优秀行政文员手册PDF电子书下载

第1章　优秀行政文员任职要求第一节 行政文员职责与特点　 2

一、行政文员的职责　 2

二、行政文员的特点　 4

三、行政文员的工作要求　 5

四、行政文员发展之路——高级秘书　 6

第二节 行政文员任职要求　 8

一、扎实的文化基础　 8

二、丰富的专业知识　 9

三、优秀的思想品德　 11

四、良好的心理品质　 11

五、高超的工作能力　 12

第2章　优秀行政文员基本技能第一节　接打电话　 18

一、接打电话前的准备　 18

二、接打电话的基本要求　 20

三、电话接听细节　 22

四、接听电话的禁忌　 25

五、接受主管电话指令要求　 26

六、转达电话的技巧　 28

七、电话方位指引要点　 30

八、应对特殊事件的技巧　 32

九、电话效率与管理　 33

第二节 0A设备的使用与维护　 35

一、复印机的使用与维护　 35

二、传真机的使用与维护　 42

三、计算机的使用与维护　 45

四、打印机的使用与维护　 54

五、扫描仪的使用与维护　 57

六、碎纸机的使用与维护　 61

第三节 职场礼貌礼仪　 64

一、办公桌的礼貌　 64

二、办公室用餐礼貌　 65

三、电梯礼仪　 66

四、洗手间礼仪　 68

五、手机礼仪　 68

六、电脑礼仪　 71

七、公共设备使用礼仪　 74

附一　来电记录单示例（1）　 77

附二　来电记录单示例（2）　 78

第3章　日常行政事务处理第一节 办公用品管理　 80

一、办公用品的采购　 80

二、办公用品的发放与分配　 82

三、办公用品的保管　 84

四、提高办公用品的利用率　 85

第二节　邮件处理　 86

一、收到邮件的处理　 86

二、邮件发出前的处理　 92

三、电子邮件的处理　 94

第三节 出差事务管理　 97

一、出差管理的内容　 97

二、出差管理的程序　 99

三、出差行政事务处理　 101

四、国外出差出入境手续办理　 106

五、出差行政事务办理细节　 110

第四节　访客接待　 115

一、访客接待准备　 115

二、访客到来的接待　 118

三、访客接待中的工作细节　 120

附一　公司办公用品管理规定　 128

附二　办公物品请购单　 133

附三　办公用品领用登记表　 134

附四　邮件收发登记表　 135

附五　邮件传阅单　 136

第4章　会议与会务管理第一节　会议筹备　 138

一、会议的基本概念　 138

二、会议的种类　 141

三、会议前的准备工作　 142

四、会议筹备的工作细节　 145

第二节 会中和会后工作　 156

一、会议的接站、报到及签到　 156

二、会议记录工作　 159

三、会间调度和服务工作　 163

四、会议结束后的工作　 166

第三节　参加会议　 169

一、参加会议的基本礼仪　 169

二、参与会议的禁忌　 174

附一　会议承办合作协议　 177

附二 内部会务工作准备清单　 181

附三　会议通知　 183

附四　会议日程安排时间表　 184

第5章　文件档案管理第一节 文件收集与管理　 186

一、文件收集　 186

二、文件的日常管理方法　 189

三、文件的存放　 192

第二节 档案管理工作指引　 195

一、文件的归档范围　 195

二、文件立卷要求　 196

三、档案的收集　 196

四、档案的整理　 198

五、档案的保管　 205

六、档案的检索　 210

七、档案的利用　 213

八、档案的鉴定　 216

九、档案的统计　 220

十、档案的登记　 220

十一、声像档案管理　 221

十二、电子档案管理　 222

附一　办公室文书整理工作制度　 228

附二　文件分装工作规范　 234

附三　文档销毁工作规范　 238

附四　调阅登记簿　 240

附五　销毁文件清单　 241

第6章　印章与信证管理第一节 印章管理工作指引　 244

一、印章的概念　 244

二、印章的使用　 244

三、新印章的申请　 249

四、印章的保管　 251

五、印章的废止处理　 253

第二节 信证的管理　 255

一、介绍信管理　 255

二、凭证的管理　 257

第三节 电子签名与电子印章管理　 259

一、什么是电子签名　 259

二、什么是电子印章　 260

三、电子签名和电子印章的制作及使用　 262

四、电子签名和电子印章的保管　 263

附一　印章管理办法　 264

附二　刻制印章申请表　 267

附三　印章登记台账　 268

附四　公司公章用印申请授权书　 269

附五　公司公章用印申请单　 270

附六　用印登记表　 271

附七　凭证领用登记表　 272

附八　空白纸加盖公章明细表　 273

附九 销毁印信申请表　 274

第7章　后勤服务管理第一节　表单管理　 276

一、表单的功能　 276

二、表单的分类　 277

三、表单的管理　 277

第二节 员工食宿管理　 281

一、员工食堂管理　 281

二、员工宿舍管理　 286

第三节 环境卫生管理　 291

一、办公区环境卫生管理　 291

二、生活区环境卫生管理　 295

三、卫生安全管理　 296

附一　公司宿舍管理办法　 300

附二　卫生管理制度　 304

附三　食堂承包合同　 307

附四　安全卫生检查表　 310

附五　清洁卫生评分表　 312

附六　清洁工作安排表　 313

附七　卫生区域计划表　 314

参考文献　 315