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上编 办公室文秘工作综述 2

第一章 办公室文秘概述 2

第一节 文秘的角色 2

一、文秘工作人员的特点 2

二、文秘工作的特性 2

三、文秘与领导的关系 4

第二节 文秘工作人员必备素质 4

一、文秘的基本要求 4

二、文秘的职业道德要求 5

三、文秘的知识要求 7

四、服饰设计 7

第三节 文秘工作必备技能 9

一、写作技能 9

二、记录及录音整理要求 12

三、通信工作技能 16

四、办公设备运用技能 21

五、现代化电子网络工具的应用 28

第四节 文秘的职责 35

一、辅助决策职责 35

二、协调关系职责 35

三、处理事务职责 35

四、组织会议职责 36

五、撰写文稿职责 36

六、管理文书职责 36

七、保守机密职责 36

八、信访工作职责 36

九、督促检查职责 37

中编 办公室文秘日常工作事务 40

第二章 信访、接待与外事工作实务 40

第一节 信访与接待工作 40

一、信访工作概述 40

二、信访机构设置和人员素质要求 42

三、办理人民群众来信要求和程序 43

四、接待群众来访原则和程序 44

五、办理信访案件 47

六、特殊问题的处理 49

第二节 外事工作管理实务 52

一、外事工作概述 52

二、外事安全保密工作 56

三、外事工作操作技巧 56

第三章 印信、值班和保密工作实务 72

第一节 印章的使用与管理 72

一、印章的概述 72

二、印章的颁发与启用 75

三、印章的管理与使用 76

四、印章的缴销 77

第二节 信证的管理与使用 77

一、凭证的管理与使用 77

二、介绍信的管理与使用 78

第三节 文秘部门值班工作 79

一、值班工作概述 79

二、值班工作安排和记录 80

三、值班工作标准管理 82

第四节 文秘部门保密工作 82

一、保密工作概述 82

二、文秘工作人员保密要求 85

三、文件保密和通信保密工作 86

四、会议保密和宣传保密工作 88

五、技术保密和情报保密工作 90

六、计算机的保密工作 91

第四章 会务工作管理实务 93

第一节 会议与会务工作 93

一、会务工作概述 93

二、会议的分类 94

第二节 会前准备工作 96

一、确定会议名称、时间、地点 96

二、确定会议筹备机构和筹备人员 97

三、安排议题的原则和方法 97

四、安排议题应注意的问题 98

五、提名与会人员 99

六、会议文件的产生、审核和分发 100

七、会议通知、报名和报到 101

八、会议编组和会场布置 102

九、座次排列和证件制作 103

第三节 会间组织服务工作 104

一、签到、引导就座 105

二、安排发言和会议记录 106

三、会场后勤保障和会场服务 107

四、编发材料、整理记录和收退文件 107

五、会议集体摄影 109

六、会议特殊情况的处理 110

七、其他服务工作 110

第四节 会议中的生活管理 111

一、会场的服务管理 111

二、迎接与会人员 112

三、会议食宿安排 112

四、安排领导看望与会人员 113

五、会议的财务管理和文化生活 113

六、会议的交通保障和通信服务 114

七、医疗卫生服务和用品保证 114

八、安排与会人员回程事务 115

第五节 会后事项处理工作 115

一、整理会议记录和印发会议纪要 115

二、安排与会人员离会 116

三、会议文件的立卷归档 116

四、会议议定事项的落实 117

五、会议新闻报道 117

六、会议财务决算 118

七、会务工作总结 118

第六节 会议的文字工作 118

一、会议开幕词 118

二、会议简报和会议报告 119

三、会议总结和会议记录 120

四、会议纪要 121

五、会议闭幕词 122

第七节 电话会议 122

第八节 会务工作的指导原则 123

一、认真领会领导意图和会议的指导思想 123

二、熟悉和掌握会议的组织领导情况 124

三、协助领导拟定会议安排 124

四、精心组织，周到服务 124

五、重视并妥善地做好会议的善后工作 124

第五章 文书档案管理工作实务 126

第一节 档案管理工作实务 126

一、档案管理工作概述 126

二、档案管理现代化和标准化 129

三、档案收集整理规范化 134

四、全宗类档案管理 137

五、档案收集标准管理 144

第二节 文书管理概述 148

一、公文行文制度 148

二、文书处理工作的重要性 149

三、文书管理程序 150

第三节 收文处理 151

一、收文处理概述 151

二、签收和拆封 151

三、批办程序 153

四、请办和传阅 155

五、催办和承办 158

六、办复和来文收集 161

第四节 发文处理 163

一、发文处理概述 163

二、拟稿和签发 163

三、公文制发程序中的“倒流”问题 167

第五节 文书的日常管理与利用 169

一、文书日常管理的原则 169

二、文书日常管理工作的内容 169

三、文件日常管理的方法 170

四、文书管理工作流程 172

第六章 参谋辅助协调与督查工作实务 176

第一节 参谋辅助的条件 176

一、参谋的水平方向和原则 176

二、克服急功近利的心理障碍 178

第二节 参谋辅助要领 179

一、慎重参谋、顾全大局 179

二、掌握分寸，不要强加于人 180

三、谨防粗心 180

四、将意见变成问题提出来 181

五、提出几个方案供领导选择 181

六、干好工作比什么都重要 182

第三节 协调的形式、方法与内容 182

一、协调的概述 182

二、协调的形式与方法 187

三、协调活动中的换位思考 188

四、政策协调与计划协调 189

五、公文协调与会议协调 190

六、事务协调与公务协调 192

七、战略协调与关系协调 194

八、受理请示报告工作中的协调 196

第四节 协调工作的结果 196

一、目的性和可行性 196

二、严肃性和记载性 197

第五节 督查工作 198

一、督查工作的概述 198

二、督查工作各项建设 210

三、督查工作实务 214

下编 办公室文秘自我调控提高 218

第七章 文秘办事效率提高技巧 218

第一节 有备而来 218

一、要从小事做起 218

二、应准备备查的“工具书” 219

三、凡事计划在先 220

四、井然有序 221

五、合理布局 222

第二节 点滴记事 222

一、小本随身的妙处 222

二、“朝思暮想”的妙法 223

三、多做为上的原则 224

四、自编程序的高招 224

五、自我提醒的办法 225

第三节 述事有方的艺术 226

一、明白原则的艺术 226

二、意在话先的艺术 226

三、横向通气的艺术 227

四、善始善终的艺术 228

五、留有余地的艺术 229

六、一包到底的艺术 229

第四节 办事的艺术 230

一、一次完成的艺术 230

二、化繁为简的艺术 231

三、委曲求全的艺术 231

第五节 处事的技巧 232

一、洗耳恭听的技巧 232

二、处处留心的技巧 233

三、快速审读的技巧 233

四、“不求甚解”的技巧 234

五、百问不烦的技巧 235

第六节 议事的艺术 236

一、事不过三的艺术 236

二、平心静气的艺术 237

三、顺心转意的艺术 237

四、设身处地的艺术 238

五、以事喻理的艺术 239

第七节 认错的艺术 240

一、认错为勇的艺术 240

二、重新开始的艺术 241

三、刨根寻底的艺术 242

四、不失时机的艺术 243

五、找到“事源”的艺术 243

六、防患于未然的艺术 244

第八章 文秘人际关系礼仪标准 245

第一节 文秘办公室人际关系概述 245

一、文秘办公室人际关系的含义 245

二、文秘办公室人际关系的类型 245

三、文秘办公室人际关系形态 246

第二节 文秘办公室人际信心和语言 247

一、人际信心 247

二、文秘办公室人际关系的改善 248

三、文秘办公室人际语言类型 249

第三节 文秘办公室人际关系技巧 251

一、与上级相处的技巧 251

二、与下级相处的技巧 251

三、与同事相处的技巧 253

四、与异性相处的技巧 253

五、与职能部门的关系 254

六、与系统外部的关系 255

第四节 书面礼仪要求 255

一、柬帖的用法 256

二、公务专用信件的制作 258

三、贺卡 259

第五节 语言礼仪要求 259

一、基调的确立 259

二、程序的掌握 260

三、语汇的选择 262

四、音量、节奏与语气的控制 262

第六节 介绍与握手礼节 263

一、见面时的礼节 263

二、握手规矩 264

三、介绍的技巧 265

四、使用名片的技巧 266

第七节 送礼的艺术和要求 267

一、选择礼物 267

二、送礼的场合与时机 267

三、国外赠送礼物的礼仪 270

四、接受礼物的艺术 271

五、怎样拒收礼物 272

第九章 文秘说话语言艺术魅力 273

第一节 文秘说话的魅力要求 273

一、说话风格明快 273

二、拥有个性的声音 273

三、语气肯定 273

四、学会倾听 274

五、语调变化自然 274

六、思路有条理 274

第二节 文秘的说话技巧 275

一、说话要先看对象 275

二、懂得赞美、恭维与幽默 281

三、会用提问、反问与争辩 287

四、控制谈话节奏 290

五、运用微笑的技巧 293

六、道歉的技巧 293

七、如何使语言中听——委婉含蓄 294

八、如何避免尴尬——有意曲解 294

第十章 文秘得体有效的公关技能 296

第一节 文秘必备的公关技能 296

一、策划能力和组织能力 296

二、演说能力和谈判能力 296

第二节 如何建立良好的人际网络 297

一、公关中致命的缺点 297

二、如何获得良师益友 297

三、领导的领导，你该怎样相处 298

四、你被缠住了怎么办 299

五、没什么大得解决不了的事 299

六、有了关系注意事后联络 300

第三节 如何成功地融入人群 301

一、集会前的准备 301

二、先认清参加活动的目的 301

三、确信自己必能获益 302

四、成功地融入人群 302

五、透露一点自己的小趣事 302

第四节 不做待命的文秘 303

一、电话——解决问题的利器 303

二、找一个比你更紧张的人 304

三、平时应流利地把事说出口 304

四、鼓起去见陌生人的勇气——先去了再说 305

五、试一下又如何 305

六、好好评估自己 306

七、你的价值观是什么 306

八、变中求常 307

九、内省外导 307

十、他攻自守 308

十一、做一个领导心中的好文秘 309