅单 36
2.3.1 突出显示单元格规则 37
2.3.2 数据条 38
2.3.3 图标集 39
2.3.4 自定义条件格式 39
2.3.5 管理条件格式 40
文秘应用 用条件格式显示业务完成量 40
2.4 套用表格格式 43
2.4.1 套用预设表格格式美化工作表 43
文秘应用 用条件格式显示员工培训成绩 43
2.4.2 套用表格格式后不考虑位置筛选数据 44
2.5 创建页眉和页脚 45
2.5.1 在“页面布局”视图下编辑页眉和页脚 45
2.5.2 在“页面布局”对话框中插入页眉和页脚 47
Chapter 03 高效管理表格数据 49
3.1 快速排列表格中的数据 50
3.1.1 简单排序 51
3.1.2 高级排序 52
3.1.3 自定义排序 53
文秘应用 为公司员工销售业绩排序 54
3.2 筛选 55
3.2.1 自动筛选 56
3.2.2 通过关键字筛选数据 58
3.2.3 自定义筛选 59
3.2.4 高级筛选 60
3.3 分类汇总 60
3.3.1 创建分类汇总 61
文秘应用 汇总各部门员工薪资管理表 61
3.3.2 多级分类汇总 62
3.3.3 分级显示数据 63
Chapter 04 高效办公中SmartArt图形与图表的应用 64
4.1 使用专业的SmartArt图形 65
4.1.1 插入图片类型的SmartArt图形 66
4.1.2 输入图形文本 67
4.1.3 在SmartArt图形中插入图片 67
4.1.4 设计SmartArt图形 68
4.1.5 格式化SmartArt图形 71
4.2 快速应用图表 75
4.2.1 在功能区中快速选择图表类型 76
4.2.2 改变图表类型 77
文秘应用 制作广告投放数量图表 77
4.3 设置图表格式 78
4.3.1 快速设置图表布局和样式 78
4.3.2 手动设置图表标签的布局和格式 79
4.3.3 设置坐标轴和网格线的格式 80
4.3.4 设置图表背景 81
4.4 对图表进行分析 84
4.4.1 使用趋势线预测未来 84
4.4.2 为图表添加折线 86
4.4.3 为图表添加误差线 87
文秘应用 对三家网站满意度调查图 88
4.5 使用迷你图显示数据趋势 90
4.5.1 创建迷你图分析数据 90
4.5.2 修改迷你图 92
Chapter 05 使用数据透视表分析表格数据 96
5.1 创建数据透视表 97
5.2 编辑数据透视表 98
5.2.1 添加字段 98
5.2.2 更改字段布局 100
5.2.3 更改汇总字段汇总方式 100
5.2.4 更改值的数字格式 101
5.2.5 更改值显示方式 102
5.3设置数据透视表的显示方式 102
文秘应用 使用数据透视表分析员工请假信息 102
5.3.1 活动字段的展开与折叠 103
5.3.2 筛选数据透视表中的数据 103
5.3.3 插入切片器筛选数据透视表 104
5.4 设置数据透视表格式 106
5.4.1 设置数据透视表布局 106
5.4.2 套用数据透视表样式 107
5.5 创建数据透视图 108
5.6 编辑数据透视图 109
文秘应用 使用数据透视图分析员工请假信息 110
Chapter 06 高效办公中公式与函数的运用 112
6.1 工作中常用的Excel计算功能 113
6.1.1 使用∑自动求和 113
6.1.2 使用“求和”列表快速统计个数与平均值 114
6.1.3 在状态栏中快速查看基本统计结果 115
6.2 求解计算结果的公式 116
6.2.1 公式的基本元素 117
6.2.2 公式中的运算符 117
6.2.3 公式的输入 119
文秘应用 计算商品销售金额 119
6.2.4 公式中单元格的引用方式 120
文秘应用 统计产品供应清单 121
6.3 专业求解的函数 122
6.3.1 函数的结构 123
6.3.2 在公式中使用函数 123
6.3.3 函数的嵌套使用 124
6.4 文秘工作中常用的函数 126
6.4.1 AND函数 126
6.4.2 TEXT函数 127
6.4.3 YEAR函数 128
6.4.4 IF函数 128
6.4.5 COUNTIF函数 131
6.4.6 SUMPRODUCT函数 132
文秘应用 统计报销费用大于500元的个数 132
6.4.7 RANK.AVG和RANK.EQ函数 133
6.4.8 VLOOKUP函数 134
6.4.9 MATCH函数 136
Chapte 07 数据的有效保护 138
7.1 工作簿的保护 139
7.1.1 设置密码保护工作簿 139
7.1.2 使用数字签名保护工作簿 140
7.1.3 执行“保护工作簿”命令保护工作簿 141
7.2 工作表的保护 143
7.2.1 取消工作表标签的显示 143
7.2.2 隐藏重要工作表 144
7.2.3 执行“保护工作表”命令保护工作表 145
7.3 单元格的保护 146
7.3.1 设置用户编辑区域 147
文秘应用 保护工资额计算公式 149
7.3.2 保护部分单元格 150
7.3.3 隐藏单元格中的核心数据 151
第2篇 Excel在文秘与行政中的应用Chapter 08 文秘常用单据的制作 154
8.1 部门借款单据设计 155
8.1.1 建立工作表 155
8.1.2 输入借款单内容 156
8.1.3 调整借款单的行高与列宽 157
8.1.4 合并单元格使借款单规范化 158
8.1.5 插入行添加借款单制作单位 158
8.1.6 设置单元格文字的格式 159
常见问题 三联借款单如何使用 159
8.1.7 使用“边框”对话框添加框线 160
8.1.8 设置打印范围与票据的打印 162
8.2 制作销售收据 163
8.2.1 使用框线列表快速绘制销售收据表格 163
8.2.2 文本对齐方式的应用 164
8.2.3 让单元格内文字垂直显示 165
经验分享 销售发票（收据）的种类与购买 165
8.2.4 设置单元格日期格式 166
8.2.5 为销售金额添加货币符号 167
8.2.6 为单元格添加色彩 167
经验分享 发票和收据的联系与区别 168
8.2.7 完成销售收据中各项金额的计算 169
8.2.8 自定义单元格格式让金额大写显示 170
8.2.9 为邮编添加几何图形符号 171
经验分享 财务凭证中对数字金额书写的要求 171
8.2.10 将销售收据保存为模板 172
经验分享 发票、收据的管理 172
常见问题 收据是否都不能入账 172
专家点拨 注重办公室桌面环境和心理环境建设 174
Chapter 09 企划书的制作 175
9.1 创建企划书 176
经验分享 企划书的基本构成要素 176
9.2 制作产品开发项目组成员组织结构方案 178
9.2.1 用形状制作组织结构图 178
经验分享 企划书的一般格式 178
9.2.2 设置单元格背景 181
9.3 制作新产品的网络营销方案 182
9.3.1 插入SmartArt图形 182
常见问题 营销企划书应该怎么写 183
9.3.2 插入形状及内容 184
9.3.3 设置文档效果 185
经验分享 商业企划书 186
常见问题 商业企划书的用途是什么 186
9.4 制作新产品项目进度方案 190
专家点拨 商务用餐礼仪 191
Chapter 10 公司会议安排与会议室使用管理 193
10.1 会议室使用预约 194
10.1.1 导入会议室使用预约表模板 194
10.1.2 用颜色标出会议室预约情况 195
10.1.3 筛选会议室可用时段 196
10.1.4 查询某部门会议安排 197
10.2 跟踪会议准备工作 198
常见问题 准备会议的工作有哪些 198
10.2.1 建立会议前期工作执行检查表 199
10.2.2 使用甘特图分析任务执行情况 201
经验分享 成功会议的十大注意事项 201
经验分享 制作会议邀请函 203
10.3 会议签到 210
常见问题 怎样做好会议室管理工作 210
10.3.1 制作会议签到表 211
10.3.2 将成员名字按英文字母顺序排列 212
10.3.3 使用数据有效性为列席人员划勾 213
10.3.4 统计会议成员出席情况 215
经验分享 会议组织者在会议中的注意事项 218
经验分享 会议组织者在会议结束时需注意的问题 217
专家点拨 文秘协调人际关系的方法和技巧 218
11.1 公司员工用车状况分析 221
11.1.1 创建公司员工用车情况表 221
经验分享 轻松拟定车辆使用和管理规定 221
经验分享 公司车辆使用规定的十项内容 224
11.1.2 筛选某部门的用车情况 225
11.1.3 筛选私事用车且耗费较高的员工 226
11.1.4 分类汇总各部门用车耗费 227
11.1.5 用对比条形图比较因私与因公用车状况 230
常见问题 司机的职责是什么 230
11.2 公司车辆的财产清查与折旧评估 239
11.2.1 使用自定义单元格格式快速录入数据 239
常见问题 车辆折旧应该如何计算 239
11.2.2 计算本期与累计提取的折旧金额 240
经验分享 国家标准汽车折旧表 240
11.2.3 数据的保护 242
常见问题 固定资产净残值应如何计算 243
常见问题 如何管理公司车辆 246
专家点拨 如何成为上司重用的秘书 248
Chapter 12 客户信息管理 250
12.1 编辑客户资料表 251
12.1.1 在客户资料表中使用超链接 251
12.1.2 在客户资料表中使用批注 252
常见问题 企业如何有效地保护客户信息 253
12.2 制作客户订单 254
12.2.1 拆分冻结窗格 254
常见问题 如何建立客户忠诚度 254
12.2.2 编辑客户订单表格中的公式 255
12.2.3 编辑客户订单表内容 258
经验分享 客户信息基本内容 259
12.3 制作订单数据透视表和数据透视图 260
12.3.1 创建数据透视表 260
12.3.2 创建数据透视图 264
经验分享 客户关系管理 264
12.4 编辑客户折扣管理表 266
经验分享 客服中心服务规范用语 267
专家点拨 电子邮件使用礼仪 269
Chapter 13 员工资料库与人事管理 270
13.1 编辑员工基本资料表 271
13.1.1 输入员工身份证编码 271
13.1.2 从员工身份证中提取出生日期、性别等有效信息 272
13.1.3 应用DATEDIF函数计算员工工龄 273
13.2 管理公司员工考勤信息 274
13.2.1 制作公司动态考勤记录表 274
13.2.2 统计员工迟到、早退和请假情况 277
13.2.3 统计员工加班时间并计算加班工资 279
常见问题 如何编写公司考勤管理制度 280
13.3 统计员工工资 281
13.3.1 利用函数统计员工工资表 281
经验分享 工资的相关概念 281
13.3.2 统计员工缴纳的社保情况 283
常见问题 社保包括的内容有哪些 284
13.3.3 制作工资明细表 285
经验分享 办理养老保险的相关手续 285
常见问题 养老保险缴费数额的计算方法 287
13.3.4 根据员工工资明细表制作工资条 288
13.4 为每个员工建立信息查询表 289
13.5 分析员工工资情况 291
13.5.1 创建员工工资分析表 291
13.5.2 利用条件格式分析工资数据 292
13.5.3 使用数据分析工具分析工资领取状况 293
13.5.4 创建带下拉列表的员工工资统计图 295
专家点拨 做个高效工作的文秘 297
Chapter 14 公司办公用品管理 298
14.1 建立办公用品库存明细表 299
14.1.1 自定义物品名称序列 299
14.1.2 自定义物品编号 300
14.1.3 突出显示小于安全库存的物品 302
经验分享 安全库存 302
14.1.4 库存物品查询 304
经验分享 建立办公用品管理系统的优势 308
常见问题 如何管理圆珠笔.便贴纸之类物品 308
14.2 建立办公用品需求登记表 311
14.2.1 设定需求上限 311
14.2.2 保护工作表编辑区域 312
14.2.3 共享工作簿 313
14.2.4 对超出需求上限的录入发出警告 313
经验分享 复印方法 313
14.2.5 快速标识超出需求上限的数量 314
14.2.6 统计各办公用品需求量 315
14.3 办公用品采购统计 317
14.3.1 统计各办公用品拟购数量 317
经验分享 办公用品的使用原则 317
常见问题 采购办公用品前需要做哪些准备 318
14.3.2 使用SUMPRODUCT函数计算拟购金额 320
专家点拨 优秀秘书所应具备的知识与技能 321
Chapter 15 制作公司新产品调查问卷 322
15.1 设计调查问卷的内容 323
15.1.1 设计问卷的标题和前言 323
常见问题 如何使调查问卷结果更真实 323
15.1.2 设计问卷主体 324
经验分享 市场调查与市场调查问卷 327
15.2 接收调查问卷结果 328
15.2.1 制作问卷调查结果接收表 328
15.2.2 自动接收问卷结果 329
经验分享 市场调查的方法 329
15.2.3 将编码转换为问题选项 332
15.3 统计调查结果 334
15.3.1 用REPT函数生成图形分析产品定价 334
常见问题 调查问卷的构成有哪些 337
15.3.2 用多边形图分析受访者月收入分布情形 338
常见问题 调查问卷的题型有哪些 340
经验分享 李克特量表构造步骤 343
15.3.3 分析产品定位 345
常见问题 什么是有效问卷 345
专家点拨 秘书管理时间小窍门 347
第3篇 拓展应用 350
Chapter 16 Excel与其他软件的协同使用 350
16.1 创建与使用共享工作簿 351
16.1.1 创建共享工作簿 351
16.1.2 编辑共享工作簿 353
16.1.3 断开用户与共享工作簿的连接 355
16.1.4 停止工作簿的共享状态 356
16.2 在Excel中导入不同类型的数据 357
16.2.1 在Excel中导入Word文档内容 357
16.2.2 在Excel中导入Access数据 360
16.2.3 在Excel中导入文本数据 361
16.2.4 在Excel中导入网站中的数据 362
16.3 将工作表输出为PDF格式 363