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秘书基础篇 1

一、秘书工作概论 1

（一）秘书学是一门科学 1

目 录 1

（九）速记与语文写作 （21 2

（二）秘书工作的历史沿革 3

的途径 （21 9

（十一）学习和掌握速记 9

（三）秘书工作的性质 12

（四）秘书工作的特点 14

（五）秘书工作的种类及 16

任务 16

（六）秘书工作的作用 18

（七）秘书工作的原则 19

（八）秘书工作的职能及 20

环境 20

（一）秘书的政治思想修养 23

二、秘书应具备的素质 23

（二）秘书的职业道德修养 25

（三）秘书的知识修养 29

（四）秘书的能力修养 31

（五）秘书的作风修养 35

秘书业务篇 37

一、调研工作 37

（一）秘书部门调查研究的 37

特点、意义、范围 37

（二）调查研究的准备工作 38

（三）调查研究人员的素质 39

（四）调查研究人员的选配 39

（五）调查研究的种类 40

（六）调查研究的基本方式 42

（七）调查研究的基本方法 44

（一）信息与秘书工作 47

（八）调查研究的注意事项 47

二、信息工作 47

（二）信息的种类 50

（三）信息的作用 50

（四）信息的广泛收集 51

（五）信息的综合处理 51

（六）信息的充分利用 53

（七）信息的传输 54

（八）信息的储存 55

（九）信息的评价 55

三、值班工作 56

（一）值班工作的意义 56

（二）值班工作的任务 57

（三）值班制度 57

（四）值班的组织 58

（五）值班人员工作要求 58

（六）值班工作记录 59

（八）交接班 59

（七）值班资料 59

（二）电话的运用 60

四、电话处理 60

（一）电话的种类 60

（三）电话记录 61

（四）处理电话注意事项 61

（五）处理电报、电传注 62

意事项 62

五、文件处理 62

（一）公文的分类和文种 62

（二）公文处理程序 63

（三）公文处理的基本要求 64

（四）文件 66

（五）收电处理要求 73

（六）发文 73

（八）文件管理 78

（七）发电处理要求 78

（九）电报管理 81

（十）文件的收发 82

（十一）文件的转送 89

（十二）文件的密封 89

（十三）收文发文的手续 91

和单据 91

（十四）文书立卷 91

六、资料工作 95

（一）资料的概念 95

（二）资料的特点 95

（三）资料工作的地位和作用 96

（四）秘书工作资料的种类 97

（五）资料收集的原则 98

（六）资料收集的方法 99

（七）资料的整理 99

（八）资料的利用 101

的内容 102

（九）秘书个人积累资料 102

的方法 104

（十）秘书个人积累资料 104

（一）档案 109

七、档案管理 109

（二）档案工作及基本原则 111

（三）国家档案全宗 111

（四）中央级档案馆及全国 112

档案馆 112

（五）档案的收集 113

（六）档案的整理 116

（七）档案的鉴定 119

（八）档案的提供利用 120

（九）档案室的编研工作 121

（十）档案室编制的参考资料 121

（十一）档案检索工具 123

（十二）档案的保管 127

（十四）档案工作的标准化 131

（十三）档案的统计 131

（十五）档案工作的现代化 132

八、会务工作 136

（一）会议及会务工作 136

（二）会议的类型 137

（三）会前的准备工作 139

（四）会议保密 143

（五）通讯保障 143

（六）居住服务 143

（七）议案 144

（八）选举 144

（十三）会议文件的清退 146

（十二）会议的文体活动 146

（十一）会议的参观 146

（九）会议的新闻报道 146

（十）会议的宣传 146

（十四）会议文件的立卷归档 147

（十五）会议文件汇编 147

（十六）总结会议工作 147

（十七）印发纪要和决办通知 147

（十八）协助审理议案 148

九、接待工作 148

（一）接待工作的作用 148

（二）接待工作的要求 148

（三）内宾接待工作的原则 148

（四）外宾接待工作的原则 149

（五）外宾接待礼仪 149

（六）外宾接待注意事项 151

（七）安排会见会谈 152

（八）谈话记录的整理 152

（九）接待工作的纪律 152

（十二）秘书的交往礼节 153

（十一）协助领导接待来访 153

（十）接待工作中的保密事项 153

十、印章管理 154

（一）印章 154

（二）印章的种类 155

（三）印章的质料 155

（四）印章的式样 155

（五）印章的效用 156

（六）印章的刻制 156

（七）印章的颁发 156

（八）印章的启用 156

（九）印章的保管 157

（十）用印的原则和要求 157

（十一）印章的停用 157

（十二）废旧印章的存档 157

和销毁 157

（一）查办的意义和作用 158

（二）查办工作的内容和特点 158

十一、查办工作 158

（三）查办工作的原则和方法 159

（四）查办工作的注意事项 161

（六）催办 161

（五）查办的指导思想 161

（八）查办通报 164

十二、信访工作 164

（七）查办报告 164

（一）信访工作要素 164

（二）信访工作的性质和任务 165

（三）信访工作的作用 165

（四）信访工作的原则 166

（五）信访工作的方法 167

（六）信访工作的制度 167

（七）信访工作的要求 168

（八）信访工作注意事项 169

（二）协调工作的原则 170

（一）协调工作的作用 170

十三、协调工作 170

（三）协调工作的类型 171

（四）协调工作的内容 172

（五）协调工作的方法 174

十四、保密工作 174

（一）保密及保密工作 174

（三）保密工作的重要性 175

（二）保密工作部门的职责 175

（四）保密工作与秘书工作 176

的关系 176

（五）国家秘密范围 176

（六）国家秘密等级 177

（七）正确划定密级 177

（八）秘密文件的保密工作 177

（九）会议的保密工作 179

（十）电讯的保密工作 180

（十一）电子计算机的保密 180

工作 180

（十二）科学技术的保密工作 181

（十三）宣传报道的保密工作 181

（十四）口头和私人通信 182

（十五）保密的宣传教育工作 182

的保密工作 182

一、书法 183

秘书技能篇 183

（一）毛笔字书法 183

基本笔法 191

（二）篆、隶、行、草的 191

（三）硬笔书法 193

（四）钢笔字的快写 195

（五）汉字书写的规范化 196

（六）我国文字形体的变革 196

（一）速记原理 197

二、速记 197

（二）速记特点 198

（三）速记的用途 199

（四）速记的体系 200

（五）速记的组成和方法 201

（六）速记与文字书写 204

（七）速记与汉语拼音 206

（八）速记与语法、修辞、逻辑和文史知识 208

（十）速记与新闻秘书工作 214

（十二）速记应用与提高 223

（十三）速率与听写锻炼 224

（十四）速记速度与速度锻炼 227

（十五）记录、翻译和整理 230

（十六）速记的学习方法 233

（十七）我国速记发展概况 233

（十八）速记学术团体 235

（十九）速记博物馆 235

（二十）速记之最 235

（二十一）外国速记简介 236

（二十二）流体速记简介 245

（二）校对的主要方法 246

（一）校对的程序 246

三、校对 246

（三）校对注意事项 247

（四）校对符号 248

四、录音、扩音和同声传译 251

（一）磁性录音的原理 251

（二）录音设备的选择 251

（三）磁带的选择 252

（四）录音设备 253

（五）收录机控制件的功能 253

（六）收录机的日常维护 255

（七）话筒的使用 256

（八）录音注意事项 256

（九）转录 257

（十）录音设备的一般故障 258

及其排除 258

（十一）录音设备与其他电子设备的连接 268

（十二）磁带的粘接技术 268

（十五）同声传译技术 269

管理注意事项 269

（十四）扩音机的使用及 269

（十三）扩音技术 269

（十六）同声传译的设备 270

（十七）各类会议需要的 270

译音设备 270

（十八）译音设备使用的 270

注意事项 270

（一）静电复印基本原理 271

（二）复印的一般方法 271

五、复印 271

（三）特殊文件的复印方法 272

（四）复印机的优缺点 272

（五）复印机的正确使用 273

（六）复印机的维护检修 273

和保养 273

（七）复印机常见故障及 273

其排除 273

工作原理 274

六、微型电子计算机的应用 274

（一）微型电子计算机及 274

（二）计算机与办公自动化 275

（三）计算机硬件 276

（四）计算机软件 277

（五）数据库 277

（六）计算机网络通讯 278

（七）汉字信息处理 278

七、中文、外文打字 279

（一）中文打字机 279

中的应用 279

（八）计算机在秘书工作 279

（二）中文打字机的种类 280

（三）中文打字机的原理 280

（四）中文打字机的正确使用 280

（五）中文打字机的故障 280

及排除 280

（六）外文打字机的种类 280

件及性能 281

（七）外文打字机的主要部 281

（八）外文打字机的正确使用 282

（九）外文打字机的故障及 283

排除 283

（十）中外文电子打字机 283

（十一）中外文电子打字机的使用和维护 283

（二）程控电话 284

（三）集团电话 284

（一）市内电话 284

八、电话 284

（四）自动记录电话 285

（五）电脑电话 285

（六）电视电话 286

（七）投币式公用电话 286

（八）无线电话 286

（九）微波电话 286

（十三）长途自动电话 287

（十二）长途电话 287

（十一）BB机 287

（十）对讲机 287

（十四）国际长途电话 288

（十五）多功能电脑电话系统 288

九、传真 288

（一）传真机的工作原理 288

（二）传真机的用途及优点 289

（三）传真机的使用方法及 289

要求 289

（四）传真机的日常维护 290

（五）传真文件的归档要求 291

（六）移动式传真机 291

十、摄影 291

（一）摄影 291

（二）照相机的基本结构 292

（三）照相机的种类 292

（四）照相机的主要附件 293

（六）拍照常识 294

（五）感光材料 294

（七）翻拍 295

（八）印相 295

（九）放大 296

十一、缩微 296

（一）缩微 296

（二）缩微照相机 297

（三）拍照过程 297

（六）拷贝片 298

（五）缩微胶片阅读器的使用 298

（四）缩微胶片的保管 298

十二、录像 299

（一）摄像机 299

（二）彩色摄像机 299

（三）摄像机的使用方法 300

（四）摄像机的维护保养 301

（五）录像机 301

（六）录像机的种类及优缺点 302

（七）录像的方法 302

（九）编辑 304

（八）放像的方法 304

（十）配音配乐 305

（十一）录像机的维护保养 305

（十二）录像机常见故障及 306

原因分析 306

十三、幻灯 307

（一）幻灯机的用途和分类 307

（二）幻灯机的构造 307

（四）幻灯机的使用 308

（三）幻灯机的一般原理 308

（五）幻灯机的维护保养 309

（六）幻灯片的制作 309

十四、投影 311

（一）投影仪的构造 311

（二）投影仪与幻灯机的区别 311

（三）投影仪的优点 311

（四）投影仪的使用和维护 311

（一）印刷的主要方法 312

十五、印刷 312

（五）投影卡片的制作 312

（二）激光照排 313

（三）微型胶印机 314

（四）油印 315

（五）印刷用纸的种类 316

（六）纸张计量 317

（七）印刷常用纸一览表 318

（一）光电誊影机的工作原理 322

十六、光电誊影 322

（九）文件的规格尺寸 322

（八）主要装订方法 322

（二）光电誊影机的结构 323

（三）誊影纸 323

（四）光电誊影机的使用 323

十七、碎纸 324

（一）碎纸机 324

（二）碎纸机的选择 324

（三）碎纸机的使用 324

（二）拍发国际电报的方法 325

十八、电报电传 325

（一）拍发国内电报的方法 325

（三）拍发港澳电报的方法 327

（四）电传机的使用 327

（五）国际用户电传 328

十九、文献资料检索 328

（一）秘书工作与文献资料 328

检索 328

（二）文献资料的类型 329

（三）一、二、三次文献 330

（四）文献需要类型及检索 331

服务 331

（五）文献检索系统 332

（六）检索语言 333

（七）检索一般步骤 334

（八）书本型检索工具 335

（九）目录卡片排检法 336

指南专著 337

（十）主要检索工具利用与 337

（十一）国际联机检索情报 338

（十二）计算机检索 339

（十三）机器检索策略 340

（十四）我国情报工作及主要情报机构 341

（十五）全国情报机构指南 342

书目 342

（十六）有关知识的检索 343

1．汉字的起源和性质 359

2．汉字的结构 359

秘书写作篇 359

（一）汉字 359

一、秘书写作基础知识 359

3．汉字的演变 360

4．汉字的改革 361

5．汉字的规范化 362

6．常见错别字的纠正 363

1．语法的性质 364

2．单句的类型 364

（二）语法 364

3．复句的类型 367

4．常见的语法错误 368

5．常见语法错误的纠正 371

6．正确运用虚词 371

（三）修辞 373

1．修辞的主要内容 373

2．词语的运用 373

3．句式的选择 374

4．辞格的运用 376

（四）形式逻辑 383

1．形式逻辑的基本范畴 383

2．形式逻辑的基本规律 396

（五）基础写作 401

1．主题 401

2．材料 402

3．结构 402

4．语言 403

6．表达方式 405

5．文风 405

7．修改 409

二、公务文书写作 409

（一）公务文书概述 409

1．公文的概念和作用 409

2．公文的种类和特点 411

3．公文的写作过程 413

4．公文的行文制度 426

5．公文的结构和格式 429

6．公文的形成程序 435

7．公文中常用词语的用法 436

8．公文中专用名称的表述 437

9．公文中的时间表述 437

10．公文中的数字表述 437

11．公文中的“省略”问题 438

（二）通用公文的撰写 438

1．命令（令） 438

2．指令 440

3．决定 441

4．决议 444

5．指示 448

6．布告 450

7．公告 452

8．通告 453

9．通知 454

10．通报 458

11．报告 460

12．请示 462

13．批复 466

14．会议纪要 467

15．函 471

三、事务文书写作 472

（一）事务文书概述 472

1．事务文书的概念和作用 472

2．事务文书的性质和特征 472

1．计划 474

（二）常用事务文书的撰写 474

2．总结 479

3．调查报告 484

4．意见 493

5．大事记 497

6．提案 499

7．工作研究报告 500

8．情况简介 507

9．简报 509

10．会议记录 512

11．章程 513

12．简章 514

13．条例 516

14．规定 517

15．办法 518

16．规则 520

17．公约 521

18．守则 521

19．汇报提纲 522

20．开幕词 523

21．闭幕词 526

22．讲话稿 530

23．演讲稿 530

24．祝酒词 536

25．欢迎词、欢送词 538

26．题词 542

27．喜报 543

28．介绍信 544

29．证明信 545

30．表扬信 547

31．批评信 548

32．慰问信 549

33．推荐信 550

34．感谢信 551

35．申请书 552

36．倡议书 552

37．决心书 554

38．邀请书 555

40．贺电、贺信 556

39．致敬电 556

41．唁电 558

42．讣告 559

43．悼词 561

44．挽联 564

45．生平 565

46．请柬 567

47．聘书 568

48．启事 570

49．海报 571

50．电报 572

51．广播稿 573

52．黑板报稿 575

53．便条 575

四、财经文书写作 576

（一）财经文书概述 576

1．财经文书的概念 576

2．财经文书的特点 577

3．财经文书的作用 578

4．财经文书的写作要求 580

（二）常用财经文书的撰写 581

1．经济预测报告 581

2．市场调查报告 585

3．经济活动分析报告 590

4．经济合同 599

5．审计报告 606

6．可行性研究报告 612

7．经营决策方案 619

8．企业诊断报告 623

9．企业管理咨询报告 628

10．质量分析报告 633

11．招标书 639

12．投标书 642

13．招股说明书 647

14．广告 650

15．产品说明书 663

2．司法文书的作用和任务 666

1．司法文书的概念和性质 666

五、司法文书写作 666

（一）司法文书概述 666

3．司法文书的写作要求 667

（二）常用司法文书的撰写 668

1．诉状 668

2．刑事诉状 669

3．民事诉状 674

4．行政诉状 677

5．上诉状 678

6．申诉状 684

7．答辩状 686

8．辩护词 691

9．公诉词 697

10．起诉书 699

11．抗诉书 701

12．判决书 704

13．授权委托书 708

14．申请执行书 711

15．保证书 713

16．裁定书 714

17．调解书 715

18．公证书 716

秘书法规篇 721

（一）国家行政机关公文处理办法 721

（二）中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行） 725

（四）关于出版物上数字用法的试行规定 732

（三）国务院秘书厅、国家档案局关于请勿使用圆珠笔、铅笔拟写文件的通知 732

（五）标点符号用法 734

（六）政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定 740

（七）中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示 742

（八）中华人民共和国保守国家秘密法 745

（九）中华人民共和国档 749

案法 749

（十）中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例（文书处理工作部分） 752

（十一）中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法（文书处理工作部分） 754

（十二）国家档案局关于不归档的文书材料的规定 757

（十三）国家档案局关于文书档案保管期限的规定 758

（十四）机关档案工作条例 766

（十五）档案馆工作通则… 769

（十六）科学技术档案工作 772

条例 772

（十七）国务院关于认真办理全国人民代表大会代表提案的通知 775

（十八）党政机关信访工作暂行条例（草案）（节录） 776

（十九）国务院关于维护信访工作秩序的几项规定 778

（一）中华人民共和国行政区划表 780

附 录 780

（二）中国历史大事记 782

（三）简化字总表 793

（四）重要纪念日和节日表 817

（五）中国民族传统节日表 818

（六）一年中的世界性活动日 820

（七）世界各国（地区）面积、人口、首都与我国建交日一览表 821

（八）申办护照和签证办法 834

说明 834

（九）全国邮政编码简表 837