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第一章　商务秘书概述 1

第一节　商务秘书及商务秘书工作 2

一、商务秘书 3

二、商务秘书部门 5

三、商务秘书工作 7

四、商务秘书职业状况 11

第二节　商务秘书的工作环境 12

一、商务秘书的外部工作环境 12

二、商务秘书的内部工作环境 16

三、环境适应与环境改变 19

第三节 商务秘书的职业形象与综合素质 21

一、商务秘书的职业形象设计 21

二、商务秘书的综合素质要求 23

本章小结 26

本章阅读参考资料 26

本章练习题 30

第二章　商务秘书日常事务工作 35

第一节　商务秘书的电话事务处理 36

一、接听与拨打电话的基本要求 37

二、接听电话的要领 38

三、拨打电话的技巧 39

第二节 商务秘书日常接待工作 40

一、前台秘书接待的基本要求 41

二、预约客人的接待 43

三、不速之客的应对 44

第三节 办公用品管理 44

一、办公用品分类管理 45

二、办公用品保管要求 45

三、办公用品领用管理方法 48

四、办公用品申购管理 49

第四节 印章管理 52

一、印章的种类 53

二、印章的刻制与保管 53

三、用印管理制度 55

第五节　值班工作 57

一、值班工作的职责 57

二、值班工作制度 58

三、值班安排及其表格制作 59

四、应急情况处置 62

本章小结 63

本章练习题 63

第三章　商务秘书的信息工作 68

第一节　商务秘书信息工作的范围 70

一、企业宏观环境信息 70

二、企业行业环境信息 71

三、企业内部信息 72

四、其他相关信息 72

第二节 商务秘书信息敏感意识的培养 73

一、商务秘书信息敏感的重要性 73

二、商务秘书增强信息敏感性的途径 74

第三节　商务秘书的信息收集与处理 74

一、商务信息的收集 74

二、商务信息的处理 76

第四节　商务信息的利用与存储处理 79

一、商务信息的利用 79

二、商务信息的分类 79

三、商务信息的存储 80

本章小结 82

本章阅读参考资料 83

本章练习题 90

第四章　商务秘书的会议组织工作 92

第一节　会议概述 93

一、会议的含义 93

二、会议分类 94

三、商务秘书在会议组织工作中的作用 96

四、指导会务工作的原则 96

第二节 日常办公会的组织管理 97

一、办公会议题的收集整理与确定 97

二、准备相关材料 98

三、会议通知 98

四、会前检查 99

五、会议过程中的服务工作 99

六、会议后的相关工作 99

七、会议文件管理 100

第三节 大中型会议的组织工作 100

一、制定会议预案 100

二、准备相关文件 106

三、制发会议通知 107

四、做好会前检查 107

五、搞好会中调度服务工作 108

六、妥善完成会后工作 108

第四节　会议文书工作 111

一、会议文书种类 111

二、会议文件制发要求 114

本章小结 114

本章阅读参考资料 115

本章练习题 119

第五章　商务活动组织与礼仪 121

第一节　商务旅行安排 122

一、商务旅行日程安排 122

二、出国旅行的手续及准备 124

三、商务旅行安排中的注意事项 126

第二节 商务接待组织与礼仪 127

一、商务接待工作类型 127

二、接待计划与相关准备工作 128

三、接待工作实施与礼仪 132

四、商务秘书在接待工作中的注意事项 135

第三节　签字仪式组织 135

一、签字仪式准备工作 135

二、签字仪式的程序 137

三、签字仪式中的服务工作 137

第四节　商务庆典组织与礼仪 138

一、庆典准备工作 138

二、庆典仪程 140

三、庆典组织注意事项 140

第五节 商务宴会组织与礼仪 141

一、宴会的种类 141

二、宴会基本程式 142

三、宴会礼仪 143

第六节　开业仪式组织 147

一、开业仪式准备工作 147

二、开业仪式基本程式 148

本章小结 149

本章练习题 149

第六章 商务秘书与商务谈判 151

第一节　商务谈判类型 152

一、投资谈判 152

二、商品供求谈判 153

三、价格谈判 153

四、租赁谈判 154

第二节　商务谈判程序 154

一、谈判准备阶段 154

二、正式谈判阶段 156

三、谈判结束阶段 158

第三节　商务谈判策略与技巧 158

一、商务谈判的价格策略 159

二、商务谈判的时空策略 163

三、商务谈判的语言技巧 166

四、商务谈判中的误区 168

第四节　商务秘书在谈判中的辅助工作 169

一、收集谈判资料 170

二、制作谈判文件 172

三、谈判的参与和配合 173

本章小结 175

本章练习题 175

第七章 商务秘书与公共关系 178

第一节　商务公关的公众对象 179

一、内部公众 180

二、外部关系 183

第二节　商务公关活动程序 184

一、公关调查 184

二、制订计划 189

三、实施计划 192

四、效果评估 193

第三节　商务公关活动策划与操作 193

一、企业内部报刊 193

二、企业宣传橱窗 195

三、企业网站与多媒体宣传 196

四、展览布置与参观组织 197

本章小结 199

本章练习题 200

第八章　商务文书管理与写作 201

第一节　文书与商务文书 202

一、文书的种类 202

二、行政公文 203

三、商务文书 204

第二节　企业收发文处理 204

一、企业收文处理流程 204

二、企业发文处理流程 207

第三节　信函管理 210

一、信函分类 210

二、信函处理工作流程 210

三、电子邮件处理 212

第四节　企业文书的归档整理 212

一、明确归档文件的范围 213

二、编制符合企业实际的文件材料分类方案 214

三、制定档案保管期限表 217

四、归档整理的具体工作 217

第五节　常用商务文书写作 221

一、计划 221

二、总结 224

三、市场调查报告 226

四、意向书、协议书与合同 229

五、可行性研究报告 235

六、企业规章制度 236

本章小结 238

本章阅读参考资料 238

本章练习题 241

第九章 商务秘书工作方法提要 242

第一节　探讨商务秘书工作方法的基础 244

一、娴熟的业务技能 244

二、良好的工作习惯 245

三、勤于思考、精益求精的工作态度 248

第二节　商务秘书的工作方法要点 248

一、把握重点，分清主次，有效利用时间 248

二、正确领会领导意图 250

三、制订应急预案，积累工作经验，应对突发事件 254

四、使用图表来表述复杂问题 255

五、学会在协调中处理各种问题 257

六、掌握若干现代企业管理方法 258

第三节 商务秘书的思维方法要点 262

一、掌握合理的思维程序 262

二、把握处理与领导关系原则 264

三、把握受权办事中的角色二重性 266

四、学会与领导同层次思维 267

本章小结 271

本章练习题 271

第十章 商务秘书应聘要领与职业规划 273

第一节　商务秘书的应聘 274

一、商务秘书应聘要领 274

二、商务秘书的面试 277

第二节　商务秘书职业规划与发展 279

一、职业发展与规划的概念 279

二、商务秘书的职业规划与发展 280

本章小结 282

本章阅读参考资料 283

本章练习题 286

主要参考文献 289