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序——测测你的秘书水平 1

第一章　企业与秘书 3

第一节　企业为什么需要秘书 3

1．秘书每天都在做些什么 3

2．秘书在公司起什么作用 4

3．秘书到底是什么 5

4．如何划分秘书的职责范围 6

整理办公室 6

收集信息 7

上司的保健 7

第二节　上司需要什么样的秘书 8

1．上司用什么标准选择秘书 8

看起来舒心 8

带在身边放心 8

用起来省心 9

2．秘书要具备哪些基本素质 10

认真 10

诚实 10

保守秘密 11

谦逊 12

忍耐 13

开朗 13

自信 14

3．为什么秘书要特别注意礼貌 15

4．如何把握衣着打扮的分寸 16

要注意分寸 16

保持大众化 16

上班服装的选择 16

需要当机立断处理的事情多 17

1．秘书工作的四大特征 17

第三节　秘书工作有哪些特点 17

首饰的副作用 17

互相提醒 17

工作的内容变化快 18

一心几用的时候多 18

忙闲不一的情况多 19

2．如何提高工作效率 19

工作程序化 19

出现差错的时候 19

当机立断 20

从容不迫 21

有条不紊 21

3．怎样区分工作的轻重缓急 22

4．如何创造性地工作 23

不安于现状 23

在创造中提高 23

沉着细心 25

及时建议 25

第二章　秘书必备的常识 29

第一节　秘书为什么要有丰富的常识 29

1．常识对秘书有什么意义 29

2．秘书如何丰富自己的常识 31

第二节　社会常识 32

1．生活常识 32

风土人情 32

科学素养 32

艺术修养 33

餐饮常识 33

2．人情世故 34

第三节　经营管理常识 34

1．公司的决策机构 34

监事会 35

股东大会 35

董事会 35

2．企管经营常识 36

3．其他经济常识 36

股票常识 36

外汇金融常识 37

法律常识 37

第四节　财务常识 38

1．财务常识 38

2．资产负责表和损益表 38

3．现金支出和报销 39

第三章　秘书必备的技能 43

第一节　如何使用电话 43

1．使用电话应注意的基本礼仪 43

2．怎样接电话 44

不随便说“在”或“不在” 45

电话铃一响 45

灵活的“已经散会了” 46

要找的人不在 46

不让对方久等 47

推销的电话 48

3．怎样挂电话 48

提前做准备 48

征求对方意见 48

找对方的领导 49

第二节　如何接待客人 49

1．如何树立公司的形象 49

热情大方 50

随机应变 50

2．前台值班的时候 51

不念名片 51

不浪费客人的时间 52

秘书有空无闲 53

客人较多的时候 53

3．如何应付各种突然出现的场面 54

上司突然不在 54

不速之客 54

时间已到 55

4．招待客人的方法 56

5．客人回去的时候 57

6．接待室的布置 57

第三节　如何收集信息 58

1．为什么说收集信息是秘书工作的重中之重 58

筛选分类 58

准确真实 59

广闻博见 59

整理与保管 59

道听途说 59

2．收集信息有哪些诀窍 60

熟悉自己的上司 60

实事求是 61

熟人好办事 62

避免“信息污染” 62

3．信息从哪里来 63

网上搜索 63

报刊杂志等文字信息 63

收集要领 64

内部材料 64

第四节　如何安排上司的工作日程 65

1．如何兼顾效率与健康 65

2．长期与短期工作安排 66

事先确认 67

适当保密 67

3．制定日程表的方法 68

年度预定日程表 68

月内预定日程表 68

每周工作日程表 68

当天工作日程表 69

4．制定日程表的注意事项 71

时间上留有充分的余地 71

提高效率 72

内外兼顾 72

5．如何节约上司的时间 72

约请他人 73

接受约请 74

6．按计划办事 74

灵活掌握 74

1．整理与保存 75

第五节　如何存档 75

情况发生变化 75

迅速处理 76

妥善存放 76

没有价值尽早销毁 77

2．应该保存哪些资料 78

属秘书部门共用的资料 78

归秘书个人专用的资料 78

3．资料分类的方法 79

使用文件夹 79

文件夹的排列方法 80

写标签的方法 80

分类保管的方法 81

第六节　如何准备会务工作 82

1．筹备会议 82

布置会场 83

2．筹备会议的步骤 83

会议通知 84

检查用具 85

核对资料 85

3．开会当天的工作 86

4．会议正在进行 86

5．会议扫尾工作 87

会议记录 87

会议总结 87

第七节　如何为上司出差做准备 88

1．细心周到 88

2．准备工作 89

预订机车票 90

安排住宿 90

3．动身当天的工作 91

临行前的工作安排 91

随身携带的用品 91

动身之前 92

启程之后 92

自学的机会 92

电话的处理 93

上司回来的时候 93

4．与上司一起出差 94

在车内 94

出站时 94

注意回避 94

5．出差回来之后 95

出差总结报告 95

报销差旅费 95

6．到国外出差 95

成分多余 96

成分残缺 96

第八节　文书写作 96

1．避免语法错误 96

搭配不当 97

顾此失彼 97

位置不妥 97

结构混乱 97

词类误用 97

2．坚持5W1H原则 98

3．文章通俗易懂 98

第九节　其他 99

1．办公自动化 99

2．办公室的整理 100

3．信件收发 101

邮政常识 101

给上司送材料的顺序 102

收信 102

第四章　秘书必备的能力 105

第一节　如何提高处理人际关系能力 105

1．秘书为什么一定要“八面玲珑” 105

2．如何搞好与上司的关系 105

熟悉上司 106

理解上司 108

辅助上司 110

3．如何搞好与各部门的关系 111

关键在于诚实 111

千万不能“狐假虎威” 112

有矛盾正常 113

什么情况下打“小报告” 114

互相支持 115

秘书之间一律平等 116

4．如何搞好与同事的关系 116

向老秘书学习 117

帮助新秘书 117

注意关系网的平衡 118

5．如何搞好与客户的关系 119

第二节　如何提高交流沟通的能力 119

1．如何“听”与如何“说” 119

“听”的学问 119

“说”的艺术 122

2．如何请示与汇报 125

请示的方法 125

汇报的方法 126

3．如何丰富自己的肢体语言 128

让声音得体并充满魅力 128

真诚地握手 129

说话的姿势 129

经常微笑 129

4．接受批评与批评 130

面对批评 130

批评的技巧 131

第五章　秘书工作的发展趋势 135

第一节　秘书工作面临的挑战 135

第二节　秘书工作的国际化 137

1．全球化的时代 137

2．绝对会说英语 138

3．国际文化素养 139

第三节　秘书工作的信息化 139

第四节　秘书的职业规划 142

1．秘书的职业化 142

2．秘书职业的优缺点 142