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第一章 秘书基本素养和技能 1

第一节 秘书应具备的素质 1

一、政治素质 1

二、职业道德 1

三、知识素质 2

四、智力素质 2

五、能力素质 3

六、心理素质 4

第二节 秘书应具备的基本技能 5

一、起草文稿 5

二、校对 6

三、记录及录音整理 7

四、打字及电脑文字输入 9

五、办公自动化应用须知 10

第二章 秘书职位分类与岗位设置 14

第一节 职位分类 14

一、职位分类的含义 14

二、职位分类的重要性 15

三、职位分类的程序 15

四、职位调查的方法 16

第二节 工作岗位设置 16

一、岗位设置的含义 16

二、设置岗位的结构 17

三、岗位分类 17

四、岗位设置 18

五、岗位评价 19

第三章 秘书文书、档案管理工作 21

第一节 文书管理工作概述 21

一、文书的含义 21

二、文书的特点 21

三、文书工作的含义 22

四、文书工作的特点 22

五、文书管理工作的任务 23

六、公文行文制度 24

第二节 公文的撰写 25

一、公文主旨的确立和表现 25

二、公文材料的选取和使用 26

三、公文结构和安排 28

四、公文的表述方式 30

五、公文的语言运用 32

第三节 收文处理工作规范 33

一、收文处理工作概述 33

二、收文处理工作的内容 33

三、签收 34

四、拆封 35

五、收文登记注意事项 35

六、拟办 37

七、批办 39

八、分发文件注意事项 39

九、组织文件传阅 40

十、收文承办工作 41

十一、收文催办工作 42

十二、收文办复工作 44

十三、来文收集工作 44

第四节 发文处理工作规范 45

一、发文处理工作概述 45

二、拟稿 46

三、文稿送请部门领导审阅 48

四、组织文稿会签 48

五、核稿 48

六、公文签发 49

七、编制发文字号 52

八、公文印制 53

九、公文加印 53

十、公文发放 54

十一、公文注办 55

第五节 文书立卷 55

一、应立卷的文书材料 55

二、文书立卷的程序 56

三、卷内文件目录登记 57

四、文件的存放 58

五、文书的销毁 58

第六节 档案管理工作概述 59

一、档案的含义及特点 59

二、档案管理工作的内容 60

三、档案管理工作的性质 61

第七节 档案收集与整理工作 62

一、档案收集工作的作用 62

二、档案收集工作的内容 63

三、档案收集工作的要求 63

四、档案收集工作的特性 64

五、档案整理工作的内容 64

六、档案整理工作的重要性 65

七、档案整理工作的原则 65

八、文书档案的整理方法 67

第八节 档案收集整理与保护 69

一、全宗类档案管理规范 69

二、档案收集标准管理规范 75

三、档案保护的含义 78

四、档案保护的任务 78

五、档案保护的方法 80

第四章 秘书会务、督查工作 82

第一节 会议工作概述 82

一、会议的含义及类型 82

二、会议的特点 85

第二节 会前准备工作 85

一、确定会议名称 85

二、确定会议时间 86

三、确定会议地点 86

四、确定与会人员 86

五、确定会议议题 87

六、制发会议通知 87

七、确定会议议程、日程与程序 88

八、组织会议报到 89

九、拟制会议编组名单 90

十、准备会议文件 90

第三节 会议管理工作规范 90

一、会议管理方法 90

二、会议期间的组织服务工作 91

第四节 会后事项处理工作规范 93

一、整理会议记录 93

二、印发会议纪要 93

三、安排与会人员离会 93

四、会议文件立卷归档 94

五、会议决定事项的传达 94

六、会议决定事项的催办 95

七、会议新闻报道 95

八、会议财务决算 96

九、总结会议工作 96

第五节 督查工作概述 97

一、督查工作的含义 97

二、督查工作的作用与原则 97

三、督查工作的程序 99

四、督查工作的方法 100

五、督查工作的内容 105

六、督查工作的基本要求 106

第六节 督查工作规范 107

一、狠抓督查工作队伍建设 107

二、建立健全督查工作网络 108

三、督查工作的目标管理 109

四、建立健全督查工作制度 109

第七节 督查工作的技巧 111

一、督查报告的写作技巧 111

二、查办催办的技巧 111

三、专项查办的技巧 113

四、跟踪督查的技巧 113

第五章 秘书人际关系、外事工作 114

第一节 人际关系工作概述 114

一、人际关系的含义 114

二、人际关系与社会角色关系 114

三、办公室人际关系的类型 115

四、办公室人际关系的形态 116

第二节 人际信心和言语 116

一、人际信心的含义 116

二、提高人际信心应注意的问题 116

三、办公室人际交往的心理障碍 117

四、人际关系的改善方法 117

五、人际言语类型 118

第三节 办公室内部相处技巧 119

一、与上级相处的技巧 119

二、与下属相处的技巧 119

三、与同事相处的技巧 121

四、与异性相处的技巧 121

五、与各职能部门关系的处理技巧 122

六、与系统外部关系的处理技巧 122

第四节 外事工作概述 123

一、外事工作的含义 123

二、外事工作的地位和性质 123

三、外事秘书守则 124

四、外事活动仪式 124

第五节 外事邀请、接待工作 126

一、邀请前的准备 126

二、接待准备 127

三、礼宾礼仪规范 127

四、参观游览与观看演出 130

五、生活保卫要求 131

第六节 外事洽谈、出访工作 131

一、外事洽谈的特点 131

二、意向性洽谈 132

三、签约性洽谈 134

四、提出派遣出国计划与确定出国人选 135

五、申领出国护照 135

六、办理出入境手续 138

第六章 秘书信息沟通与协调工作 139

第一节 信息沟通工作概述 139

一、信息的含义及特征 139

二、信息沟通的类别 139

三、信息沟通工作在办公中的地位 142

四、秘书与信息沟通 142

第二节 信息收集工作 143

一、信息收集的要求 143

二、信息收集的内容 144

三、信息收集的方式方法 145

四、信息的整理 145

五、信息的传递 147

六、信息的储存 148

第三节 信息沟通与输入输出管理 148

一、掌握好说话的尺度 148

二、准确把握谈话人表达的意见 149

三、处理信息沟通障碍的技巧 150

四、信息沟通联络的控制 151

五、信息的输入管理 153

六、信息的输出管理 154

第四节 协调工作概述 155

一、协调工作的含义 155

二、协调工作的特点 155

三、协调工作的要求 156

四、协调工作的类型 157

五、协调工作的方法 159

六、协调工作的程序 160

第五节 协调工作规范操作 161

一、会议的协调 161

二、计划制定工作的协调 162

三、制定规范制度的协调 162

四、公文处理工作的协调 163

五、公务协调 164

六、战略协调 165

七、情况协调 165

八、面商协调 165

九、工作与生活关系的协调 166

第六节 做好协调工作的技巧与结果 166

一、协调工作的技巧 166

二、机关内部人际关系的协调 168

三、协调工作的语言艺术 171

四、协调工作的结果 173

第七章 秘书印章、印信使用与管理工作 175

第一节 印章概述 175

一、印章的含义 175

二、印章的种类 175

三、印章的作用 176

四、印章的名称与印文 177

第二节 印章的刻制与颁发 177

一、印章的制发权 177

二、印章的刻制要求 178

三、印章的材料 179

四、印章的颁发 179

五、印章的启用 179

六、印章的停用与缴销 180

七、印章的存档和销毁 180

第三节 印章的保管与使用 181

一、印章的保管 181

二、使用印章的要求 181

三、使用印章的注意事项 183

第四节 介绍信、凭证的管理与使用 183

一、介绍信的含义与形式 183

二、使用介绍信须知 184

三、开具介绍信的手续 184

四、介绍信的管理 184

五、使用介绍信注意事项 185

六、凭证的管理与使用 185

第八章 秘书提案、信访工作 186

第一节 议案、建议和提案概述 186

一、议案、建议和提案的含义 186

二、议案、建议和提案的区别 187

第二节 建议和提案的办理 187

一、办理建议和提案的重要性 187

二、办理建议和提案的要求 189

三、办理建议和提案的程序 190

第三节 信访工作概述 191

一、信访工作的含义及特点 191

二、信访工作的原则 192

三、信访工作的任务 192

四、信访工作机构的设置 193

五、信访人的权利和义务 194

六、信访问题分类方法 194

第四节 办理人民来信 195

一、接收人民来信 195

二、阅读人民来信 195

三、人民来信的登记 196

四、转办与复信 196

第五节 接待群众来访 197

一、要热情接待来访群众 197

二、登记与归口办理来访问题 198

三、恰当处理来访者反映的问题 198

四、检查落实信访案件 199

第六节 办理信访案件 199

一、办理信访案件的含义 199

二、办理信访案件的基本要求 200

三、立案范围 200

四、立案程序 200

五、处理信访案件的程序 201

六、办案应注意的问题 201

七、信访档案的利用和保密 201

第九章 秘书调查研究、统计工作 203

第一节 调查研究工作概述 203

一、调查研究的含义与类型 203

二、调查研究的目的 205

第二节 调查研究工作的程序 206

一、调查准备工作阶段 206

二、调查了解情况阶段 207

三、分析研究阶段 207

四、综合提炼阶段 208

第三节 调查研究工作的方法 208

一、实地调查法 208

二、座谈会调查法 208

三、综合归纳调查法 209

四、抽样调查法 209

五、定性、定量分析调查法 211

六、比较调查法 212

七、民意测验调查法 212

八、统计调查法 212

九、资料调查法 213

第四节 调查报告的写作 213

一、调查报告的特性 213

二、调查报告的结构与内容 213

三、调查报告的类型 215

四、调查报告的语言特色 215

五、调查报告的主题 216

六、调查报告的选材 216

七、调查报告的表现手段 217

第五节 办公室统计工作的基本环节 217

一、办公室统计设计工作规范 217

二、办公室统计调查工作规范 217

三、办公室统计整理工作规范 218

第六节 办公室统计分析工作 220

一、相对指标分析 220

二、动态分析 221

第十章 秘书值班、安全保密工作 223

第一节 值班工作概述 223

一、值班工作的含义 223

二、值班室的职能 223

三、值班工作的特性 223

四、值班工作的要求 224

五、值班工作的任务 225

第二节 值班制度 226

一、信息处理制度 226

二、岗位责任制度 226

三、交接班制度 227

四、保密制度 227

五、辅助性制度 227

第三节 值班记录和常见问题的处理 227

一、值班日志 227

二、接待记录 228

三、对假签名手印的鉴别 228

四、对假凭证的鉴别 228

五、对假印信的鉴别 229

六、几种特殊电话的处理 229

第四节 安全工作概述 230

一、办公室安全工作的特点 230

二、办公室安全工作的重点 231

三、办公室安全工作纪律 231

第五节 办公室保卫、保密工作 232

一、办公室保卫工作的含义 232

二、办公室保卫工作的特点 232

三、办公室保卫工作的内容 233

四、保卫人员的职业道德 233

五、保密工作的方针 234

六、保密工作的机构及职责 235

七、保密工作的特点 236

第六节 办公室安全保密措施 237

一、文件保密措施 237

二、会议保密措施 238

三、通信保密措施 239

四、科技保密措施 240

五、宣传报道保密措施 240

六、经济情报保密措施 241

七、计算机保密措施 241