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目录 1

一、争当一名出色的秘书 1

1．注意工作的准确性 1

2．做好转达 2

3．工作要敏捷 2

4．给人以美好的印象 3

二、按基本程序进行工作 6

1．计划 6

2．实施 6

3．检查 6

三、掌握制订和安排日程的方法 9

1．日程的安排 9

2．日程安排表的种类 9

3．制订日程的方法 11

4．编写日程的方法 11

5．请领导审核 11

7．日程安排变更时 12

6．向有关部门分发日程表 12

四、掌握接待来宾的基本礼节 13

1．核对日程表 13

2．重新检查接待室 13

3．迎接来访客人 14

4．引路的方法 14

5．领导谈话时的注意事项 15

6．送客 16

7．整理接待室 16

8．领导会客中又有客人来时转告领导的方法 17

五、尽快习惯处理电话的方法和讲话方式 20

1．打电话的礼节 20

2．打电话前做好充分准备 21

3．自我介绍的方法 22

4．讲事情时要突出重点 24

5．请领导听电话时 24

6．请对方等候时 25

7．领导开会时处理电话的方法 26

8．领导会客时处理电话的方法 26

10．关于留言 27

9．领导不在时处理电话的方法 27

11．在电话里应声附合的方法 29

12．在电话里核实的方法 29

13．对方在通话过程中感情激动时 30

14．听不懂对方的话时 30

15．当对方问及公司、公司职员的业务内 31

容等时 31

16．电话错了时 31

17．结束电话时的寒喧要客气 31

18．充分利用电话的方法 32

穴、关于早晨的准备工作 34

1．整理房间，以使领导工作方便 34

2．分类、整理来信来件 34

3．领导上班前的准备工作 36

4．领导上班后 36

3．重要文件的收藏及上锁 38

2．核实第二天的日程 38

4．送行 38

七、领导下班时 38

1．负责安排车辆 38

八、领导出差时 39

1．核实日程表 39

2．制订日程表 39

3．制订日程表时的注意事项 40

4．安排订票 40

5．安排住宿 40

7．出差前的事务处理 41

8． 起程之日要做的工作 41

6．准备好携带的物品 41

9．领导起程后以及出差期间要做的事 42

10．出迎 43

11．撰写报告 43

12．结算旅费 43

九、接受指示、命令时 44

1．领导叫自己时 44

2．要听完指示、命令 44

3．边听边做记录 44

4．复述指示、命令的要点 44

7．接到自己领导以外的其他领导的指示时 45

5．有疑问及意见时 45

6．不能立即执行命令时 45

一○、汇报时的基本要求 46

1．汇报的基本要求 46

2．从结论开始汇报 46

3．汇报时的注意事项 47

4．汇报结束后 47

1．发现错误和失败时 48

2．听取批评时 48

一一、受到批评时的基本要求 48

一二、充分利用记录 50

1．记录的用途 50

2．记录的方法 50

3．记录的作用 50

一三、关于会议的布置和准备 52

1．做好会前准备 52

2．会议进行时 52

3．会后的整理 53

3．制订会议日程计划 55

2．向主管部门了解议题 55

一四、整理会议资料的步骤 55

1．接到开会申请后 55

4．复印会议材料 56

5．会前将材料发至有关部门 56

6．会议当天分发材料 56

7．会后撰写议事记要 56

8．向有关部门分发议事记要 57

9．保管议事记要 57

一五、掌握撰写公函的方法 58

1．文章要简洁、明确 58

2．公函要实行一张纸主义 58

3．文件使用时要复印 58

4．明确文件负责人 58

5．封页 59

6．文件正文 60

7．附注 61

1．为何需要整理、汇编 62

2．需要整理、汇编的文件有哪几种 62

一六、关于文件的整理、汇编 62

3．了解整理、汇编的程序 63

4．整理汇编时用的工具 64

5．分类方法举例 65

6．整理、汇编的术语 66

7．整理、汇编的注意事项 66

一七、关于处理邮件等的方法 67

1．秘书常办的邮件种类 67

2．拆封方法及其后的处理方法 68

3．销毁时 70

4．对需作回复的邮件的处理 70

5．填写日程表 71

一八、有关整理名片的方法 72

1．整理名片时的基本规则 72

2．整理名片使用何种工具为好 72

3．名片分类方法 74

4．管理名片的方法 74

2．整理剪报时 75

1．剪辑时 75

一九、有关剪报等收集情报的方法 75

二○、交易的基础知识 76

1．什么是支票 76

2．什么是期票 76

3．什么是汇票 76

4．什么是活期存款交易 77

5．什么是票据交换 77

6．什么是出示和支付 77

1．什么是备了案的重要印章 78

2．什么是普通印章 78

二一、关于管理使用公司印章 78

7．什么是拒付 78

3．什么是代表印章 79

4．什么是常用印章 79

5．什么是银行印章 79

6．管理公司印章的规则 79

二二、秘书的自我培养 80

1．关于书籍 80

2．关于笔记 81