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第一篇 电子公文概论 2

第一章 电子公文 2

第一节 电子公文的概念 2

一、什么是电子公文 3

二、什么是现代信息管理技术 4

三、电子公文的主要特点及其优越性 7

四、推行电子公文应具备的环境 10

第二节 电子公文的产生和发展历史 11

一、电子公文的产生和发展 11

二、电子公文的影响和作用 12

三、推行电子公文应解决的问题 13

第三节 电子公文的现状与未来 15

一、电子公文在国外的发展状况 16

二、电子公文在我国的发展状况 16

三、电子公文的局限性及发展趋势 18

第二章 电子公文系统 21

第一节 电子公文系统的建设 21

一、建设的基本原则 21

二、建设的一般过程 22

三、电子公文系统的绩效评估 25

第二节 电子公文的系统组成 26

一、电子公文系统的特征 27

二、电子公文系统的构成 28

三、电子公文系统的功能 31

第三节 电子公文系统的管理 31

一、管理者地位的变化 32

二、管理者的重要作用 32

三、管理者的素质要求 33

第二篇 电子公文的写作基础 36

第三章 公文种类及类型 36

第一节 公文的种类 36

一、规范性行政公文 36

二、党的机关公文 37

三、党政公文的区别 38

第二节 公文的类型 40

一、按公文的传递方向分 40

二、按公文性质分 40

三、按公文内容秘密程度分 42

四、按公文的紧急程度、承办时限要求分 42

五、按公文的信息表达形式分 43

六、按公文载体材料分 43

第三节 公文的稿本 44

一、草稿 44

二、定稿 44

三、正本 44

四、试行本 44

五、暂行本 45

六、副本 45

七、修订本 45

八、电子本 45

九、不同文字稿本 46

第四章 公文主题 47

第一节 公文主题的特点 47

一、公文主题反映的对象是公务活动 47

二、公文主题的表达方式比较直接 47

三、公文主题有直接的社会价值 48

四、一份公文只有一个主题 48

第二节 公文主题的作用 48

一、主题是衡量公文价值的主要标尺 48

二、主题是公文写作的出发点和核心 49

三、主题体现党的方针政策和国家的法律法规 49

第三节 公文主题的提炼 49

一、根据党和人民的根本利益锤炼主题 49

二、从全局出发提炼主题 50

三、从实际出发提炼主题 50

四、用科学的方法提炼主题 50

第四节 公文主题的写作原则 51

一、主题要正确 51

二、主题要鲜明 52

三、主题要集中 52

四、主题要新颖 53

五、主题要一致 53

第五章 公文材料 54

第一节 公文材料的范畴和作用 54

一、感性材料和理性材料 54

二、现实材料和历史材料 55

三、直接材料和间接材料 55

四、正面材料与反面材料 55

第二节 公文材料的选择 56

一、主题性 56

二、真实性 56

三、现实性 57

四、典型性 57

五、新颖性 57

六、系统性 57

第三节 公文材料的使用 58

一、确定材料 58

二、梳理材料 58

三、加工材料 58

四、运用材料 59

第四节 公文材料的积累 59

一、材料积累的内容 60

二、材料积累的要求 60

三、材料积累的方法 61

第六章 公文结构 64

第一节 公文结构的作用和要求 64

一、结构为主题表述服务 65

二、结构反映事物的内部联系 65

三、结构能够更好地体现正文内容和发文意图 65

四、结构适应不同文种的体式特点 66

第二节 公文结构的类型 66

一、篇段式 67

二、条文式 67

三、分部式 68

四、贯通式 69

五、表格式 69

第三节 公文结构的基本内容 69

一、公文的开头和结尾 70

二、公文的层次和段落 72

三、公文的过渡和照应 74

第七章 公文语言与修辞 77

第一节 公文语言的特点 77

一、准确贴切 77

二、平实易懂 79

三、简洁精练 79

四、庄重严肃 80

五、严谨规范 81

第二节 公文语言的表述方式 82

一、叙述性语言 82

二、说明性语言 83

三、议论性语言 84

第三节 公文的修辞格 85

一、消极修辞 85

二、积极修辞 86

第四节 公文特殊词语的应用 89

一、专用词语 89

二、介词结构 90

三、专业术语 90

四、数词 91

五、表示人名、地名词语 92

六、模糊词语 92

第八章 公文格式 94

第一节 公文的一般格式 96

一、眉首 96

二、主体 98

三、版记 99

四、公文用纸、排版规格与标点符号的使用 100

第二节 公文的特殊格式 108

一、命令格式 108

二、信函式格式 108

三、会议纪要 108

第三节 公文的电传格式 112

一、传真电报格式 112

二、电子公文的传递格式 115

第四节 行政公文的印刷格式 116

一、用纸格式 116

二、印装格式 116

第五节 主题词的标引与制作 117

一、主题词的基本特征 117

二、主题词的标引依据 118

三、主题词的标引程序和方法 118

四、主题词的制作要求 120

第九章 公文制发 121

第一节 公文制发的基本要求 121

一、符合党和国家的大政方针和法律法规 121

二、实事求是、讲求实效 122

三、严格遵守公文的行文秩序 123

第二节 公文的行文规则 125

一、行文关系 126

二、行文方向 127

三、行文方式 127

四、行文规则 128

第三节 公文制发的一般程序 131

一、领导交办 132

二、酝酿准备 133

三、拟写提纲 134

四、草拟文稿 135

五、认真修改 136

六、审核签发 138

第十章 规范性公文写作体式 141

第一节 命令（令） 141

一、命令（令）的概念 141

二、命令（令）的作用 141

三、命令（令）的分类 142

四、命令（令）的特点 143

五、命令（令）的规范体式 144

六、写作要求 145

第二节 决定 148

一、决定的概念 148

二、决定的作用 148

三、决定的分类 149

四、决定的特点 149

五、决定的规范体式 150

六、写作要求 151

第三节 公告 159

一、公告的概念 159

二、公告的作用 159

三、公告的分类 159

四、公告的特点 160

五、公告的规范体式 161

六、写作要求 162

第四节 通告 165

一、通告的概念 165

二、通告的作用 165

三、通告的分类 166

四、通告的特点 166

五、通告的规范体式 166

六、写作要求 167

第五节 通知 170

一、通知的概念 170

二、通知的作用 170

三、通知的分类 171

四、通知的特点 171

五、通知的规范体式 172

六、写作要求 173

第六节 通报 181

一、通报的概念 181

二、通报的作用 181

三、通报的分类 181

四、通报的特点 182

五、通报的规范体式 182

六、写作要求 183

第七节 议案 189

一、议案的概念 189

二、议案的作用 189

三、议案的分类 190

四、议案的特点 190

五、议案的规范体式 191

六、写作要求 192

第八节 报告 195

一、报告的概念 195

二、报告的作用 195

三、报告的分类 196

四、报告的特点 197

五、报告的规范体式 197

六、写作要求 198

第九节 请示 206

一、请示的概念 206

二、请示的作用 206

三、请示的分类 206

四、请示的特点 207

五、请示的规范体式 207

六、写作要求 208

第十节 批复 212

一、批复的概念 212

二、批复的作用 212

三、批复的分类 213

四、批复的特点 214

五、批复的规范体式 214

六、写作要求 215

第十一节 意见 217

一、意见的概念 217

二、意见的作用 217

三、意见的分类 217

四、意见的特点 218

五、意见的规范体式 218

六、写作要求 219

第十二节 函 225

一、函的概念 225

二、函的作用 225

三、函的分类 226

四、函的特点 226

五、函的规范体式 226

六、写作要求 227

第十三节 会议纪要 229

一、会议纪要的概念 229

二、会议纪要的作用 230

三、会议纪要的分类 230

四、会议纪要的特点 231

五、会议纪要的规范体式 232

六、写作要求 233

第三篇 电子公文的技术与设备基础 243

第十一章 电子公文的技术基础 243

第一节 电子公文的制作技术 243

一、纸质文档输入技术 243

二、编辑排版技术 245

三、打印输出技术 246

第二节 数据通信技术 246

一、数据通信的发展 246

二、公共数据通信业务类型 247

三、数据通信技术 248

四、交换机和路由器 251

第三节 邮件技术 252

一、邮件技术的发展 253

二、几种主流的服务器邮件技术 253

第四节 办公自动化技术 259

一、第一代办公自动化 259

二、第二代办公自动化 259

三、第三代办公自动化 260

四、办公自动化操作技能 261

第五节 工作流技术 263

一、文档管理和工作流技术 264

二、基于文档管理的工作流模型 265

三、工作流的系统模型 267

第六节 数据库技术 268

一、关系数据库技术 268

二、文档型数据库管理系统 269

第七节 安全技术 270

一、邮件安全技术 271

二、数字证书 271

三、PKI加密技术 272

四、数据备份技术 273

五、防病毒技术 275

六、防火墙技术 278

第十二章 现代办公设备的使用 280

第一节 计算机基础知识 280

一、计算机硬件系统 280

二、计算机软件系统 283

三、操作系统 284

四、计算机语言 285

五、数据库管理系统 285

六、系统文件简介 286

第二节 打印机的使用 287

一、购置适合电子公文处理的激光打印机 287

二、激光打印机使用技巧 289

三、激光打印机的维护 290

第三节 扫描仪的使用 290

一、扫描仪安装技巧 291

二、使用紫光扫描仪时应注意的问题 292

三、扫描图文该选择多大的解析度 293

四、扫描仪故障排除技巧 294

五、清华文通TH—OCR文字识别软件使用方法 295

第四节 复印机的使用 301

一、使用复印机应遵循的基本安全事项 301

二、复印机的保养 302

三、复印机卡纸问题的解决 302

第五节 传真机的使用 303

一、数字传真机的主要特点 303

二、传真机故障现象清除 304

三、传真机的使用与保养 306

第六节 光盘刻录机的使用 307

一、刻录机的使用技巧 307

二、使用光盘刻录机的注意事项 310

第四篇 电子公文的制作 313

第十三章 应用WORD2000制作电子公文 313

第一节 文件操作 313

一、新建文件 313

二、打开已有文件 313

三、保存文件 314

四、关闭文件 315

第二节 编辑排版技术 315

一、文字的编排 315

二、表格的编排 323

三、图形的处理 328

四、页面设置 332

五、打印文档 335

第三节 制作电子公文模板 337

一、启动公文编写模板软件 337

二、公文模板的制作步骤 338

第十四章 应用WPS2000制作电子公文 344

第一节 文件操作 344

一、建立一个新文件 344

二、打开一个文件 345

三、保存新建的文件 345

四、关闭文件 346

第二节 编辑排版技术 346

一、文字的编排 346

二、表格的编排 354

三、图形的处理 357

四、页面设置 360

五、打印文档 364

第十五章 应用方正书版9.O制作电子公文 366

第一节 小样文件—FBD文件的编辑操作 366

一、书版的小样文件介绍 366

二、小样文件的建立、打开和存储 366

三、小样文件的编辑 367

四、插入文件和注解 374

五、打印小样文件 375

六、WORD文件转小样文件 375

第二节 排版参数文件—PRO文件的编辑与修改 376

一、排版参数文件的建立、打开和存储 376

二、排版参数文件的参数设置和排版 377

第三节 PS文件排版和输出 380

一、相关文件说明 380

二、排版处理 380

三、大样文件的预览 384

四、大样发排 385

第四节 目录的排版和输出 388

一、发排目录 388

二、目录发排结果显示 388

三、目录发排结果输出 388

四、直接预览目录 389

五、直接输出目录 389

六、导出目录小样 389

第十六章 应用Acrobat5制作PDF格式电子公文 390

第一节 Acrobat5基本常识 390

一、Acrobat5操作界面介绍 390

二、打开PDF文件 393

第二节 阅读与打印PDF文件 393

一、调整文章阅读时的显示比例 393

二、设置文章阅读的页面布局和方向 394

三、阅读PDF文件常规方法 394

四、在PDF文档中查找文字 395

五、打印PDF文档 396

第三节 创建Adobe PDF文件 397

一、使用Acrobat Distiller创建PDF文件 398

二、用PDFWriter创建PDF文件 398

三、使用ACROBAT命令制作PDF文件 399

四、将扫描的文档转换为Adobe PDF 399

五、制作PDF文件时嵌入字体 400

六、在Adobe PDF文档中插入特殊字符 401

七、编辑局部文本 401

八、在PDF文档中编辑图形对象 403

九、为PDF文档添加注释 403

第四节 PDF文件内容的提取与转换 411

一、将Adobe PDF文档保存为其它可编辑文件格式 411

二、提取PDF文本和图形到其它应用程序 411

三、移动和复制PDF页面和文件 413

四、提取页面 415

五、删除和替换页面 416

第五节 PDF文件的安全性 417

一、为Adobe PDF文件添加标准安全性设置 417

二、建立自签名文件对文档进行数字签名 419

三、使用数字签名 421

第六节 传递分发PDF文件 421

一、从Acrobat中经由电子邮件发送PDF文档 421

二、定义第三方使用者阅读时的打开视图 422

第十七章 电子公文的校对 424

第一节 公文校对的方法 424

一、公文校对的基本要求 424

二、校对的程序 424

三、校对的基本方法 426

四、常用校对符号及注意事项 427

第二节 应用电子公文编辑软件校对 429

一、应用WORD2000校对电子公文 429

二、应用WPS2000校对电子公文 434

三、应用方正书版校对电子公文 435

第三节 应用专门校对软件校对电子公文 437

一、用语音软件——“电脑播音员”校对 437

二、用专业校对软件——“黑马编校”校对 438

第五篇 电子公文的处理 449

第十八章 电子公文的远程传输 449

第一节 远程传输系统 449

一、数据通信网络 449

二、邮件服务器 450

三、邮件发送／接收客户端 451

四、公文收发人员 451

五、操作规范 452

第二节 传输流程 452

一、发文流程 453

二、收文流程 453

第三节 电子签收 458

一、收到电子公文 458

二、签收系统登录 458

三、进入签收目录 459

第十九章 电子公文的处理 461

第一节 收文处理 461

一、电子签收、登记 461

二、电子分发 462

三、电子拟办 462

四、电子批办 463

五、电子承办 463

六、电子催办 463

七、电子查办 464

八、电子立卷、归档 464

九、电子销毁 464

第二节 发文处理 464

一、电子拟稿 465

二、电子审稿 465

三、电子签发 465

四、电子缮印 466

五、电子校对 466

六、电子盖章 466

七、电子登记 466

八、电子分发 466

九、电子立卷、归档和销毁 467

第三节 电子公文的处理模型 467

一、收文系统 467

二、发文系统 468

三、待办系统 468

第二十章 电子公文的归档与管理 470

第一节 电子公文归档概述 470

一、归档必须考虑的因素 470

二、归档方式 472

三、归档范围和时间 472

四、归档的要求及过程 473

第二节 电子公文归档的组织管理 474

一、管理基础 474

二、电子公文的收集与积累 475

三、电子公文的整理与归档 476

四、电子公文的鉴定工作 477

第三节 电子档案文件的传输 478

一、利用存储介质传输 478

二、利用计算机网络技术进行传输 478

三、传输中的安全问题 479

第二十一章 电子公文的安全 480

第一节 解决设备过时的问题 480

第二节 解决电子公文原始性、真实性问题 481

第三节 电子公文的保存与维护 483

第四节 电子公文的监控 484

一、电子公文监控的含义 484

二、电子公文监控的标准 485

三、电子公文监控的类型 485

第五节 电子公文安全的制度保证 487

附录一：国家行政机关公文处理办法 489

附录二：国家行政机关公文格式 497

附录三：电子公文传输管理暂行办法（稿） 505

附录四：计算机信息系统国际联网保密管理规定 508

附录五：电子文件归档与电子档案管理办法 511

参考文献 516

后记 517