商务秘书PDF电子书下载

理论篇 1

第一章 秘书职业概述 1

第一节 秘书的内涵与外延 1

一、古代“秘书”的涵义 1

二、近代“秘书”的涵义 1

三、现代“秘书”的涵义 1

第二节 秘书的类型 2

一、机关的党、政秘书 2

二、企业的商务秘书 2

三、其他领域的专业秘书 3

四、按其他标准区分出来的秘书类别 3

第三节 秘书的职业生涯 4

一、秘书职业的优势 4

二、秘书职业的性别倾向 4

三、秘书职业入门 5

四、秘书职业的阶梯 7

二、会议的本质与局限性 （1 8

第四节 秘书职业的发展趋势 9

二、从手工操作向自动化方向发展 9

一、从单一职能向多种职能发展 9

三、向社会各行各业渗透与深化服务的趋势 10

四、信息工作在秘书职业中的地位日见重要 11

第二章 商务秘书的素质 14

第一节 商务秘书的心理素质 14

一、气质 14

二、性格 16

三、意志 18

一、一般能力要求 20

第二节 商务秘书的能力要求 20

二、特殊能力要求 24

第三节 商务秘书的知识结构 25

一、秘书的知识范围与类型 25

二、秘书知识结构的特征 27

第三章 商务秘书的职守 29

第一节 商务秘书的职责范围 29

一、商务秘书的职能 29

二、商务秘书的工作 31

第二节 商务秘书的职业守则 33

一、守职 33

二、守实 37

三、守信 39

四、守礼 41

五、守密 43

第一节 人际关系协调艺术 47

一、与上司关系的协调 47

第四章 商务秘书工作艺术 47

二、与同事及属下关系的协调 49

三、与其他人员关系的协调 50

四、人际沟通的主要要素——“听”与“说”的艺术 51

第二节 工作事务处理艺术 53

一、加强纵横两方面的密切联系 53

二、把握事务处理的先后次序 54

三、妥善管理工作时间 57

实务篇 61

第一章 办公室管理事务 61

第一节 办公室管理的意义和内容 61

一、概念与特点 （1 62

第二节 办公室的组织与布置 62

第三节 办公室各种环境因素的控制 64

一、清洁 65

二、整齐 65

三、安静 66

四、适宜的光照和温湿度 67

第四节 办公设备的管理 68

第二章 通讯事务 71

一、基本要求 71

第一节 电话接打 71

二、电话接听 72

三、电话拨打 73

第二节 部件收发 74

一、信件收进 74

二、信件发出 76

第三节 现代通讯事务 77

一、计算机网络通讯 77

二、传真及电传 77

第三章 上司日程管理事务 80

第一节 上司日程管理的基本原则 80

一、工作效率与领导健康相兼顾的原则 80

二、长期计划与短期安排相结合的原则 81

三、适当保密的原则 82

四、事先确认的原则 83

第二节 上司日程表的编排 83

一、上司日程表的种类与样式 83

二、日程表编排注意事项 85

第三节 订约事宜 87

一、邀请与回复 87

二、约会注意事项 88

第四章 接待事务 89

第一节 待客之道 89

一、基本态度 89

二、交往礼节 90

三、适宜环境 91

一、迎接 92

第二节 接待方法 92

三、茶点 93

二、引导 93

五、特殊事项 94

四、送客 94

一、制订差旅日程表 97

第五章 差旅事务 97

第一节 出差准备 97

二、准备相应文件资料与物品 99

三、留守时的工作 99

第二节 差旅行程 100

一、订票与购票 100

二、途中 101

三、抵达 101

四、返回 102

第三节 出国旅行 103

一、办理护照和签证，实施相应免疫措施 103

二、了解与熟悉东道国的礼节 、风俗与工作习惯 105

第六章 会议事务 108

一、会议的涵义和作用 108

第一节 会议概述 108

三、会议的种类及其特点 109

第二节 会议计划与筹备 113

一、会议的计划 113

二、会议的筹备 117

第三节 会议期间的任务 122

一、会议正式开始之前的工作 122

二、会议正式开始之后的工作 123

第四节 会议结束之后的事务 124

一、清场工作 124

二、文字工作 124

三、其他工作 125

附1、会议记录样式（摘要性记录） 125

附2、会议纪要的样式（指令性会议纪要） 126

第七章 办公室资料收集与整理事务 128

一、办公室资料收集的主要内容 128

第一节 办公室资料收集要略 128

二、办公室资料收集的主要渠道 129

三、办公室资料收集的方法 130

第二节 办公室资料处理要略 132

一、办公室资料处理的一般程序 132

二、办公室资料处理的特定形式 134

第三节 办公室数据资料处理方法 136

一、采用编辑法使数据资料形象化、生动化 136

二、采用图表法显示数据的涵义和数据间的比较关系 137

写作篇 145

第一章 商务秘书写作概述 145

第一节 商务秘书写作机理 145

第二节 商务文书制作要略 148

一、商务文书的格式 148

二、商务文书制作要求 150

第一节 计划 154

一、计划的概念与种类 154

第二章 管理类文书 154

二、计划的特性与制订计划的要求 155

三、计划的写法 157

四、例文 159

第二节 请示与报告 162

二、格式与要素 163

三、注意事项 164

四、例文 165

第三节 总结 167

一、总结的概念与种类 167

二、总结的性质和要求 167

三、总结的写法 169

四、例文 170

第三章 商务类文书 176

第一节 条据 176

一、便条 176

二、单据 178

第二节 商务书信 180

一、商务书信的性质 180

二、商务书信的写作要求 181

三、商务书信的结构与写法 182

四、例文 182

第三节 商务启事 184

一、商务启事的种类与特点 184

二、商务启事的格式与要素 186

三、商务启事注意事项 187

四、例文 188

一、经济合同的概念和种类 189

第四节 经济合同 189

二、经济合同的性质与要求 191

三、经济合同的写法 194

四、经济合同的实例 196

第五节 商业广告 199

一、商业广告的概念与种类 199

二、商业广告的特性 200

三、商业广告的制作要求 200

四、商业广告的结构与写法 201

五、商业广告例文 203

六、广告的格式 204

第四章 礼仪类文书 206

第一节 邀请类信函 206

一、请约信 206

二、邀请信 207

四、谢绝函 208

三、应邀函 208

第二节 迎送类词语 209

第三节 其他礼仪类信函 211

一、请柬 211

二、聘书 212

信息篇 217

第一章 文书信息处理 217

第一节 文书、公文与文件信息 217

一、公务文书分类信息 218

二、公务文书处理程序 221

三、公务文书转送、密封及交接凭证 224

第二节 企业管理类文件信息的分类 225

一、行政管理类信息分类 225

二、经营管理类信息分类 228

三、生产技术管理类信息分类 237

二、企业产品类信息分类 239

第三节 企业科技类文件的信息分类 239

一、科学研究类信息分类 239

三、基本建设类信息分类 240

四、设备仪器类信息分类 241

第四节 文书信息立卷技术 242

一、文书信息立卷标准 242

二、企业案卷排列技术 246

第二章 档案信息处理 249

第一节 档案信息的类别 249

一、秘书信息档案 249

二、公司相关信息档案 254

第二节 档案信息著录技术 258

一、档案信息著录项目 259

二、档案信息著录项目涵义 260

三、档案信息著录格式 265

四、档案信息著录的级次及文字 266

第三节 档案信息鉴定 267

一、档案信息鉴定方法 267

二、档案材料保管期限 271

三、档案文件归档范围 276

第四节 档案信息检索方法 280

一、档案材料编号及分类方式 280

二、档案信息检索工具 288

第三章 文献信息检索 300

第一节 分类检索知识 300

一、《中国档案分类法》 300

二、《中国图书馆图书分类法》 310

三、国内外标准书号 311

四、企业文献信息分类检索 312

一、主题情报检索词典 318

第二节 主题检索知识 318

二、参照系统网络 321

三、主题词标引方式 324

第三节 秘书常用资料检索 327

一、秘书常用资料的类别 328

二、文献信息资料检索 329

三、公司常用文书写作资料检索 335

第四节 信息资料字序检索方法 338

一、形序编号法 338

二、音序编号法 340

三、汉语拼音主题词排序 342

第五节 资料信息自动化检索 343

一、自动化检索的服务方式 343

二、自动化检索基础须知 345

三、计算机检索资料档 347

四、缩微资料检索系统 348