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一、秘书工作基本要求 1

1．良好的交际能力 1

2．良好的文字写作能力 2

3．良好的组织能力 2

4．任务切换的能力 3

二、电话用语 4

1．接听和转接电话 4

（1）以接待员或总机的身份接听和转接来电 4

示例1 接听中午12：00之前的来电 4

示例2 接听中午12：00之后的来电 4

示例3 转接家属来电 5

示例4 转接外单位来电 5

示例5 转接外地来电 5

（2）以秘书身份接听电话 5

示例6 接听中午12：00之前的来电 5

示例7 接听中午12：00之后的来电 6

示例8 接转至法律部电话 6

示例9 接转至财会部电话 6

示例10 接转至会计部电话 6

示例11 接转至销售部电话 6

（3）接听打给同事的电话 7

示例12 接听打给同事的电话 7

示例13 接听打给同事的电话 7

示例14 接听打给同事的电话 7

示例15 接听打给同事的电话 7

示例16 当受话者无法接听电话时 8

示例17 当受话者外出开会时 8

示例18 当受话者离开办公室时 8

示例19 当受话者正在参加电话会议时 8

示例20 当来电者等候多时时 9

示例21 当来电者等候多时时 9

示例22 当来电者等候多时时 9

（4）接听打给上司的电话 9

示例23 接听打给上司的电话 10

示例24 接听打给上司的电话 10

示例25 接听打给上司的电话 10

示例26 接听打给上司的电话 10

示例27 当上司无法接听电话时 10

示例28 当上司外出开会时 11

示例29 当上司离开办公室时 11

示例30 当上司正在参加电话会议时 11

示例31 当来电者等候多时时 12

示例32 当来电者等候多时时 12

示例33 当来电者等候多时时 12

示例34 接对方秘书来电 12

示例35 接对方秘书来电 13

示例36 替上司拨打电话 14

示例37 替上司拨打电话 14

（5）转接电话 15

示例38 将来电转给财会部 15

示例39 将来电转给人事部 15

示例40 将来电转给主任的秘书 15

示例41 将来电转给人事部经理 16

示例42 请总机将来电转至财会部 16

示例43 请总机将来电转至人事部 16

示例44 请总机将来电转给有关人员 16

示例45 请总机将来电转给人事部经理 17

示例46 无法转接电话时 17

示例47 无法转接电话时 17

示例48 无法转接电话时 17

2．记录电话留言 18

示例49 空白电话留言条 19

示例50 已填写好的电话留言条 20

示例51 电话留言 22

示例52 电话留言 24

示例53 电话留言 26

示例54 空白电话留言条 28

示例55 已填写好的电话留言条 30

示例56 电话留言 32

示例57 电话留言 34

3．筛选来电 36

示例58 筛选来电 36

示例59 筛选来电 36

示例60 上司无法接听经筛选的来电时 36

示例61 上司无法接听经筛选的来电时 37

示例62 上司无法接听经筛选的来电时 37

4．结束通话 37

示例63 结束通话 37

示例64 结束通话 38

示例65 结束通话 38

三、记录预约及提供备忘 39

1．记事本格式 39

示例66 以小时为单位的记录预约表 40

示例67 以日为单位的记录预约表 41

示例68 以周为单位的记录预约表 42

示例69 以月为单位的记录预约表 43

示例70 以年为单位的记录预约表 44

2．记录预约 46

示例71 以小时为单位记录预约 46

示例72 以小时为单位记录预约 48

示例73 以小时为单位记录预约 50

示例74 以小时为单位记录预约 52

示例75 以日为单位记录预约 54

示例76 以周为单位记录预约 56

示例77 以月为单位记录预约 58

示例78 以年为单位记录预约 60

四、存档 64

1．基本存档系统 64

（1）按字母顺序排列系统 64

（2）按主题排列系统 64

2．存档和制作索引时如何按字母顺序排列 65

（1）人名 65

示例79 人名按姓的字母顺序排列法 65

示例80 带前缀的人名按姓的字母顺序排列法 66

（2）公司或企业名称 66

示例81 公司名按字母顺序排列法 67

示例82 人名的公司名按字母顺序排列法 68

五、商务信函 69

1．商务信函的基本写作要求 69

2．商务信函的常用格式 71

示例83 平头式商务信格式 72

示例84 平头式商务信格式 74

示例85 传统式商务信格式 76

示例86 传统式商务信格式 78

示例87 简化式商务信格式 80

示例88 简化式商务信格式 82

3．信封格式 84

（1）印有公司地址的信封 84

示例89 信封背面信口盖上印有公司详细地址的信封 84

示例90 信封正面左上角印有公司详细地址的信封 84

（2）传统的信封写法 85

示例91 书写信封 86

示例92 书写信封 87

示例93 书写信封 87

六、业务报告 88

1．业务报告的格式 88

2．业务报告的组成部分 88

（1）说明信 89

（2）标题页 89

示例94 标题页 90

示例95 标题页 92

（3）前言或简介 94

（4）索引或目录 94

示例96 前言 95

示例97 索引或目录页 96

示例98 目录 98

（5）报告正文 100

示例99 报告正文其中一页格式（不空行） 102

示例100 报告正文其中一页格式（隔行） 103

（6）参考文献和附录 104

示例101 参考文献 106

示例102 参考文献 107

七、会议记录 108

1．正式会议 108

2．准备正式会议的议程 108

示例103 正式会议议程 110

示例104 正式会议议程 112

3．正式会议的会议记录 114

示例105 正式会议记录 116

示例106 正式会议记录 118

4．非正式会议 120

示例107 非正式或内部会议议程 121

示例108 非正式或内部会议议程 122

示例109 非正式内部会议议程 124

示例110 非正式或内部会议记录 126

示例111 非正式或内部会议记录 128

示例112 非正式或内部会议记录 130

八、商务旅行 132

1．初步的旅行计划 132

2．委托旅行社代理 132

3．日程安排 133

示例113 旅行日程安排 134

示例114 商务旅行日程 136

示例115 商务旅行日程 138

示例116 旅行日程安排 140

九、办公设备及电脑 143

1．办公及通讯设备 143

2．电脑系统 145

3．计算机应用 149

十、商务英语 153

1．拼写 153

2．标点符号 158

3．在文件中使用数字 167