企业文件管理实务问答PDF电子书下载

目录 1

前言：事务同样是企业的关键执行实务 1

第1章 企业文件管理概述 3

第一节 企业文件工作 3

一、什么是文件？ 3

二、什么是企业文件？ 3

三、企业文件是由哪些部分构成的？ 3

四、企业文件是如何进行分类的？ 4

五、企业文件有哪些特性？ 8

六、企业文件对企业有什么作用？ 9

第二节 企业文件管理 10

二、企业文件管理包括哪些内容？ 10

一、什么是企业文件管理？ 10

三、文件管理的基本目标是什么？ 11

四、文件管理的一般目标是什么？ 12

五、文件管理工作有哪些基本任务？ 13

六、文件生命周期是什么？ 13

七、企业文件管理流程图 14

八、企业文件管理分为哪几个阶段？ 14

第三节 企业文件管理机构 16

一、企业文件管理部门的组织结构是怎样的？ 16

二、企业文件管理工作的组织形式有哪几种？ 17

三、企业文件管理部门的主要职责是什么？ 18

四、文件管理工作分工要注意哪些问题？ 19

五、文件管理人员应有怎样的业务才干？ 20

六、文件管理部门负责人的管理职责有哪些？ 21

第2章 企业文件的运行管理 25

第一节 企业文件形成的管理 25

一、企业文件是如何形成的？ 25

二、企业文件形成的渠道有哪些？ 25

四、企业文件形成的质量控制措施有哪些？ 26

三、控制文件形成数量的主要措施有哪些？ 26

五、文件质量控制过程有哪些？ 27

六、如何对企业文件标准执行进行监督？ 28

七、企业文件制作有哪些基本要求？ 29

八、企业文件修订有哪些程序？ 30

九、企业文件修订应注意哪些问题？ 31

十、文件修改状态与版序表示法有哪些？ 32

第二节 企业文件运转的管理 33

一、企业文件是如何运转的？ 33

四、如何对企业文件进行审核？ 35

二、什么是文件运转的管理？ 35

三、企业文件如何拟稿？ 35

五、企业文件如何呈批？ 36

七、企业如何对发文进行登记？ 37

六、企业文件如何签发？ 37

八、如何给企业文件用印？ 38

九、如何管理企业文件传阅？ 38

十、如何做好企业文件的积累？ 39

第3章 办毕文件的管理 43

第一节 办毕文件的清退、销毁 43

一、什么叫文件清退？ 43

二、哪些文件属于清退范围？ 43

三、文件清退的程序是怎样的？ 44

四、哪些办毕文件属于被销毁的范围？ 44

五、销毁文件有哪些程序？ 45

一、暂存文件如何管理？ 47

第二节 办毕文件的保管 47

二、如何做好文件的分类保管？ 47

三、文件保管期限是如何确定的？ 49

第三节 办毕文件的立卷、归档 54

一、什么是企业文件立卷？ 54

二、企业文件立卷包括哪些范围？ 55

三、企业文件立卷有哪些程序？ 55

四、企业文件归档有哪些程序？ 61

五、如何确定归档时间？ 62

第4章 各种特殊文件管理 65

第一节 非纸质文件的管理 65

一、如何做好机读文件的归档？ 65

二、如何做好机读文件的整理？ 66

三、如何做好机读文件的保管？ 67

四、如何利用机读文件？ 68

六、如何整理录音录像文件？ 69

五、利用机读文件要注意哪些问题？ 69

七、什么是照片文件？ 70

八、怎样制作照片文件？ 71

九、如何做好照片文件的整理？ 72

十一、积累电子文件需要注意哪些问题？ 73

十、什么是电子文件？ 73

十二、如何对电子文件进行原始性维护？ 75

十三、如何保证电子文件的安全？ 76

一、如何保管企业印章？ 78

第二节 企业印章、信件管理 78

二、如何使用企业印章？ 79

三、如何做好来信处理？ 80

四、如何做好回信处理？ 81

五、介绍信有哪些形式和种类？ 84

六、如何加强对介绍信的管理？ 85

七、如何利用电话传输文件？ 86

九、如何利用传真传输文件？ 87

八、如何处理电报文件？ 87

十、什么是公司秘密？ 88

十一、公司秘密文件秘级是如何确定的？ 89

一、制定企业规章制度有哪些程序？ 93

第一节 企业规章制度的制定 93

第5章 企业规章管理 93

二、规章制度的篇章结构有哪些形式？ 94

三、如何撰写规章制度？ 95

四、企业文件管理制度包括哪些结构？ 96

五、企业档案管理制度包括哪些结构？ 97

六、企业规章制度执行有哪些步骤？ 98

七、如何协调平衡规章制度执行中发生的矛盾？ 98

八、什么情况下需要对规章制度进行修订？ 99

九、什么情况下应废除旧的规章制度？ 100

第二节 企业必备的文件管理制度范例 101

一、企业文件管理基本制度 101

二、企业文件形成管理制度 104

三、企业文件运转管理制度 108

四、企业印信管理制度 113

五、企业文件利用保管制度 117

六、企业档案管理制度 121

七、企业保密工作制度 131

第6章 企业表格管理 143

第一节 企业管理表格的制作 143

一、图表对企业规章制度有什么作用？ 143

二、图表自身应具备哪些功能和作用？ 144

三、有效的表格具备哪些特性？ 145

四、图表设计有哪些程序？ 146

五、如何测试表格设计的有效性？ 148

六、填写表格应遵循哪些原则？ 149

七、怎样确定表格填制是否得当？ 150

八、怎样对表格进行改进？ 151

九、如何利用计算机来管理表格？ 152

十、编制文件管理表格应注意哪些要点？ 153

十一、表格设计本身需要哪些表格？ 154

第二节 企业必备的文件管理表格 160

一、文件制定与形成表格 160

二、文件收发及利用表格 164

三、文件保管及档案管理表格 183

四、文件运转表格 197

六、企业印信管理表格 200

五、音像文件管理表格 200

七、电话管理表格 206

第7章 提高企业文件管理的效率 211

第一节 企业文件管理的效率化 211

一、如何提高文件管理工作效率？ 211

二、改善文件管理的步骤有哪些？ 212

三、如何减少纸质文件？ 213

四、文件工作如何进行目标管理？ 214

第二节 企业文件管理自动化 217

一、企业文件管理自动化包括哪些具体内容？ 217

二、企业文件管理自动化的具体过程是怎样的？ 217

参考文献 220