企业航图 高效办公室管理PDF电子书下载

目录 3

办公环境 3

一、环境管理 3

□环境静美 4

□因地制宜 4

□交通方便 5

□便于协调 5

二、环境管理技巧 5

□办公室内布置的原则 6

□办公室的环境管理，还应注重几种因素 7

三、工作环境 8

□工作人员 8

□物品供应 11

□杂务处理 12

□办公室的气氛和美化 12

四、办公室的物理条件 14

□温度要求 15

□空间 15

□消防 15

□清扫 16

□急救 16

□卫生设施 16

□饮水 16

□减少噪音 16

□改善照明 17

□空调设备与通风 17

□清洁卫生设备 17

□安全预防 18

五、办公室陈设 19

□办公室功能的主要内容 19

□办公室平面布置几种类型 20

□办公人员的面积合理分配 21

一、办公自动化的作用 27

□节省时间 27

□提高工作效率，减少办公费用 27

办公自动化及信息自动化 27

□提高决策的准确性和科学性 28

□促进管理现代化 28

二、办公自动化主要设备 29

□常规类办公设备 29

□信息处理设备 29

□通信类设备 29

三、信息工作自动化 30

办公厅（室）主任的任命 33

一、办公厅（室）主任的工作特点 33

二、办公厅（室）主任的基本要求 35

三、办公厅（室）主任的基本条件 37

□参谋助手作用 39

四、办公厅（室）主任的基本作用 39

□信息咨询作用 40

□联系协调作用 42

五、办公厅（室）主任的工作原则 44

□实事求是原则 44

□效率原则 44

□保密原则 45

六、办公（厅）室主任的工作职责 47

□承办职责 47

□参谋职责 49

□管理职责 52

□协调职责 56

秘书的配备 61

一、秘书的适应性原则 61

二、秘书的职能性原则 62

三、秘书的类型性原则 64

□准确周密 65

四、秘书工作的基本原则 65

□迅速及时 67

□安全保密 69

□实事求是 71

□主动负责 73

办公室工作艺术 77

一、会议方面 77

□诱导沉默者 77

□对于多话者的处理方法 78

□会议理想场地七条件 80

□会议选定时限五要点 84

□如何防止迟到 86

□出席的谋略 86

二、对待下属 89

□批评下属五步骤 89

□责备方式的五个步骤 91

□间接的责备方式 93

□责备切勿引起恼恨 94

□切勿伤人自尊心 95

□先听听对方的辩白 96

□宽慰是上策 98

□指责全体并无效果 99

□不要仰仗权力 101

□不可揭人疮疤 103

□冷眼旁观与孤立 104

三、共事相处 104

□慎防他人的疑忌 105

□锋芒不是求人知的方法 107

□恃熟卖熟的大忌 109

□怎样处理办公室内的谣言 110

□公司新人建立自己的形象 112

□礼多人不怪 114

□力求表现 116

□执行命令的要点 117

四、上下级关系 117

□上司眼中的理想下属 118

□应有的工作态度 119

□怎样与上司建立关系 120

□食君之禄，担君之忧 122

□指出上司错误的技巧 123

□跟上司应酬 124

□新官上任 125

□切忌越级报告 126

□如何对付不听话的下属 127

□怎样避免人才流失 128

□测知别人对自己信赖程度的方法 129

□务求能说能做 133

□不可成为去处不明的人 134

□不应突然提出难题 136

□尽量缩短与上司的心理距离 137

□为何未获上司认可 139

策划工作空间 145

一、选择一项基本设计 145

□U型工作区域 145

□L型工作区域 146

□平行式工作区域 146

二、使主要计划更上一层楼 146

三、选择办公室的家具 147

□桌子 148

□档案柜 149

□多功能机器设备 151

四、省钱之道 151

五、整体计划办公室家具 152

家庭办公室的“文房四宝” 157

一、重要性 157

二、基本文具及补充项目 159

□基本文具 159

□补充项目 160

□永远带着清单上文具店买东西 161

三、节省开销 161

□不买超过你所能储存的量 162

□在大削价时买的东西不一定是你最需要的 162

□只买你要的东西，也只买你要的数量 163

□确保品质 163

□到折扣店买 163

□在用完之前补买，别急着早库存 163

□尽可能节省开支 163

四、储备多余的办公用品 164

□同类项合并 165

□增加透明度 165

□在储放处贴清单 166

□拿掉文具的包装节省空间 166

一、书桌该有什么 169

□桌面上的问题 169

让办公室布局更合理有序 169

□“第二工作面” 171

二、规划书桌的抽屉 172

□清理过时东西 172

□把常用的东西放在一块 173

□滚动的东西分隔开 173

□为文具买个抽屉分隔架 173

□保留期的东西 173

□消除坏了的东西 173

□常用档案抽屉 174

□分门别类好找东西 174

三、公文架、文件篮的正确使用方法 175

□公文架使用 175

□文件篮的重要性 175

四、利用墙面 177

□书架 177

□告示板 178

□为节省一分钱而努力 180

□墙面信插 180

五、利用工作链 181

个人办公用品中的“现代化武器” 185

一、螺旋式装订笔记 185

□决定你要上面装订式或侧面装订式的 185

□选好用法 185

□一页三用 186

□规划工作及电话 186

□一天翻一页 186

二、电脑化记事 186

□你的电脑全日开机吗 187

□你不常在办公室吗 187

□你会保持电脑日程表的时效性吗 187

三、口袋型电子笔记 188

□优点 189

□缺点 189

四、使用卡片索引式档案 190

□第一类索引档案系统 191

□第二类索引档案系统 192

□第三类索引档案系统 193

□第四类索引档案系统 194

□第五类索引档案系统 194

□第六类索引档案系统 195

建立档案系统 199

一、资料分类 199

□集中堆放 199

□把资料分别归于五类中 199

□回到待处理“置物篮” 200

二、档案种类 200

□目前正在使用的档案资料 201

□供做参考用的档案资料 201

□记录性质的档案资料 201

□立刻处理（A） 202

三、P-A-P—E-R系统 202

□放进置物篮（P） 202

□归档（P） 203

□记入日程表再归档（E） 203

□丢了它（R） 203

四、使用你目前的档案系统 204

□帐单档 205

□内部档案夹 205

□等答复 205

□待处理 205

五、参考资料档案的两种型式：有效的和过时的 207

□有效的 207

□过时的 207

六、清理你的档案 208

□将所有资料分成四类 209

□记录性资料优先处理 209

□“无家可归”的参考资料 210

□完全过时的参考资料 210

□把有效的参考资料放在档案柜最上层的抽屉或是最容易拿到的位置 210

□过时的参考资料分两类 210

□接下来转移注意力到有效的参考资料上 210

□“待分类”资料 211

七、建档注意事项 211

□确定设计 211

□增加档案夹 212

□每一个悬挂式档案夹内，应放置数个内部档案夹 212

□厚度控制 213

□建立索引目录，列出大（悬挂式）小（内部）档案 213

□标明档名 214

□标明日期 214

□档案柜抽屉也要贴上标签 214

□资料存档避免使用回形针 214

□字母顺序：用哪一个做开头 215

□要归档的资料大致可分为三种 215

□基本档案系统 215

八、找出合用的档案系统 215

□按字母顺序的档案系统 217

□字母档案系统建立（之一） 218

□字母档案系统建立（之二） 218

□字母档案系统建立（之三） 219

□类目档案系统 220

□编号档案系统 221

□以颜色区分档案 223

单据的处理 227

一、掌握单据 227

□处理单据的好处 227

□收集单据 227

二、使用档案及装订夹、信封、记录电脑化 228

□利用档案按主次分类 228

□有关收据分类档案系统的几点建议 229

□利用装订夹 230

□利用信封 232

□记录电脑化 232

三、收据分类法范例 233

座驾变成流动的办公室 239

一、“小”车大用 239

□如何做到车内办公用品“小而全” 239

□整理好车内的文书档案 240

□车内用品规划设计 241

二、汽车办公室现代化种种 242

□公文包成为“桥梁” 242

□掌握里程数 243

□汽车电话（移动电话） 244

□移动电话类型 245

□做记录及保留电话号码 246

□携带式传真机 247