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目录 3

第一篇 秘书工作总述 3

第一章秘书工作者 3

一、秘书的概念 3

二、秘书工作的职责 4

（一）具体职责 5

（二）工作要求 7

三、秘书工作的特点 9

（一）辅助性 9

（二）服务性 11

（三）综合性 14

（四）机密性 15

（五）政策性 16

四、秘书人员的修养 17

（一）马列主义、毛泽东思想基本理论修养 17

（二）较好的思想意识修养 21

（三）较深厚的文化知识修养 23

五、怎样当好秘书 25

（一）热爱秘书工作 26

（二）埋头苦干的精神 26

（三）严格按领导意图办事 27

（四）谦虚谨慎，平等待人 28

（五）严守纪律、严守本分 29

（一）秘书的社会角色 31

六、秘书心理 31

（二）秘书的职业动机 32

（三）秘书的性格与气质 36

（四）秘书的能力结构 37

（五）秘书的思维方式与思维品质 43

（六）秘书的情感与意志 46

（七）秘书的心理健康 49

第二章秘书工作 53

一、秘书与会议工作 53

（一）会议的要素 53

（二）会议的类型 53

（三）会务工作 55

二、秘书与调查研究工作 59

（一）调查研究的准备工作 59

（二）调查研究的方法 63

（三）调查研究的注意事项 65

三、秘书与信息工作 68

（一）信息工作的意义 69

（二）信息的分类 70

（三）信息的收集 72

（四）信息的传递和反馈 74

四、秘书与协调工作 77

（一）协调工作的内容 78

（二）协调工作的原则 86

五、秘书与公共关系 88

（一）什么是公共关系学 88

（二）公共关系与人际关系 89

（三）公共关系与广告 90

（四）公共关系的职能 92

（五）如何开展公共关系 96

（六）公共关系机构和公共关系人员 101

（七）政府机构的公共关系 107

六、秘书与信访工作 109

（一）做好信访工作的重要意义 110

（二）信访工作的原则 111

（三）处理人民来信来访的方法 114

七、秘书与值班工作 119

（一）值班工作的类型与任务 119

（二）值班人员守则 121

（三）做好值班记录 122

八、秘书与保密工作 124

（一）保密工作的含义 124

（二）密机的分类与确定 125

（三）保密工作的原则 127

（四）保密工作的内容 129

（五）印章管理 130

二、公文的特点 135

一、什么是公文 135

第三章公文概述 135

第二篇公文和其它应用文 135

三、公文的作用 137

四、公文的行文关系 138

（一）行文关系的含义 138

（二）处理行文关系的基本原则 139

五、公文写作的基本要求 141

六、公文的格式 142

（一）公文的结构 142

（二）公文样式 146

七、在撰写公文中应注意的几个问题 151

第四章公文的种类及写法 153

一、命令（令）、指令 154

（一）命令（令） 154

（二）指令 156

二、决定、决议 158

（一）决定 158

（二）决议 160

三、指示 164

四、布告、公告、通告 167

（一）布告 167

（二）公告 170

（三）通告 171

五、通知 173

六、通报 182

七、报告、请示 184

（一）报告 184

（二）请示 187

八、批复 190

九、函 192

十、会议纪要 194

十一、提案 197

十二、条例 200

十三、章程 202

十四、公约 205

十五、办法 207

十六、规定 208

十七、制度 209

十八、合同 209

十九、计划 212

（一）计划的概念和作用 212

（二）计划的写法 213

（三）计划的分类 213

（四）制订计划应注意的事项 214

二十、规划 219

（一）总结的性质和作用 223

（二）总结的种类 223

二十一、总结 223

（三）总结的内容和写法 224

（四）写总结的基本要求 224

二十二、调查报告 225

（一）调查报告的性质和作用 225

（二）调查报告的种类 226

（三）调查报告的内容和写法 226

（四）写调查报告的要求和应注意事项 228

二十三、经济活动分析报告 231

（一）什么是经济活动分析报告 231

（三）经济活动分析报告的写法 232

（二）经济活动分析报告的种类 232

二十四、简报 237

二十五、快报 241

二十六、电报 243

（一）普通电报 243

（二）贺电 244

（三）致敬电 246

（四）唁电 247

二十七、大事记 249

（一）大事记的写法和要求 249

（二）大事记的类型 250

二十八、签报 252

（一）证明性的专用书信 254

一、常用专用书信 254

第五章其它应用文 254

（二）申请号召性的专用书信 257

（三）褒贬性的专用书信 259

二、通讯 260

（一）通讯的主要特点 260

（二）通讯的种类 261

（三）通讯的写作 261

三、消息 263

（一）消息的基本要求 263

（二）消息的种类 264

（三）消息的写作 264

（一）有导语、有主体、有背景 266

四、短讯 266

（二）没有导语、只有主体部分 267

（三）导语式 267

五、广播稿 268

（一）要通俗化、口语化 268

（二）充分发挥有声语言的感染作用 268

六、演说词 269

七、欢迎词、欢送词和答谢词 270

八、贺词和祝词 272

九、开幕词 274

十、闭幕词 277

十一、请柬 279

十二、对联 281

（一）什么是对联 281

（二）对联的写法 281

（三）对联的分类和格调 282

（四）对联实例 284

十三、广告 287

（一）广告的基本要求 287

（二）广告的写法 288

十四、启事 289

十五、条据 289

（一）便条 290

（二）单据 291

十六、讣告 293

十七、悼词 294

第六章公文语言和公文写作中的逻缉问题 295

一、公文的语言要求 295

（一）准确 295

（二）简洁 296

（三）平实 296

（四）得体 297

（五）庄重 298

二、公文写作中的逻辑问题 299

（一）如何作到概念明确 300

（二）如何作到判断恰当 302

（三）如何作到推理有逻辑性 304

（四）要遵守形式逻辑的基本规律 307

第七章古代公文 309

一、我国历代公文的沿革 309

二、我国历代公文体制、名称、用途简介 314

（一）春秋战国以前的公文体制 315

（二）秦代开始应用的公文体制 317

（三）汉代应用的公文体制 318

（四）魏晋时代应用的公文体制 321

（五）六朝时代应用的公文体制 321

（六）隋唐时代应用的公文体制 322

（七）宋代应用的公文体制 324

（八）元明两代应用的公文体制 325

（九）清代应用的公文体制 327

（十）民国时代应用的公文体制 328

三、我国公文书写材料演变简况 330

四、古代公文选读 334

（一）古代上行文举例 334

（二）古代平行文举例 339

（三）古代下行文举例 341

一、我国的文书工作 347

（一）文书工作的任务和意义 347

第三篇 文书和档案工作 347

第八章文书工作 347

（二）文书工作的基本要求及文书工作人员的素质 348

（三）我国现行机关的文书工作机构和文书工作人员 351

（四）机关内文书工作的组织形式 352

（五）文书的投递 353

二、公文办理程序 358

（一）公文办理程序综述 358

（二）收发登记 358

（三）分办 359

（四）拟办 365

（五）批办 365

（七）催办 366

（六）承办 366

（八）核稿 367

（九）签发 368

（十）缮印 368

（十一）用印 369

（十二）销毁 369

三、文书工作与档案工作的衔接——文书立卷和归档 369

（一）文书立卷、归档的意义 370

（二）文书承办部门立卷制度的由来和优越性 371

（三）立卷地点的选择 372

（四）归档文件的范围和不归档文件 373

（五）文书立卷的基本原则和方法 378

（六）立卷类目与平时立卷 381

（七）案卷的技术加工与归档 383

第九章档案工作 393

一、档案 393

（一）档案的概念和特点 393

（二）“档案”一词的由来 395

（三）档案的起源和演变 396

（四）档案的种类 400

（五）档案的作用 403

（六）国家档案全宗的含义和构成 408

二、我国的档案工作 410

（一）档案业务工作的内容 411

（二）我国档案事业的构成 412

（三）档案工作的性质、意义及档案工作者的职 416

业要求 416

（四）我国档案工作的基本原则及有关内容 419

三、档案的收集 421

（一）档案收集工作的意义 421

（二）收集工作的指导思想 422

（三）档案馆档案的来源和收集途径 423

四、档案的整理 428

（一）档案整理工作的意义 429

（二）档案整理工作的内容 429

（三）档案整理与文书立卷、档案馆整理与档案室整理的区别 430

（四）档案整理工作的原则 431

（五）全宗与立档单位 433

（六）全宗内档案的分类 438

五、档案的鉴定 445

（一）档案鉴定工作的内容和意义 445

（二）档案鉴定工作的指导思想 446

（三）档案保管期限表 449

（四）档案鉴定工作的组织 457

（五）销毁档案必须遵守的制度 458

六、档案的保管 460

（一）档案的日常（库房）管理 460

（二）档案检索工具的编制 463

（三）档案的安全保护 474

七、档案的和用 481

（一）档案利用工作的重要意义 481

（二）怎样搞好档案利用工作 482

（三）开展档案利用工作的方式和途径 484

（四）五种常见参考资料的编写 490

（五）“开放历史档案”的含义、意义及其它 492

八、档案的统计 494

（一）档案统计工作的任务和重要意义 494

（二）档案的登计 494

（三）档案和档案工作的基本统计 504

（二）秘书与速记 513

（一）什么是速记 513

第十章群众简易速记法 513

一、速记概说 513

第四篇 秘书的基本技能 513

（三）速记与录音机 515

（四）速记的基本原理 516

（五）速记与文字 517

（六）学习速记的方法 518

二、速记法 519

（一）速记声符 519

（二）速记韵符 527

（三）速记音符 533

（四）略法略符 575

三、怎样做会议记录 597

（一）记录前的准备 600

（二）怎样记录 601

（三）怎样整理记录稿 603

第十一章汉字快写法 605

一、怎样写快汉字 605

（一）下笔要轻，运笔要快 605

（二）选好字帖，反复临写 606

（三）分解行草，组合练习 611

（四）末笔右斜，快速相连 615

（五）运用合体，一词一笔 617

（一）双音节词略写法 618

二、语词略写法 618

（二）三音节词略写法 619

（三）词组略写法 620

三、语句略写法 622

（一）单句略写法 622

（二）复句略写法 623

第十二章钢笔字写法与毛笔书法 625

一、钢笔字的写法 625

（一）楷书、行书、草书 625

（二）汉字的笔画及其规则 628

（三）汉字点画写法 630

（四）消灭错别字 639

（五）书稿格式 640

二、毛笔书法 642

（一）书写工具 642

（二）执笔与运笔 647

（三）练习方法 649

（四）名书法家简介 651

第十三章中英文打字常识 661

一、中文打字 661

（一）中文打字机的主要机件 661

（二）打字操作手法 664

（三）中文打字的格式 665

（一）英文打字机的用法 666

二、英文打字 666

（二）打字的姿势与指法 669

（三）打英文信件 674

第十四章秘书常用英语 682

一、秘书要能用英语和外国人通电话 682

（一）秘书英语电话程序 683

（二）秘书电话用英语示范 686

（三）电话的事例研宄 694

二、秘书要能用英语接待来访的外国人 699

（一）秘书接待外国人讲英语的一般程序和注意事项 699

（二）秘书接待英语示范 703

（三）接待时的事例研究 710

三、英文信件、电报 715

（一）信件 715

（二）电报 729

第五篇办公自动化 737

第十五章装备一个现代化的办公室 737

一、现代化办公设备 738

（一）通讯设备 738

（二）复印设备 739

（三）文字处理设备 742

（四）其他电动器械及用具 746

二、高度的自动化办公系统和信息流循环 747

（一）传统的办公室结构与现代的办公室结构 748

（二）综合性的电子办公室中的信息流循环 749

三、办公室自动化系统的现状 756

第十六章微型电子计算机在文秘工作中的应用 760

一、概述 760

二、微型计算机简介 767

（一）微型计算机的工作原理 767

（二）微型计算机的硬件系统 768

（三）微型计算机常用的外部设备 770

三、汉字输入方法 778

（一）汉字状态下的输入形式 778

（二）汉字输入方法 780

四、微型计算机汉字文书的编辑 788

（一）基本操作 790

（二）汉字文书编辑 793

（三）编辑技巧 797

（四）文书的拷贝与删除 806

（五）文书的打印 807

附录 812

附录一：国务院办公厅1987年2月18日发布的 812

《国家行政机关公文处理办法》 812

附录二：中华人民共和国档案法 818

附录三：标点符号用法简表 822

附录四：校对符号及其用法 829

后记 832