高效利用时间的技巧 职业培训时间管理课程自学读本PDF电子书下载

第一讲 职业人士必须学会时间管理 1

自我测试1：你的时间管理能力如何？ 2

一、什么是时间管理 3

1.时间管理的发展历程 3

2.如何正确理解时间管理 4

二、时间是怎么被浪费的 5

1.时间浪费是隐性浪费 5

2.浪费时间的常见表现 5

三、学习时间管理的意义 7

1.时间管理是职业成功的源泉 7

2.适应“快鱼吃慢鱼”的社会 7

3.增加给自己“充电”的时间 8

4.增加放松自己的时间 8

背景材料2：“时间就是金钱”与深圳速度 9

背景材料1：成功来源勤奋但更源于时间管理 9

自我测试1答案 11

第二讲 对你的时间管理进行评估 12

自我测试2：你浪费时间的情况严重吗？ 13

一、个人时间管理的分析 14

1.接受“时间有价”的观念 14

2.养成记录时间的习惯 15

3.评估时间管理的步骤 15

二、绘出你的时间效率曲线 17

三、评估你的时间分配状况 20

1.某公司总经理的时间分配状况 20

2.对你的时间分配进行分析 21

3.管理者工作时间的分配 22

背景材料3：一位台湾培训师对大陆企业家的建议 24

背景材料4：中国人亟需改进时间管理 24

自我测试2答案 26

第三讲 对时间进行计划 27

自我测试3：你是一个善于计划的人吗？ 28

一、什么是正确的目标 29

1.人不能失去目标 29

2.目标的种类 30

3.正确目标的标准 31

4.做一个目标指向的人 32

5.为什么人们不喜欢制定目标 33

二、什么是科学的计划 34

1.科学的计划是可操作的 34

2.科学的计划是分步骤的 34

3.科学的计划具有灵活性 34

三、怎样做好时间计划 35

1.任务待办单——有效的时间计划方法 35

2.怎样填写任务待办单 35

3.任务待办单可以用来考核员工 36

5.填写任务待办单的注意事项 37

4.任务待办单分为大清单和小清单 37

6.怎样制定规范的时间计划 39

7.制定时间计划不必追求完美 40

8.学习外语计划的范例 40

背景材料5：以家庭主妇做饭为例看计划的必要性 43

自我测试3答案 44

第四讲 分清任务轻重缓急 45

自我测试4：你善于分清事情的轻重缓急吗？ 46

一、找出最重要的事情 48

1.“二八定律”——重要的事情只占20% 48

2.区分事情重要与否的标准 48

二、“时间管理四象限”定律——寻找正确的做事顺序 50

1.做事顺序的15种常见错误 52

三、如何处理不重要的事情 52

1.对于不重要但紧迫的事情 52

2.对于不重要也不紧迫的事情 53

背景材料6：“二八定律”的运用实例 55

背景材料7：实验——黄豆、乒乓球与玻璃杯 56

背景材料8：打分确定任务顺序的案例 57

自我测试4答案 61

第五讲 学会授权节省时间 62

自我测试5：你是一个善于授权的人吗？ 63

一、授权的概念 64

1.授权是什么 64

2.授权不是什么 65

3.授权的分类及策略 66

4.授权的步骤 67

5.逐级授权 69

4.权与责相对应 69

3.不能重复授权 69

2.因事授权，视能授权 69

1.授权的目的要明确 69

二、高效授权的主要原则 69

6.单一隶属授权 70

7.适度授权 70

8.良好的沟通 70

9.充分地信任 70

10.有效地控制 71

三、高效授权的艺术 71

1.授权的基本要领 71

2.选择授权对象的技巧 74

3.把握授权的最佳时机 75

4.授权者应该做什么 76

5.授权的四种方法 76

背景材料9：管理大师们论授权的艺术 79

背景材料10：影响授权效果的因素 80

背景材料11：一分钟经理是如何进行管理的 85

背景材料12：阻碍授权的心理误区 86

自我测试5答案 87

第六讲 怎样拒绝外界干扰 88

自我测试6：你的自制力有多强？ 89

一、什么是干扰 92

二、拒绝干扰的必要性 92

1.拒绝干扰可以增加管理者自由支配的时间 92

2.拒绝干扰可以使管理者集中精力做好份内工作 92

3.拒绝干扰有助于树立起权威的管理者形象 93

4.拒绝干扰有助于在组织内部形成规范管理的习惯 93

三、拒绝外界干扰的技巧 93

1.用制度拒绝干扰 94

2.不要使用“挡箭牌” 94

3.拒绝时保持和颜悦色或夹带赞赏 94

6.拒绝时要避免争吵 95

5.在拒绝中争取主动的地位 95

4.拒绝的态度要坚决果断 95

7.拒绝时要坚持“对事不对人” 96

8.拒绝后附带提出建设性的意见 96

9.拒绝不可由第三方转达 96

10.可以安排专人进行拒绝 96

四、怎样拒绝上级的干扰 96

1.哪种领导会干扰下属 96

2.怎样处理来自上级的干扰 97

背景材料13：科学家坚持“少说废话” 99

背景材料14：张经理是这样度过一天的 99

背景材料15：掌握拒绝别人的技巧 101

自我测试6答案 103

第七讲 会议时间的管理技能 104

自我测试7：你主持会议的能力如何？ 105

1.我们为什么需要会议 107

一、会议的一般常识 107

2.需要对会议进行管理 108

3.会议容易出现的问题 109

二、会前准备阶段的时间管理 110

1.确定会议必要性的技巧 110

2.确定会议目标的技巧 111

3.确定会议议题的技巧 111

4.确定会议参加者的技巧 112

5.确定举行会议时间的技巧 112

6.选择会议地点的技巧 113

7.准备必要的会议设备的技巧 113

三、会议进行之中的时间管理 114

1.宣布会议开始的技巧 114

2.会议进行中的主持技巧 114

4.处理会议过程中问题的技巧 115

3.宣布闭会的技巧 115

背景材料16：会议讲话的语言艺术 117

自我测试7答案 124

第八讲 高效的文件管理 125

自我测试8：你处理文件的能力如何？ 126

一、职业管理必备的文件处理技能 127

1.商业机构文件处理的程序 127

2.对收文的处理 128

3.对请示件的处理 130

4.对发文的处理 131

二、评估你的文件的时间管理效能 133

1.记录你的文件管理状况 133

2.评估你的文件处理情况 134

3.开始进行自我评估 134

三、怎样节约你的文件管理的时间 134

3.不要积压文件 135

1.敢于扔掉废旧文件 135

2.分门别类管理文件 135

4.下班前收拾办公桌 136

背景材料17：商务文件的写作过程 137

自我测试8答案 139

第九讲 电话的时间管理技能 141

自我测试9：你接听电话的技巧如何？ 142

一、评估你使用电话的时间效能 145

1.电话使用的效能差异很大 145

2.记录你的电话使用情况 145

3.评估你的电话使用状况 147

4.进行电话时间效能的自我评估 147

2.科学的使用电话 148

3.充分发挥电话机的技术功能 148

1.注意表现公司电话形象 148

二、职业经理人使用电话的原则 148

4.简洁明了集中使用 149

5.养成替人传递电话口信的习惯 150

三、打出和接听电话的基本技巧 150

1.打出电话的技巧 150

2.接听电话的技巧 151

背景材料18：电话交谈的语气 154

背景材料19：怎样在电话交谈中“倾听” 155

背景材料20：电话交谈提问的方式 157

自我测试9答案 159

第十讲 访问与接待的效率 160

自我测试10：你的人际交往能力如何？ 161

一、评估访问与接特的时间效率 163

1.记录外出访问的状况 163

3.外出访问效能的自我评估 164

4.记录接待访问的状况 164

2.评估外出访问的效能 164

5.评估接待访问的效能 165

6.外出访问效能的自我评估 165

二、外出访问的必备技能 165

1.确定外出访问的必要性 166

2.外出访问前的准备 166

3.外出访问过程的管理 168

4.外出访问后的管理 169

三、接待访问的必备技能 169

1.建立来访者档案 170

2.坚持热情待客 170

3.养成有约在先的习惯 171

4.接待中如何处理干扰 171

背景材料21：香港商人是如何节约签约时间的 174

背景材料22：访问与接待中的礼貌用语 174

自我测试10答案 184

第十一讲 学习的时间管理技能 186

自我测试11：你的学习能力如何？ 187

一、应该怎样进行学习 189

1.学习速度与学习效果同样重要 189

2.职业经理人应该怎样进行学习 189

3.把思考作为学习的中心环节 191

二、职业经理人的“知识系统树” 194

1.处于分散状态的知识是没有力量的 194

2.你的大脑知识库是良性的，还是恶性的 195

3.你的知识是“活”知识，还是“死”知识 196

4.如何在头脑中构建“知识系统树” 197

三、学习八个环节的时间管理 199

1.看 199

2.思 201

3.写 201

4.听 202

5.辩 203

6.察 206

7.验 208

8.践 209

背景材料23：要重视“互补性知识” 211

背景材料24：快速读书的20条法则 212

自我测试11答案 224

第十二讲 生活的时间管理技能 226

自我测试12：你的生活节奏是否正常？ 227

一、日常家庭生活时间管理 228

1.用愉快的音乐叫醒自己 228

2.抓紧早晨的点滴时间跟孩子联络感情 229

3.吃饭时间的管理 229

4.衣装时间管理 230

5.身边物品的管理法 231

6.家务劳动的时间管理 232

7.看电视时间的管理 233

8.就寝时间的管理 234

二、休息时间的时间管理 235

1.别把工作带回家 236

2.休息期间的交际与应酬 236

3.利用好午休时间 236

4.购物时间的管理 237

三、休假期间的时间管理 237

背景材料25：上下班途中的时间管理 239

背景材料26：“星期睡眠调节术” 242

背景材料27：麦当娜的时间管理之道 243

背景材料28：如何调整生活节奏 244

自我测试12答案 247

附录：提高时间利用效率常用表单 249

参考文献 260