第1篇Excel——高效的表格与数据处理软件 2
Chapter01快速输入与编辑数据 2
1.1文字的输入 3
1.1.1在编辑栏中输入 3
1.1.2在单元格中输入 4
1.1.3文字的自动换行功能 5
1.2数值数据的输入 5
1.2.1输入0开头的数据 6
1.2.2设置保留的小数位数 7
1.2.3输入负数 7
1.3货币符号及会计专用格式的添加 8
1.3.1使用“数字格式”快速添加货币符号 9
1.3.2设置默认的货币格式 9
文秘应用设置产值利润对比表 10
1.3.3快速添加“会计专用”格式 11
1.4自动填充数据 11
1.4.1快速填充相同数据 12
1.4.2填充有规律的数据 13
1.4.3自定义填充数据 15
文秘应用自动填充员工编号 15
1.5复制与移动数据 17
1.5.1使用复制、剪切功能复制与移动数据 17
1.5.2通过拖动法复制与移动数据 19
1.6查找和替换数据 20
1.6.1查找替换文字或格式 20
1.6.2使用通配符进行高级查找 22
1.7防止输入无效数据的有效性设置 23
1.7.1设置有效性条件 23
1.7.2设置提示信息 24
1.7.3设置出错信息 25
文秘应用手机号码输入限制 25
Chapter02快速格式化工作表 26
2.1设置单元格格式 27
2.1.1在功能区中设置文本格式 27
2.1.2在功能区中设置对齐格式 29
2.2设置边框和底纹 31
2.2.1快速打造边框 32
2.2.2快速添加表格底纹 33
2.3用颜色显示适合条件的单元格 35
文秘应用设置文件传阅单 35
2.3.1突出显示单元格规则 36
2.3.2数据条 37
2.3.3图标集 37
2.3.4自定义条件格式 38
文秘应用用条件格式显示业务完成量 38
2.4套用工作表样式 39
2.5创建页眉和页脚 40
2.5.1在“页面布局”视图下编辑页眉和页脚 41
2.5.2在“页面设置”对话框中插入页眉和页脚 42
Chapter03高效管理表格数据 44
3.1快速排列表格中的数据 45
3.1.1简单排序 46
3.1.2高级排序 47
3.1.3自定义排序 48
文秘应用为公司员工销售业排序 49
3.2筛选 50
3.2.1自动筛选 51
3.2.2自定义筛选 53
3.2.3高级筛选 54
3.3分类汇总 55
3.3.1创建分类汇总 55
3.3.2多级分类汇总 56
文秘应用汇总各部门员工资管理表 56
3.3.3分级显示数据 58
3.4创建数据透视表 58
3.5编辑数据透视表 59
3.5.1添加字段 60
3.5.2设置字段 61
3.5.3隐藏字段 62
3.5.4设置数据透视表格式 63
3.6创建数据透视图 64
3.7编辑数据透视图 65
Chapter04高效办公中SmartArt图形与图表的应用 68
4.1什么是SmartArt图形 69
4.1.1创建SmartArt图形 70
4.1.2输入图形文本 71
4.1.3设计SmartArt图形 71
4.1.4格式化SmartArt图形 74
4.2快速应用图表 78
4.2.1在功能区中快速选择图表类型 79
4.2.2改变图表类型 79
4.3设置图表格式 80
4.3.1快速设置图表布局和样式 80
文秘应用制作广告投放数量图表 80
4.3.2手动设置图表标签的布局和格式 81
4.3.3设置坐标轴和网格线的格式 82
4.3.4设置图表背景 83
4.4对图表进行分析 86
4.4.1使用趋势线预测未来 86
4.4.2为图表添加折线 88
4.4.3为图表添加误差线 89
文秘应用对三家网站满意度调查图 90
Chapter05高效办公中公式与函数的运用 92
5.1工作中常用的Excel计算功能 93
5.1.1使用Σ自动求和 93
5.1.2使用“求和”列表快速统计个数与平均值 94
5.1.3在状态栏中快速查看基本统计结果 95
5.2求解计算结果的公式 96
5.2.1公式的基本元素 97
5.2.2公式中的运算符 97
5.2.3公式的输入 99
文秘应用计算商品销售金额 99
5.2.4公式中单元格的引用方式 100
文秘应用统计产品供应清单 101
5.3专业求解的函数 102
5.3.1函数的结构 103
5.3.2在公式中使用函数 103
5.3.3函数的嵌套使用 104
5.4文秘工作中常用的函数 106
5.4.1AND函数 106
5.4.2TEXT函数 107
5.4.3TODAY函数 108
5.4.4YEAR函数 108
5.4.5IF函数 109
5.4.6COUNTIF函数 111
文秘应用统计报销费用大于500元的个数 112
5.4.7SUMIF函数 113
5.4.8SUMPRODUCT函数 113
5.4.9RANK函数 114
5.410VLOOKUP函数 115
5.4.11INDEX函数 117
5.4.12MATCH函数 118
Chapter06数据的有效保护 120
6.1工作簿的保护 121
6.1.1设置密码保护工作簿 121
6.1.2使用数字签名保护工作簿 122
6.1.3执行“保护工作簿”命令保护工作簿 123
6.2工作表的保护 125
6.2.1取消工作表标签的显示 125
6.2.2隐藏重要工作表 126
6.2.3执行“保护工作表”命令保护工作表 127
6.3单元格的保护 128
6.3.1设置用户编辑区域 129
文秘应用保护工资额计算公式 131
6.3.2保护部分单元格 132
6.3.3隐藏单元格中的核心数据 133
第2篇Excel在文秘与行政中的应用 133
Chapter07文秘常用单据的制作 136
7.1制作差旅费报销单 137
7.1.1建立工作表 137
7.1.2调整单元格行高列宽 138
7.1.3合并单元格使报销单规范化 139
7.1.4使用自动换行让单元格内文字不拥挤 141
7.1.5插入行添加报销单标题 141
常见问题差旅费报销范围的界定 141
7.1.6设置单元格文字的格式 142
7.1.7使用“边框”对话框添加框线 143
经验分享如何替上司预订车票 143
7.1.8设置打印范围与票据的打印 145
7.2制作销售收据 147
7.2.1使用框线列表快速绘制销售收据表格 147
7.2.2文本对齐方式的应用 149
经验分享销售发票（收据）的种类与购买 149
7.2.3让单元格内文字垂直显示 150
7.2.4设置单元格日期格式 150
7.2.5为销售金额添加货币符号 151
7.2.6为单元格添加色彩 152
经验分享发票和收据的联系与区别 152
7.2.7完成销售收据中各项金额的计算 153
7.2.8自定义单元格格式让金额大写显示 154
7.2.9为邮编添加几何图形符号 155
经验分享财务凭证中对数字金额书写的要求 155
7.2.10将销售收据保存为模板 156
经验分享发票、收据的管理 156
常见问题收据是否都不能入账 156
专家点拨注重办公室桌面环境和心理环境建设 158
Chapter08文秘办公室常用表格的制作 159
8.1来电来访登记表 160
8.1.1自动调整列宽 160
8.1.2套用表格格式快速格式化工作表 161
8.1.3新建单元格样式 162
经验分享接待来访的礼仪 163
8.1.4数据有效性的简单应用 164
8.1.5设置按Enter键后活动单元格移动方向 166
8.1.6添加汇总行自动汇总来电来访记录 166
经验分享有效的电话沟通 166
8.1.7为工作表添加页眉 167
8.2礼品发放登记表 169
8.2.1新建工作表 169
8.2.2使用礼品剪贴画装饰表格 170
8.2.3为礼品发放登记表应用单元格样式 173
8.2.4用拆分冻结功能固定表头栏 174
经验分享公司礼品管理 174
8.2.5编号的自动填充 175
8.2.6用艺术字制作标题字样 176
经验分享行政部礼品采购与发放原则 176
8.2.7更换礼品发放登记表的主题 177
8.3日程表与备忘录 178
8.3.1下载日程表与备忘录模板 178
8.3.2将模板复制到已有工作簿中 179
常见问题如何巧妙替上司挡驾 179
8.3.3删除工作日程安排中的不相关内容 180
8.3.4快速查看模板中的公式 181
经验分享多种方式的备忘手段 181
8.3.5为日程表添加图片背景 182
8.3.6在备忘录中引用其他工作表的单元格 183
专家点拨商务交往中道歉的技巧 184
Chapter09企划书的制作 185
9.1创建企划书 186
经验分享企划书的基本构成要素 186
9.2制作产品开发项目组成员组织结构方案 188
9.2.1用形状制作组织结构图 188
经验分享企划书的一般格式 188
9.2.2设置单元格背景 191
9.3制作新产品的网络营销方案 192
9.3.1插入SmartArt图形 192
常见问题营销企划书应该怎么写 193
9.3.2插入形状及内容 194
9.3.3设置文档效果 195
经验分享商业企划书 196
常见问题商业企划书的用途是什么 196
9.4制作新产品项目进度方案 200
专家点拨商务用餐礼仪 201
Chapter10公司会议安排与会议室使用管理 203
10.1会议室使用预约 204
10.1.1导入会议室使用预约表模板 204
10.1.2用颜色标出会议室预约情况 205
10.1.3筛选会议室可用时段 206
10.1.4查询某部门会议安排 207
10.2跟踪会议准备工作 208
常见问题准备会议的工作有哪些 208
10.2.1建立会议前期工作执行检查表 209
10.2.2使用甘特图分析任务执行情况 211
经验分享成功会议的十大注意事项 211
经验分享制作会议邀请函 213
常见问题怎样做好会议室管理工作 220
10.3会议签到 220
10.3.1制作会议签到表 221
10.3.2将成员名字按英文字母顺序排列 222
10.3.3使用数据有效性为列席人员划勾 223
10.3.4统计会议成员出席情况 225
经验分享会议组织者在会议中的注意事项 226
经验分享会议组织者在会议结束时需注意的问题 227
专家点拨文秘协调人际关系的方法和技巧 228
Chapter11公司车辆使用管理 230
11.1公司员工用车状况分析 231
11.1.1创建公司员工用车情况表 231
经验分享轻松拟定车辆使用和管理规定 231
经验分享公司车辆使用规定的十项内容 234
11.1.2筛选某部门的用车情况 235
11.1.3筛选私事用车且耗费较高的员工 236
11.1.4分类汇总各部门用车耗费 237
11.1.5用对比条形图比较因私与因公用车状况 240
常见问题司机的职责是什么 240
11.2公司车辆的财产清查与折旧评估 249
11.2.1使用自定义单元格格式快速录入数据 249
常见问题车辆折旧应该如何计算 249
11.2.2计算本期与累计提取的折旧金额 250
经验分享国家标准汽车折旧表 250
11.2.3设置允许用户编辑的区域范围 252
常见问题固定资产净残值应如何计算 252
常见问题如何管理公司车辆 254
专家点拨如何成为上司重用的秘书 256
Chapter12客户信息管理 258
12.1编辑客户资料表 259
12.1.1在客户资料表中使用超链接 259
12.1.2在客户资料表中使用批注 260
常见问题企业如何有效地保护客户信息 261
12.2制作客户订单 262
12.1拆分冻结窗格 262
常见问题如何建立客户忠诚度 262
12.2.2编辑客户订单表格中的公式 263
12.2.3编辑客户订单表内容 266
经验分享客户信息基本内容 267
12.3制作订单数据透视表和数据透视图 268
12.3.1创建数据透视表 268
12.3.2创建数据透视图 272
经验分享客户关系管理 272
12.4编辑客户折扣管理表 274
经验分享客服中心服务规范用语 275
专家点拨电子邮件使用礼仪 276
Chapter13员工资料库与人事管理 278
13.1编辑员工基本资料表 279
13.1.1输入员工身份证编码 279
13.1.2从员工身份证中提取出生日期、性别等有效信息 280
13.1.3应用DATEDIF函数计算员工工龄 281
13.2管理公司员工考勤信息 282
13.21制作公司动态考勤记录表 282
13.2.2统计员工迟到、早退和请假情况 285
13.2.3统计员工加班时间并计算加班工资 287
常见问题如何编写公司考勤管理制度 288
13.3统计员工工资 289
13.3.1利用函数统计员工工资表 289
经验分享工资的相关概 290
13.3.2统计员工缴纳的社保情况 291
常见问题社保包括的内容有哪些 292
13.3.3制作工资明细表 293
经验分享办理养老保险的相关手续 293
常见问题养老保险缴费数额的计算方法 295
13.3.4根据员工工资明细表制作工资条 296
13.4为每个员工建立信息查询表 297
13.5分析员工工资情况 299
13.5.1创建员工工资分析表 299
13.5.2利用条件格式分析工资数据 300
13.5.3使用数据分析工具分析工资领取状况 301
13.5.4创建带下拉列表的员工工资统计图 303
专家点拨做个高效工作的文秘 305
Chapter14公司办公用品管理 306
14.1建立办公用品库存明细表 307
14.1.1自定义物品名称序列 307
14.1.2自定义物品编号 308
经验分享安全库存 310
14.1.3突出显示小于安全库存的物品 310
14.1.4库存物品查询 312
经验分享建立办公用品管理系统的优势 316
常见问题如何管理圆珠笔、便贴纸之类物品出纳票据结算 316
14.2建立办公用品需求登记表 319
14.2.1设定需求上限 319
14.2.2保护工作表编辑区域 320
14.2.3共享工作簿 321
14.2.4对超出需求上限的录入发出警告 321
经验分享复印方法 321
14.2.5快速标识超出需求上限的数量 322
14.2.6统计各办公用品需求量 323
14.3办公用品采购统计 325
14.3.1统计各办公用品拟购数量 325
经验分享办公用品的使用原则 325
常见问题采购办公用品前需要做哪些准备 326
14.3.2使用SUMPRODUCT函数计算拟购金额 328
专家点拨优秀秘书所应具备的知识与技能 329
Chapter15制作公司新产品调查问卷 330
15.1设计调查问卷的内容 331
15.1.1设计问卷的标题和前言 331
常见问题如何使调查问卷结果更真实 331
15.1.2设计问卷主体 332
经验分享市场调查与市场调查问卷 335
15.2接收调查问卷结果 336
15.2.1制作问卷调查结果接收表 336
15.2.2自动接收问卷结果 337
经验分享市场调查的方法 337
15.2.3将编码转换为问题选项 340
15.3统计调查结果 342
15.3.1用REPT函数生成图形分析产品定价 342
常见问题调查问卷的构成有哪些 345
15.3.2用多边形图分析受访者月收入分布情形 346
常见问题调查问卷的题型有哪些 348
经验分享李克特量表构作步骤 350
15.3.3分析产品定位 353
常见问题什么是有效问卷 354
专家点拨秘书管理时间小窍门 355
第3篇Excel与其他软件协同使用 358
Chapter16Excel与其他软件协同工作 358
16.1创建与使用共享工作簿 359
16.1.1创建共享工作簿 359
16.1.2编辑共享工作簿 361
16.1.3断开用户与共享工作簿的连接 363
16.1.4停止工作簿的共享状态 364
16.2在Excel中导入不同类型的数据 365
16.2.1在Excel中导入Word文档内容 365
16.2.2在Excel中导入Access数据 368
16.2.3在Excel中导入文本数据 369
16.2.4在Excel中导入网站中的数据 370
16.3将工作表输出为PDF格式 371