第一章 高级文秘岗位认知第一节 高级文秘岗位描述 3
一、文书写作与处理实务 4
二、会务组织与管理 4
三、文件资料管理与运用 4
四、信息档案管理 5
五、人际沟通与工作协调 5
六、访客接待 5
七、协助上司 5
第二节 高级文秘岗位要求 8
一、业务要求 9
二、知识要求 9
三、能力要求 12
探究·思考 14
第二章 必备基本技能第一节 计划管理能力 17
一、目标与计划制订要点 17
二、任务展开，组织实施计划 19
三、设置计划控制点，纠正偏差 20
第二节 时间管理能力 21
一、了解自身时间管理的状况 21
二、拟制工作计划 22
三、制定并运用标准作业程序 25
第三节 成本控制能力 26
一、合理使用办公用品 26
二、正确使用办公设备 27
三、利用网络办公 28
第四节 沟通协调能力 28
一、沟通方式 28
二、沟通技巧 29
三、沟通的基本要求 30
四、上司之间沟通协调 31
五、部门之间沟通协调 31
六、同事关系的协调 33
探究·思考 35
第三章 日常事务处理第一节 文件收发 39
一、邮件收进的程序和要求 39
二、邮件的发出 42
第二节 电话处理 42
一、电话接听 43
二、电话打出 44
三、电话信息系统 44
第三节 接待工作 45
一、接待工作的基本任务 46
二、接待工作的一般程序 46
三、接待的具体工作 47
第四节 文档处理 48
一、文档分类 48
二、文档存储 49
三、文档查阅 50
四、文档分装 52
五、文档销毁 54
六、文档保密 55
第五节 信息管理 57
一、基本信息收集工作流程 57
二、信息系统建立 59
三、信息系统维护 60
四、信息系统利用 61
五、信息系统保密 61
第六节 印信管理 62
一、印章管理 62
二、介绍信管理 66
第七节 商旅活动安排 67
一、做好充分的旅行准备 68
二、订房订票 69
三、与上司一起旅行 73
四、旅行结束事务 74
第八节 做好上司服务 74
一、制订工作计划 74
二、合理安排约见 76
三、巧妙挡驾 77
四、及时提示和督促上司 77
第九节 受命督察工作 78
一、督察工作的特点 78
二、督察工作的主要方式 79
三、督察工作的主要步骤 80
四、督察工作的主要内容 81
五、督察工作的注意事项 81
探究·思考 82
第四章 会务管理 85
第一节 做好会前准备 85
一、工作交接 85
二、明确会议的类型 86
三、通知与会人员参加会议 87
四、会务人员分工与监控协调 88
五、会务经费预算 89
六、明确会议议程 90
七、安排住宿、餐饮、用车 92
八、会场布置 94
九、做好新闻发布工作 95
十、进行全面的会前检查 95
第二节 会议期间的工作 96
一、检查一切会议资源准备情况 96
二、客户接待 97
三、会务资料管理 98
四、会议保密管理 99
五、费用管理 100
六、议程跟踪 101
七、编写会议记录与会议简报 101
八、突发性事件处理 101
第三节 会后整理工作 102
一、会场检查 102
二、会场清理 102
三、会务组退房进行财务结算 102
四、会议效果的调查和总结 102
五、会议文件的收退 103
六、会议文件的立卷归档 104
探究·思考 105
第五章 文书写作 109
第一节 事务文书写作 109
一、计划的撰写 109
二、总结的撰写 111
三、述职报告的撰写 114
四、通知的撰写 117
五、申请书的撰写 119
六、讲话稿的撰写 120
第二节 礼仪文书写作 121
一、感谢信 121
二、慰问信 123
三、贺信 125
四、欢迎词、欢送词、答谢词 126
五、讣告 129
六、悼词 130
七、贺幛 131
八、挽幛 132
第三节 商务文书写作 132
一、名称运用要求 133
二、数字运用要点 133
三、计量单位运用规范 134
四、标点符号运用规范 134
探究·思考 136
第六章 健康安全 139
第一节 职业健康安全 139
一、保持工作环境整洁安全 139
二、将常用和不常用物品放在适当的位置 141
三、无法控制的工作条件处理 142
四、安全、恰当地处理剩余物品 142
五、意外事故或紧急情况应对 142
第二节 消防知识 144
一、防止发生火灾的方法 144
二、报火警的方法 144
三、灭火器的使用 145
四、逃生十法 145
第三节 初级救护知识 147
一、止血法 147
二、搬运法 149
三、常见创伤的处理原则 151
探究·思考 152
第七章 实用文秘英语第一节 电话 155
一、接听电话 155
二、通话人不在或没空的情形 156
三、时间读法 160
第二节 日常事务处理 160
一、处理信函 160
二、制定活动日程 162
三、安排出差 164
四、联系送件 165
五、安排约会 166
六、接待来访 169
七、档案管理 173
第三节 会务管理 175
一、谈论会议准备情况 175
二、安排会务活动 176
三、会议通知 177
四、会议议程 179
探究·思考 181
附录 183
总自检 183
常用工具表单 187
参考文献 199