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第一章 文书档案管理工具 2

第一节 文书档案管理要点 2

要点1：收文工作 2

要点2：发信工作 3

要点3：企业文书的写作要规范 4

要点4：文件资料整理收集 7

要点5：文书立卷归档 10

要点6：文档的保管与利用 12

第二节 文书档案管理制度 14

制度1：公文管理制度 14

制度2：公司常用公文写作规范 16

制度3：文件收发管理制度 17

制度4：电子邮件收发管理规定 18

制度5：文档分装工作规范 19

制度6：文档立卷归档制度 21

制度7：文件、资料保密制度 22

第三节 文书档案管理表格 24

表格1：收发函件登记表 24

表格2：收发传真登记表 25

表格3：内部文案审批单 25

表格4：收发文登记表 25

表格5：文件传阅单 26

表格6：文件签收单 26

表格7：文件移交单 26

表格8：文书发送登记表 27

表格9：对外收、发文登记簿 27

表格10：传真发文申请单 27

表格11：档案索引 28

表格12：档案明细表 28

表格13：档案内容登记簿 28

表格14：档案目录卡 29

表格15：销毁文件清单 29

表格16：档案调阅登记簿 29

学习总结 30

第二章 办公设备用品管理工具 32

第一节 办公设备用品管理要点 32

要点1：办公用具管理 32

要点2：办公用品管理 36

第二节 办公设备用品管理制度 37

制度1：办公设备管理规定 37

制度2：办公设备、耗材管理办法 41

制度3：办公设备使用管理规定 42

制度4：办公用品管理办法 44

第三节 办公设备用品管理表格 46

表格1：办公设备添置申请表 46

表格2：办公设备购买申请表 46

表格3：办公耗材购买申请表 47

表格4：办公设备报修申请单 47

表格5：办公设备报修记录表 47

表格6：办公设备报废申请单 48

表格7：设备借用登记表 48

表格8：办公设备管理卡 49

表格9：打印机、复印机、传真机、扫描仪管理人员名单 49

表格10：复印文件、资料申请表 50

表格11：打印文件、资料登记表 50

表格12：发送传真登记表 50

表格13：办公设备管理人员月统计总表——打印 50

表格14：办公设备管理人员月统计总表——复印 51

表格15：办公设备管理人员月统计总表——传真 51

表格16：办公用品季度需求计划表 51

表格17：办公用品请购表 52

表格18：办公用品申购单 52

表格19：办公用品入库单 52

表格20：办公用品出库单 53

表格21：各部门领用办公用品登记表 53

表格22：会议期间物品领取登记表 53

表格23：办公用品移交登记表 54

表格24：办公用品报废单 54

表格25：急需办公用品申购单 54

表格26：办公用品盘存报表 55

表格27：办公用品领用表 55

表格28：办公用品耗用统计表 55

表格29：办公用品发放统计表 56

学习总结 56

第三章会务管理工具 58

第一节 会务管理要点 58

要点1：做好会议前准备工作 58

要点2：会议期间的工作 61

要点3：会议的善后工作 64

第二节 会务管理制度 66

制度1：会议制度及规范 66

制度2：总经理室会议会务管理办法 67

制度3：公司会议费管理办法 72

制度4：会议费报销制度 74

制度5：大型活动会务管理细则 75

制度6：会议室管理制度 89

第三节 会务管理表格 90

表格1：会议经费预算报告审批表 90

表格2：会议经费开支明细单 91

表格3：会务费借支（业务）申请单 91

表格4：会务费借支（业务）核销单 92

表格5：会议费报销说明单 92

表格6：公司本部会议室使用申请单 93

表格7：公司外部场所召开会议计划表 93

表格8：公司外部场所召开会议申请表 94

表格9：承办会议审批表 94

表格10：会议（活动）安排申请表 95

表格11：会议通知 95

表格12：会议议程表 96

表格13：会议签到表 96

表格14：会议记录 96

表格15：会议登记簿 97

表格16：会议决定事项实施管理表 97

表格17：会议室使用申请表 97

表格18：_____年_____月总经理室例会通知 98

表格19：_____月总经理室月例会会务通知 98

表格20：_____月总经理室例会费用预算申请 100

表格21：主要会议场所介绍表 101

表格22：大型活动会务车辆保障专案表 101

表格23：接待规格及服务规范表 101

表格24：大型活动指挥部工作周报 102

学习总结 103

第四章 印信管理工具 105

第一节 印信管理要点 105

要点1：印章的管理 105

要点2：电子印章的管理 109

要点3：介绍信的管理 111

要点4：凭证的管理 112

第二节 印信管理制度 112

制度1：公司印章管理办法 112

制度2：分公司印章使用管理办法 115

制度3：电子印章使用和管理办法 118

制度4：公司证照管理制度 119

第三节 印信管理表格 120

表格1：外借印章、企业档案申请表 120

表格2：公司印信使用、刻制、法人代表签名申请表 120

表格3：印章管理台账（发票专用章） 120

表格4：印章管理台账（法人私章） 121

表格5：关于公司启用有关_____专用章的通知 121

表格6：公司印章留样备案表 122

表格7：印章留样汇总记录表 122

表格8：公章保管委托书 123

表格9：合同专用章保管委托书 123

表格10：印章保管人责任状 124

表格11：公章保管责任书 124

表格12：公章保管员员工担保书 125

表格13：办公室主任施章管理责任书 125

表格14：分公司总经理用印责任书 126

表格15：印章使用申请单 126

表格16：印章外出使用审批单 127

表格17：用印审批记录单 127

表格18：合同专用章用印审批单 128

表格19：（ ）印章使用登记簿 129

表格20：印章借用、托管登记表 129

表格21：公章使用登记审批表 130

表格22：关于停用有关_____专用章的通知 130

表格23：印章交接单 131

表格24：印章专管人离职交接单 131

表格25：公司证照、印章使用登记表 132

表格26：证照办理（变更）申请表 132

表格27：证照使用申请表 132

表格28：证照使用归档登记单 133

表格29：证照借用申请表 133

表格30：证照借用登记表 133

学习总结 134

第五章 行政事务管理工具 136

第一节 行政工作管理要点 136

要点1：值班工作 136

要点2：差旅管理 138

要点3：做好接待工作 141

要点4：国外出差出入境手续办理 143

要点5：进行公务费用管理 144

第二节 行政事务管理制度 144

制度1：行政值班制度 144

制度2：出差管理制度 145

制度3：员工因公预订酒店规定 147

制度4：公务接待管理制度 148

制度5：因公出国管理办法 149

制度6：业务招待费管理制度 150

制度7：公司因公出国人员费用开支标准及管理办法 153

制度8：通信费用管理规定 155

第三节 行政事务管理表格 157

表格1：值班工作安排表 157

表格2：值班记录表 157

表格3：值班替换申请书 157

表格4：值班日志 158

表格5：出差申请表 158

表格6：差旅费用结清单 159

表格7：出差业务报告书 159

表格8：业务招待费申请表 160

表格9：招待物品购买申请表 160

表格10：公务接待用餐申请表 160

表格11：接待礼品领用单 161

表格12：招待物品领用单 161

表格13：业务接待住宿申请单 161

表格14：出国申请表 162

表格15：出国人员承诺书 162

表格16：职工因私出境申请表 162

学习总结 163

第六章企业文化建设管理工具 165

第一节 企业文化建设管理要点 165

要点1：企业文化建设的主要目标 165

要点2：企业文化建设的内容 166

要点3：企业文化建设实施的原则 167

要点4：企业文化建设的时机 169

要点5：企业文化建设的步骤 170

要点6：企业文化建设的方法 172

第二节 企业文化建设管理文案 173

文案1： × ×科技有限公司企业文化建设建议书 173

文案2： × ×实业有限公司企业文化五年建设规划 174

文案3：企业文化建设× × × ×年度工作计划 177

文案4：企业文化手册编制计划 180

文案5： × × × ×年4～12月企业文化活动方案 181

文案6： × ×实业有限公司员工文化活动方案 184

文案7：企业文化宣传活动方案 186

文案8：企业文化知识竞赛活动方案 187

文案9：网络部文化建设方案 189

文案10：项目部文化建设方案 190

文案11： ××实业有限公司企业文化调研诊断报告 191

文案12：关于公司宣传栏内容设计方案 194

文案13：宣传栏规划方案 194

文案14：企业文化墙建设方案 196

第三节 企业文化建设管理制度 197

制度1：集团企业文化建设管理办法 197

制度2：中小型企业文化建设管理办法 201

制度3：员工行为规范 205

制度4：员工行为规范检查制度 210

制度5：规章制度编写规则 212

制度6：制度编写格式规定 215

制度7：稿件奖励办法 218

制度8：公司宣传管理办法 218

制度9：宣传网站管理办法 219

制度10：宣传栏管理规定 221

制度11：宣传橱窗管理办法 223

制度12：企业内部报刊管理办法 224

制度13：公司内部刊物投稿奖励办法 226

制度14：图书资料管理办法 226

第四节 企业文化建设管理表格 228

表格1：企业文化访谈提纲 228

表格2：企业文化调研提纲——企业高层领导访谈 228

表格3：企业文化调研提纲——企业中层干部 229

表格4：企业文化调研提纲——部门经理、分公司经理 229

表格5： × ×集团企业文化调查问卷 230

表格6： × ×员工俱乐部活动意向调查表 234

表格7：企业文化访谈记录 235

表格8：企业文化访谈内容总结 235

表格9：员工文化培训调查表 236

表格10：企业文化年度建设计划和预算表 236

表格11：企业文化培训效果调查表 237

表格12：员工企业文化培训考核档案 237

表格13：企业文化案例收集表（一） 238

表格14：企业文化案例收集表（二） 238

表格15：企业内刊工作时间安排表 238

表格16：企业内刊投稿登记表 239

表格17：图书资料购买申请单 239

表格18：图书资料借出卡 239

学习总结 240

第七章员工关系管理工具 242

第一节 员工关系管理要点 242

要点1：建立有效的沟通机制 242

要点2：给员工施以奖励 243

要点3：员工纪律处分 245

要点4：员工关怀 246

要点5：开展多姿多彩的员工活动 248

要点6：员工心理援助计划 250

第二节 员工关系管理制度 253

制度1：员工关系管理制度 253

制度2：员工奖励与处分管理制度 261

制度3：员工沟通管理办法 263

制度4：员工内部投诉管理规定 266

制度5：员工活动管理办法 267

制度6：员工生日活动管理办法 268

制度7：员工活动室管理办法 269

制度8：员工活动中心管理办法 270

制度9：员工俱乐部管理办法 274

第三节 员工关系管理表格 276

表格1：员工座谈会（）月问题改善跟进表 276

表格2：总经理意见箱（）月改善跟进表 277

表格3：员工意见箱（）月提报改善跟进表 277

表格4：员工申诉表 278

表格5：年度员工业余活动计划表 278

表格6：年度员工活动计划 279

表格7：员工常规活动安排表 279

表格8：活动室借用申请表 279

表格9：员工生日礼物领用登记表 280

表格10 ：（ ）月生日员工名单 280

表格11：员工俱乐部活动意向调查表 280

表格12：员工俱乐部参加意向调查表 281

表格13：俱乐部活动费用预算表 282

表格14：固定活动人员组织情况 282

表格15：俱乐部活动情况表 282

表格16：活动备选场地清单 283

表格17：员工满意度调查问卷 283

学习总结 285

第八章保密管理工具 287

第一节 保密管理要点 287

要点1：保密范围和密级确定 287

要点2：保密措施 287

要点3：文件保密工作 288

要点4：会议保密工作 289

要点5：经济保密工作 290

要点6：涉外保密工作 290

要点7：宣传方面的保密工作 291

要点8：电子计算机保密工作 291

第二节 保密管理制度 292

制度1：公司保密制度 292

制度2：员工保密承诺书签订规定 295

制度3：文件、资料保密制度 296

制度4：信息安全保密管理办法 299

制度5：网络和信息安全事件应急处置和报告制度 308

第三节 保密管理表格 309

表格1：员工保密承诺书 309

表格2：保密协议（适用于外协单位） 310

表格3：保密承诺书（适用于个人） 311

表格4：离职保密承诺书 312

表格5：保密承诺书签订情况汇总表 313

表格6：机要文档外送申请表 313

表格7：保密监督检查记录表 314

表格8：保密工作考核评分标准 314

表格9：涉密人员保密自查表 317

表格10：部门保密自查记录表 318

表格11：保密机要室保密自查表 319

表格12：文档档案保密自查表 320

表格13：计算机、办公自动化专项保密检查情况登记表 321

表格14：涉密单位、部门负责人（）年保密工作情况 322

表格15：保密委员监督检查记录表 322

表格16：总经理保密监督检查记录表 323

表格17：保密检查整改通知书 323

表格18：（）年上半年保密监督检查表 324

表格19：保密津贴考核发放表 325

表格20：涉密计算机及办公自动化保密管理情况检查表 325

表格21：非涉密计算机及办公自动化保密管理情况检查表 325

表格22：涉密移动存储介质保密管理情况检查表 326

表格23：非涉密移动存储介质保密管理情况检查表 326

表格24：涉密载体清理情况检查表 326

表格25：办公网络使用管理情况检查表 327

表格26：失泄密事件查处情况记录表 327

表格27：涉密载体销毁、涉密设备报废情况记录表 327

表格28：涉密会议活动情况记录表 328

表格29：信息发布保密审查情况记录表 328

表格30：计算机保密管理情况记录表 328

表格31：存储介质保密管理情况记录表 329

表格32：保密要害部门部位登记表 329

表格33：保密工作实施奖惩情况登记表 329

表格34：机关网络（网站）建设、运行保密管理情况记录表 330

表格35：涉密载体借阅登记表 330

表格36：涉密文件（资料）打印登记表 331

表格37：涉密文件（资料）复制登记表 331

表格38：涉密设备维修登记表 331

学习总结 332

第九章 企业内部安全管理工具 334

第一节 安全管理要点 334

要点1：治安防范四大措施 334

要点2：消防安全管理 335

要点3：节假日加强治安防范 336

第二节 安全管理制度 336

制度1：治安保卫管理制度 336

制度2：保安管理制度 339

制度3：识别证管理办法 344

制度4：门卫管理制度 345

制度5：消防安全管理制度 346

制度6：消防安全应急预案 347

第三节 安全管理表格 350

表格1：员工识别证 350

表格2：来宾识别证 350

表格3：厂商（业者）出入厂登记簿 351

表格4：物品放行单 351

表格5：派车单 351

表格6：消防设施一览表 352

表格7：安全检查表 352

表格8：车辆、人员出入门证 353

表格9：车辆出入登记表 353

表格10：来访人员进出登记表（门卫） 353

表格11：员工出入登记表 354

表格12：人员放行条 354

表格13：物品放行条 354

表格14：公司公共活动场所使用申请单 355

表格15：消防设备巡查表 355

表格16：公司防火安全检查表 356

表格17：公司防火安全及安全生产检查表 356

表格18：消防设施检查记录表 357

表格19：应急预案演练记录 357

学习总结 358

第十章职业健康管理工具 360

第一节 职业健康管理要点 360

要点1：建立职业健康安全管理责任制 360

要点2：开展职业健康安全宣传 361

要点3：加强职业健康安全教育培训 361

要点4：加强应急培训 363

要点5：职业危害因素告知 364

要点6：提供劳动保护 365

第二节 职业健康管理制度 367

制度1：职业健康管理办法 367

制度2：职业病防治责任制 371

制度3：职业病危害安全警示标识和安全防护管理制度 373

制度4：员工职业健康体检管理制度 375

制度5：在职员工职业健康体检计划 377

制度6：关于特殊工种及享受保健津贴标准的规定 378

制度7：职业病危害事故应急救援预案 380

第三节 职业健康管理表格 385

表格1：员工三级职业健康安全教育培训卡 385

表格2：公司（厂）内工作调动职业健康安全培训登记表 386

表格3：入厂、复工、变换岗位、加（调）班员工职业健康安全教育记录 386

表格4：职业危害岗位检讨认定书 386

表格5：职业危害告知书 387

表格6：劳动合同职业病危害因素告知书 388

表格7：职业病危害告知卡（噪声） 389

表格8：有毒有害物品作业岗位职业病危害告知卡明细表 389

表格9：职业危害岗位个人防护用品管理台账 390

表格10：职业危害岗位个人防护用品入库验收单 391

表格11：劳保用品申请单 391

表格12：职业危害岗位个人防护用品发放记录 392

表格13： × ×部门职业危害岗位个人防护用品检查周报表 392

表格14：职业病和疑似职业病人的报告 392

表格15：职业病事故报告与处理记录表 393

表格16：职业病患者一览表 393

表格17：疑似职业病患者一览表 394

表格18 ：（）年度接触有毒有害作业工人健康检查结果一览表 394

表格19：员工职业健康监护档案 394

表格20：员工职业健康监护档案表 395

表格21：工作场所空气中有毒物质定点采样记录表 397

表格22：工作场所空气中粉尘定点采样记录表 397

表格23：工作场所空气中粉尘浓度分析记录表 398

表格24：工作场所空气中毒物浓度分析记录表 398

表格25：工作场所物理因素测量记录表（一） 398

表格26：工作场所物理因素测量记录表（二） 399

表格27：工作场所空气中有毒物质个体采样记录表 399

表格28：工作场所噪声个体测量记录表 400

表格29：工作场所高温测量记录表 400

表格30：职业病危害因素识别汇总表 401

表格31：职业危害因素日常监测记录 401

学习总结 402

第十一章 车辆管理工具 404

第一节 车辆管理要点 404

要点1：明确车辆管理的对象与内容 404

要点2：车辆管理组织 404

要点3：车辆管理操作要点 405

要点4：车辆新购入管理 405

要点5：车辆的换新和报废 406

要点6：车辆的检查、整备、清扫 406

要点7：车辆事故的预防和处理 406

第二节 车辆管理制度 407

制度1：公司车辆管理办法 407

制度2：私车公用管理办法 411

制度3：中高层管理人员车辆补贴实施办法 413

第三节 车辆管理表格 415

表格1：车辆（交通设备）管理簿 415

表格2：公务车辆使用申请表 415

表格3：车辆派遣登记表 415

表格4：车辆出车安排表 416

表格5：车辆出车登记表 416

表格6：车辆行驶日记 416

表格7：车辆行驶登记表 417

表格8：车辆加油统计表 417

表格9：备用卡加油统计表 418

表格10：车辆维修保养申请表 418

表格11：购车补贴申请表 419

表格12：车辆补贴协议书 419

表格13：补贴车辆里程登记表 420

表格14：私车公出核准申请书 420

表格15：车辆使用同意书 420

学习总结 421

第十二章 员工食宿管理工具 423

第一节 员工食宿管理要点 423

要点1：员工伙食管理 423

要点2：员工住宿管理 425

第二节 员工食宿管理制度 427

制度1：员工宿舍管理制度 427

制度2：租房补贴管理办法 432

制度3：员工伙食管理办法 433

制度4：餐费补贴办法 435

第三节 员工食宿管理表格 436

表格1：员工宿舍申请表 436

表格2：员工宿舍入住单 436

表格3：员工宿舍调房（床）申请单 437

表格4：员工宿舍入住情况登记表 437

表格5：员工宿舍退房登记表 437

表格6：员工宿舍物品放行条 438

表格7：宿舍日检异常记录表 438

表格8：亲人住宿申请单 438

表格9：员工宿舍来访登记表 439

表格10：员工宿舍内务、卫生、安全检查表 439

表格11：取消员工住宿资格通知单 440

表格12：在职员工退房单 440

表格13：离职员工退房单 441

表格14：住房补贴申请表 441

表格15：员工意见表（食堂） 441

表格16：员工食堂意见汇总表 442

表格17：食堂伙食周报表 442

表格18：员工伙食补贴发放登记 443

表格19：伙食补贴申请表 443

表格20：离职员工餐费扣除表 444

表格21：新入职员工餐费补发表 444

表格22：夜宵申请单 444

学习总结 445

第十三章 卫生环境管理工具 447

第一节 卫生环境管理要点 447

要点1：加强卫生宣传、做好基础工作 447

要点2：配备卫生维护用具 447

要点3：划分卫生责任区 447

要点4：卫生管理的好方法——5S活动 448

要点5：开展卫生检查与考评 449

第二节 卫生环境管理制度 449

制度1：环境卫生管理办法 449

制度2：卫生与环境管理制度 452

制度3：办公室卫生管理制度 453

制度4：厂区环境卫生管理制度 454

第三节 卫生环境管理表格 456

表格1：办公室卫生值日表 456

表格2：办公区清洁责任划分表 456

表格3：办公室部门清扫行动检查表 456

表格4：生产部5S区域清扫要点与要求 458

表格5：公司卫生情况检查表 459

表格6：清洁卫生检查表 459

表格7：行政部卫生状况检查表 460

表格8：办公环境状况检查表 460

表格9：清洁卫生评分表 460

表格10：卫生区域计划表 461

表格11：行政部办公环境卫生检查表 461

表格12：宿舍环境卫生检查表 462

表格13：办公环境卫生检查汇总表 462

表格14：宿舍环境卫生检查汇总表 462

学习总结 463