会议管理 开会的高效率运作PDF电子书下载

第一章 会议是实施管理的重要工具 2

一、会议的真谛、功能与意义 2

1．会议的真谛：实现有效的管理沟通 2

2．会议的种类：众“会”渐欲迷人眼 3

3．会议的功能：上传下达、集思广益 8

4．会议的目的：传递资讯，协调一致 10

二、开会需要讲究策略与艺术 12

1．开会有利弊，得失要掂量 12

2．把握现代会议趋势，实现领导水平与时俱进 14

3．讲究会议礼仪，成功地开好会议 15

第二章 倾心做好会议的筹备工作 18

一、凡“会”预则立，不预则废——制定明确可行的会议策划方案 18

1．会议未开，策划先行 18

2．会议策划者的选择：由谁来策划会议 19

3．明确会议目的，设定会议目标 21

4．选择合适的与会者，保证会议高效进行 25

5．日程安排的要求：全面、具体、轻松、紧凑 27

6．制定一份详细的会议进程时间表并严格遵守 28

二、让会议占尽“天时”“地利”——适时开会，选好会址 31

1．占据“天时”，借风行船 31

2．占据“地利”，借道行船 32

三、讲求实效，节省开支——要做好会议经费预算 43

1．成本核算：会议经费预算的基点 43

2．列出费用明细，明明白白才是真 44

3．准备应急预算，以防意外开支 48

4．制订预算方案，各项支出有据有节 49

5．费用控制，少花钱多办事 51

四、做好会议重要文件的准备 52

1．准备好领导者会议讲话稿 52

2．准备好大会工作报告 54

3．准备好会议其他材料 56

4．对会议文件的审核、装订与备份 58

5．会议文件准备的具体要求 59

五、会议的环境布置与设备保障 60

1．规范会场布置的形式 60

2．合理安排好会场座位 62

3．会议场地装饰应突出主题 63

4．会场环境布置的美化与和谐 65

5．会标、桌签、座签的制作 67

6．会议视听设备及其他物品的准备 68

7．对会议设备及用品的检查落实 71

第三章 主持人应在会上发挥灵魂作用 74

一、明确职责，担当会议灵魂——会议主持人的角色定位与责任担当 74

1．会议主持人是会议的灵魂人物 74

2．会议主持人的职责 76

3．会议主持人的素质与修养 80

4．主持人提高会议成功率的途径 81

5．避免主持会议的误区 84

二、驾驭会议，引领会议成功——会议主持人的主持艺术 86

1．成功推进会议，尽显主持人魅力 86

2．控制会议进程，掌握会议节奏 87

3．会议主持人的说话艺术 90

4．巧妙提问，做善于发问的会议主持者 93

5．沉着应对，改变会议中的冷场 95

6．讲究技巧，防范与扭转会议跑题 95

7．妥善化解会议中的争执与分歧 96

8．结束会议：充分发挥主持人的权威 98

三、鼓励发言，促进交流——做到会议的有效沟通 100

1．与会者的相互认识：会议沟通的开始 100

2．临时会议分组，便于交流沟通 102

3．讨论分阶段，会议进行有章法 103

4．群体互动，强化沟通 105

5．慎重选择会议发言人 108

第四章 领导者发表会议讲话的艺术 112

一、把握中心，论述深刻——领导者作会议报告的艺术 112

1．拥有一个精彩的开头语，先声夺人 112

2．内容丰富充实，论述深刻透彻 114

3．把握中心，突出讲话的重点内容 115

4．逻辑性强，使讲话的内容层次分明 116

5．精辟概括，运用准确精练的语言 117

6．精悍有力，说好讲话的结束语 118

二、机敏巧应，生动别致——领导者即席讲话的艺术 119

1．明确即席讲话话题，确定观点 119

2．选用丰富、生动、典型、深刻的话料 121

3．即席讲话要做到入情入理、生动别致 124

4．即席讲话中的语调应做到自然得体 128

5．即席讲话应把话讲得平易通俗 131

6．即席讲话中应恰当运用修辞手法 133

第五章 做好会议的各项服务工作 138

一、做好会议举行过程中的文秘工作 138

1．认真做好会议录音记录工作 138

2．会议文字记录应格式规范 139

3．写好会议简报，及时反映会议信息 143

4．及时地撰写会议报道 145

二、做好会议现场的服务工作 147

1．会务现场工作人员的着装要求 147

2．发放会议材料与引导代表入座 148

3．做好会议期间的信息提示 149

4．保持会议期间与外界的联络 150

5．茶水服务应注意的礼仪细节 150

6．茶歇服务的礼仪细节要求 152

7．会议中的其他服务工作礼仪 153

三、会议的交通服务 155

1．会议用车的制度化与工作安排 155

2．会议用车的人员管理 156

3．会议用车的组织 157

4．会议车辆停放 157

四、会议的住宿服务 159

1．会议住宿地点的选择 159

2．预订会议住宿的方式 162

3．与会议住宿饭店签订合约 163

4．会议房间的分配 165

五、会议的餐饮服务礼仪 166

1．会议餐饮的基本要求 166

2．会议用餐的类型和标准 166

3．会议用餐地点的选择 167

4．用餐时间、方式的安排 168

5．会议菜单的确定和酒水的安排 169

6．会议餐饮的其他注意事项 170

第六章 会议后期的文秘服务与会议总结 174

一、会议后期的文秘服务礼仪 174

1．收集整理会议文件资料 174

2．会议资料整理的方法和技巧 175

3．规范会议文件的立卷归档 177

4．严格会议文件立卷工作程序 179

5．编发会议纪要的规范要求 181

6．拟写会议纪要的格式写法 183

7．印发会议纪要的规定要求 186

二、善始善终，完美闭会——做好会议评估与总结 187

1．会议后继工作：不可缺少的一环 187

2．会后评估体系应科学而完整 190

3．分析会议效果，得出评估结论 194

4．总结经验，争取下一次会议开得更好 198