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第一篇 现代办公室及其职能 3

第一章 办公室与办公室工作 3

一、办公室概述 4

(一) 办公室的分类 4

(二) 不同类型办公室之间的关系 7

(三) 办公室的地位和作用 9

(四) 办公室的职能 10

(五) 办公室的特点 13

二、现代办公室的组织 14

(一) 办公室的组织原则 15

(二) 办公室的组织方式 16

(三) 办公室工作的简化 18

三、办公室的管理 20

(一) 构成办公室的基本条件 20

(二) 办公室管理的任务 21

四、办公室室的环境 23

(一) 办公地点的选择 23

(二) 各办公部门的布局 23

(三) 办公设备的配置 25

(四) 办公室的布置 25

(五) 办公室的物理条件 26

五、办公室工作的一般原则 26

(一) 密切联系群众的原则 27

(二) 一切从实际出发的原则 31

(三) 精简、高效的原则 33

(四) 严密、科学的原则 34

(五) 协作配合的原则 36

六、办公室工作程序的设计 37

(一) 办公室工作程序设计的内容 38

(二) 办公室工作程序设计的组织 39

(三) 办公室工作程序设计的原则 39

七、几种常见的办公室工作程序 40

(一) 开拓型程序 40

(二) 逻辑型程序 40

(三) 技术型程序 41

八、办公室工作程序手册 42

九、办公室工作程序图表 43

(一) 网络分析图 44

(二) 组织经过图 47

(三) 时间图 47

(四) 内容分析图 48

十、办公室现代化的基本含义 51

十一、办公室现代化的内容 52

(一) 办公室的科学化 52

(二) 办公室的制度化 53

(三) 办公室的自动化 54

十二、实现办公室的现代化的途径 55

十三、办公室的工作效率 57

(一) 办公室工作效率的含义 57

(二) 办公室工作的效能、效率及效益 58

(三) 办公室工作的宏观效率和微观效率 59

(四) 提高办公室工作效率的意义 60

(五) 提高办公室工作效率的基本途径 60

十四、办公室工作效率的评价 64

(一) 设置办公室工作效率评价标准的必要性 64

(二) 评价办公室工作效率的质的标准 64

(三) 评价办公室工作效率的量的标准 65

(四) 办公室工作效率的技术性测量 67

第二章 办公室事务工作 68

一、公文概述 69

(一) 公文的特点 69

(二) 公文的作用 70

(三) 公文的格式及内容 71

二、各种公文的写法 74

(一) 命令 74

(二) 指令 75

(三) 决定 76

(四) 决议 76

(五) 指示 77

(六) 布告 77

(七) 公告 78

(八) 通告 78

(九) 通知 79

(十) 通报 80

(十一) 报告 81

(十二) 请示 81

(十三) 批复 82

(十四) 函 82

(十五) 会议纪要 83

(十六) 提案 84

(十七) 总结 84

(十八) 简报 85

(十九) 提要 86

(二十) 摘要 86

(二十一) 计划 86

(二十二) 规划 87

(二十三) 意见 87

(二十四) 海报 87

(二十五) 广告 88

(二十六) 简介 88

(二十七) 纲要、要点 89

(二十八) 记录 89

(二十九) 大事纪 90

(三十) 纪实 90

(三十一) 宣传提纲 91

(三十二) 标语、口号 91

(三十三) 启事、声明 92

(三十四) 说明书 92

(三十五) 讲话稿 93

(三十六) 章程 93

(三十七) 条例 94

(三十八) 规定 94

(三十九) 办法 94

(四十) 细则 95

(四十一) 规则 95

(四十二) 须知 95

(四十三) 守则 96

(四十四) 制度 96

(四十五) 公约 96

(四十六) 开幕词、闭幕词 96

(四十七) 欢迎词、欢送词、答谢词 97

(四十八) 祝贺词、祝酒词 98

(四十九) 挑战书、应战书、倡仪书 99

(五十) 决心书、申请书 100

(五十一) 感谢信、表扬信、致敬信 100

(五十二) 慰问信 101

(五十三) 喜报 101

(五十四) 奖状 102

(五十五) 请柬 102

(五十六) 聘书 102

(五十七) 介绍信 102

(五十八) 证明信 102

三、文书的传递 103

(一) 文书的传递方式 103

(二) 文书的传递程序 104

(三) 文书的传递要求 105

四、文书处理 106

(一) 文书处理的任务 106

(二) 文书处理的要求 107

(三) 文书处理的形式 107

(四) 行文制度 108

(五) 行文注意事项 109

五、 文书的运转及处理程序 111

(一) 收文处理程序 111

(二) 发文处理程序 113

(三) 特别文件处理程序 114

六、文书立卷与归档 115

(一) 文书立卷的原则 115

(二) 文书立卷的范围 116

(三) 文书立卷的方法 117

(四) 文书立卷的程序 118

(五) 文书的归档工作 119

七、档案管理工作 120

(一) 档案的特点 120

(二) 档案的种类 121

(三) 档案的作用 122

(四) 档案工作的基本原则 123

(五) 档案工作的内容 124

八、协调工作 127

(一) 协调工作的含义 127

(二) 协调工作的作用 128

(三) 协调工作的内容 129

(四) 协调工作的原则 132

(五) 协调工作的方法 133

(六) 协调中的监督工作 134

(七) 协调中应注意的问题 136

九、公共关系工作 137

(一) 公共关系的概念 137

(二) 公共关系的职能 138

(三) 办公室公共关系工作的内容 140

十、公共关系的日常工作 141

(一) 怎样迎送宾客 141

(二) 怎样打电话 142

(三) 怎样进行谈判 142

(四) 怎样开好记者招待会 144

(五) 怎样举行宴会 145

(六) 公共关系活动成功的秘诀 147

十一、会议工作 148

(一) 会议的作用 148

(二) 会议的种类 150

(三) 会务工作的要求 152

(四) 会前准备工作 152

(五) 会议期间工作 157

(六) 会议结束工作 159

十二、印章的管理工作 160

(一) 印章的作用 160

(二) 印章的形状、规格和文字排列 161

(三) 印章的名称和字体 161

(四) 印章的制发和启用 162

(五) 印章的刻制、管理和销毁 162

(六) 印章的使用 163

十三、机要保密工作 164

(一) 机要保密工作的重要性 165

(二) 机要保密工作的特点 166

(三) 国家机密工作范围 166

(四) 机要保密工作的内容 167

(五) 机要保密工作的措施 169

十四、办公室总务工作 171

(一) 办公室总务工作的意义 171

(二) 办公室总务工作的内容 172

(三) 办公室总务工作的原则 177

十五、值班工作 178

(一) 值班的作用和任务 178

(二) 值班室的工作要求 180

(三) 值班期间的环境管理 181

第三章 办公室的信访、调研和资料工作 182

一、信访工作的性质、特点和作用 182

(一) 信访工作的性质 182

(二) 信访工作的任务 183

(三) 信访工作的特点 184

(四) 信访工作的作用 185

二、信访工作的内容 187

(一) 办理人民来信 187

(二) 接待人民来访 190

(三) 处理信访案件 192

(四) 信访问题的分类和处理 193

(五) 信访信息的综合分析和反映 195

(六) 信访档案管理 196

三、信访工作应注意的问题 198

(一) 坚决贯彻信访工作的原则 198

(二) 严格遵守信访工作制度 199

四、调查研究工作 200

(一) 调查研究工作的含义 201

(二) 调查研究的范围 202

(三) 办公室开展调查研究工作的意义 202

五、调查研究工作的一般程序 204

(一) 准备阶段 204

(二) 实地调查阶段 207

(三) 总结阶段 208

六、调查研究的常用方法 208

(一) 全面调查 209

(二) 重点调查 210

(三) 抽样调查 211

(四) 典型调查 217

七、调研报告的撰写 219

(一) 调研报告的特点 219

(二) 调研报告的类型 220

(三) 调研报告的内容结构 221

(四) 写调研报告应注意的问题 222

八、资料的整理与分析 223

(一) 办公室资料工作的特点 223

(二) 办公室资料工作的种类 224

(三) 办公室资料工作的作用 224

(四) 资料的收集 225

(五) 资料的整理 228

(六) 资料的分析 231

(七) 资料的储存 235

第四章 办公室决策工作 237

一、办公室决策工作的内涵 238

(一) 决策 238

(二) 办公室决策工作的内涵 238

二、办公室辅助决策工作 243

(一) 办公室智囊工作的意义与作用 243

(二) 我国办公室智囊工作的问题及改进方法 250

(三) 办公室发挥智囊作用应遵循的原则 256

三、领导与决策 261

(一) 领导决策与辅助决策者的关系 262

(二) 办公室领导决策的一般原则 265

(三) 领导决策的一般程序 274

四、领导决策常用的调查咨询方法 281

(一) 开调查会 281

(二) 个别谈话 282

(三) 现场观察 282

(四) 解剖麻雀 282

(五) 蹲点调查 283

(六) 广议法 283

(七) 举隅法 285

(八) 舆论思考法 286

(九) 说教干扰法 287

(十) 集体商议法 288

(十一) 推理和谈判的决策 288

(十二) 综摄法 289

(十三) 圆桌仲议法 291

(十四) 专家预测法 292

(十五) 德尔斐法 298

五、领导决策常用的定量分析方法 303

(一) 确定性决策分析方法 303

(二) 风险性决策分析方法 304

(三) 未确定性决策分析方法 319

第五章 办公室人事工作 324

一、办公室人员的聘用 324

(一) 自行招聘 324

(二) 委托招聘 325

二、 办公室工作人员的培训 326

(一) 培训的内容 326

(二) 培训的意义 327

(三) 培训的形式 327

三、办公室工作人员的安排 329

(一) 人员安排的意义 329

(二) 人员安排的原则 329

(三) 确定编制的基本依据 330

(四) 确定编制的基本原则 331

(五) 确定编制的基本方法 332

(六) 岗位责任制的建立和实施 332

四、办公室工作人员的素质和结构 333

(一) 人员的素质 333

(二) 人员的结构 334

五、办公室工作人员的考核 335

(一) 考核的内容 335

(二) 考勤制度的依据 336

(三) 考勤的程序与方法 337

(四) 能力的考核 339

六、办公室工作人员的奖惩 341

(一) 奖惩的意义 341

(二) 奖励 341

(三) 惩戒 342

七、办公室工作人员的去职 345

(一) 去职及其原因 345

(二) 离休、退休、退职 345

(三) 辞职 347

(四) 辞退 347

第二篇 办公与管理自动化 351

第六章 办公自动化 351

一、从信息角度看现代办公活动 351

(一) 自信化社会的发展趋势 351

(二) 信息、知识、智慧与人 352

(三) 办公室的信息环境 353

(四) 办公室信息工作的功能及信息载体的形式 354

二、什么是办公自动化 357

(一) 工业生产自动化的启示 357

(二) 什么是OA 357

(三) OA是一个不断演化的概念 358

(四) OA的核心是建立办公信息系统 359

(五) OA设备的功用与分类 360

三、办公自动化的产生与发 362

(一) OA的兴起与发展背景 362

(一) OA的发展阶段 367

四、未来办公室构想 369

(一) 办公环境网络化 369

(二) 办公室无纸化 369

(三) 办公室无人化 370

(四) 办公地点自由化 370

(五) 办公设备智能化 371

(六) 办公室工作站的多功能化 371

五、OA系统构成要素及实现的前提 371

(一) OA系统构成要素 371

(二) 实现OA系统的前提条件 372

六、我国开展OA的概况与前景 376

(一) 发展概况 376

(二) 应用前景 378

七、办公自动化系统的目标 379

(一) 提高办公质量及办公效率 380

(二) 提高经济效益 380

(三) 提高社会效益 381

(四) 办公室革命与OA 382

第七章 办公自动化系统的功能 386

一、信息的存储 388

(一)存储的目的 388

(二) 电子文档系统 390

(三) 存储手段的变革 数字、文字、声音、图象的集中存储与综合处理 390

二、信息处理 391

(一) 信息处理的一般概念 391

(二) 数字型信息的处理 392

(三) 文字型信息的处理 393

(四) “语音”型信息的处理 394

(五) 图象(图形)信息的处理 395

三、信息交换 397

(一) 信息交换与信息共享是办公室工作的重要内容 397

(二) 计算机与通信技术的结合是OA的重要特点 398

(三) 信息交换的OA工具 398

四、辅助决策 401

(一) 基于数学模型的决策支持系统 401

(二) 基于知识的决策支持工具--专家系统 402

第八章 办公自动化系统的计算机技术 405

一、计算机系统的基本组成 406

(一) 计算机系统的组成 406

(二) 计算机的主要技术指标 411

(三) 计算机的分类 411

(四) 基本术语 411

二、数据库技术 417

(一) 数据库系统的基本概念 417

(二) 数据库系统的主要特性 419

(三) 数据库的存储结构 421

(四) 数据的存取方式 422

(五) 数据库管理系统的功能和作用 423

(六) 数据库的主要模型 424

(七) 分布式数据库 426

三、汉字信息处理技术 427

(一) 从信息处理角度看汉字 427

(二) 汉字输入方式 430

(三) 汉字的存储和输出 434

(四) 汉字信息处理的流程 436

第九章 办公自动化系统的通信技术 438

一、基本术语 439

(一) 模拟通信、数字通信及数据通信 439

(二) 基带传输与频带传输 440

(三) 信道及信道带宽 440

(四) 数据率 440

(五) 误码率 441

(六) 传输模式--同步、异步传输 441

(七) 传输的方向性 442

(八) 差错检测和纠正技术 442

(九) 协议与规程 443

二、数字通信的基本原理 444

(一) 数字通信的系统的构成 444

(二) 通信系统的交换技术 446

(三) 专用小型程控交换机(PBX) 448

(四) 综合业务数字网(LSDN) 451

三、微机局域网 453

(一) 局域网在OA系统中的作用 453

(二) 局域网的主要技术 454

(三) ISO参考模型 457

(四) PBX与LAN在OA系统中的应用 459

四、新兴通信技术 461

(一) 微波中继通信 461

(二) 卫星通信 462

(三) 光纤通信 464

(四) 信息通信 466

第十章 办公自动化系统的设备 468

一、计算机类设备 469

(一) 微型计算机 469

(二) 文字处理机 474

(三) 办公专用计算机 475

(四) 输入设备 476

(五) 输出设备 478

(六) 存储设备 482

二、专用信息处理设备 485

(一) 多功能工作站 486

(二) 光盘文档系统 486

(三) 中文轻印刷系统 488

(四) 电子会议系统 489

(五) 常规办公设备 490

三、通信类设备 491

(一) 调制解调器(MODEM) 491

(二) 通信控制器(CCU)与前端处理机(FEP) 492

(三) 专用交换机(PBX) 493

(四) 微机局域网 494

(五) 通信传输介质 495

(六) 新兴的电话设备 497

第十一章 办公自动化系统的软件及其功能 500

一、概述 500

(一) 办公自动化系统的软件结构 501

(二) 基本软件 501

(三) 办公环境软件 501

(四) 办公应用软件 502

二、多窗口软件 503

(一) 什么是多窗口软件 504

(二) 多窗口软件的功能 505

(三) 多窗口软件的实例 506

三、文字处理软件 507

(一) 文字处理软件的功能 507

(二) XE.软件 511

(三) Word Ster文字编辑软件 513

四、数据处理 514

(一) 数据处理的形式 514

(二) 数据处理的内容 515

五、文件、文献处理 519

(一) 什么是文件、文献处理 519

(二) 文献处理软件的功能 521

(三) 文献处理系统的实例 525

六、表格处理 527

(一) 表格的一般结构及人工处理 527

(二) 计算机表格处理软件及其功能 529

(三) 计算机表格处理软件的实例 531

七、语音处理 533

(一) 什么是语音处理 533

(二) 语音识别 533

(三) 语音合成 534

(四) 语音处理系统的实例 535

(五) 语音处理系统的应用 536

八、图形与图象处理 538

(一) 计算机图形处理功能 538

(二) 计算机制图 539

(三) 计算机图象处理功能 541

(四) 图形与图象处理的应用 542

九、电子邮递 543

(一) 什么是电子邮递系统 543

(二) 电子邮递系统的功能 543

(三) 语音邮递系统 547

(四) 电子邮递系统的实例 548

十、行文管理 551

(一) 手工行文管理 551

(二) 行文管理系统的功能 552

(三) 行文管理系统的实例 554

十一、时间管理 电子日程表和备忘录 556

(一) 电子日程表 556

(二) 电子备忘录 558

(三) 电子日程表和备忘录的保存与清理 558

(四) 实例 558

十二、关系型数据库管理系统 559

十三、管理信息系统 561

(一) 什么是管理信息系统 561

(二) 管理信息系统的结构 562

十四、决策支持系统 566

(一) 引言 566

(一) 决策支持系统的功能 566

(三) 决策支持系统的结构 568

十二、专家系统 572

(一) 专家系统的一般概念 572

(二) 建立专家系统的必要性 573

(三) 专家系统的基本结构 574

(四) 知识表示方法 577

(五) 专家系统在OA中的作用 577

第十二章 办公自动化系统的设计与实现 580

一、办公自动化系统的服务对象 580

二、信息需求与环境的调查 582

(一) 调查内容 582

(二) 调查方法 582

三、系统目标设计 586

(一) 目标体系的层次 588

(二) 目标体系的内容 590

(三) 系统的总体逻辑结构 591

四、物理设计 592

五、软件设计 597

(一) 应用软件的开发原则 597

(二) 应用软件的开发策略 598

六、系统设备配置 598

(一) 计算机系统的配置 598

(二) 辅助设备系统的配置 601

七、标准化工作 602

(一) 制定标准与规范的原则 602

(二) 标准化与规范化的主要内容 602

八、系统的安全与保密 603

(一) 信息的安全与保密 604

(二) 安全、保密与信息资源共享的关系 604

(三) 工程设计的安全、保密 604

九、系统的开发与实施 605

(一) 系统开发计划的内容 605

(二) 系统实施阶段的任务 607

(三) 选定方案实施方法 607

(四) 实施方案的模拟 607

(五) 实施方案的审核与确定 608

(六) 系统交付使用 608

(七) 系统正式运行与验收 609

十、部级国家机关办公自动化系统 609

(一) 系统的目标 609

(二) 系统设计的指导原则 610

(三) 系统的功能 611

(四) 系统的网络结构及计算机系统的配置 611

(五) 办公自动化系统软件功能的划分 613

十一、事业单位办公自动化系统 614

(一) 系统的目标 615

(二) 系统的设计原则 615

(三) 系统的结构和物理配置 616

(四) 系统功能设置 617

十二、企业办公自动化系统 617

(一) 系统的目标 618

(二) 系统的功能 618

(三) 系统的物理结构及配置 619

十三、办公自动化系统的评价 620

(一) 系统技术水平的评价 621

(二) 系统经济效益的评价 622

第三篇 现代办公自动化范例 627

第十三章 用于行政职能部门管理的办公自动化系统 627

一、上海市人民政府办公信息自动化管理系统 627

二、常州市综合经济计划动态管理系统 630

三、上海市黄浦区信息管理系统 634

四、天津市静海县政府办公自动化系统 640

第十四章 用于企业管理的办公化自动系统 643

一、首都钢铁公司计算机管理信息系统 643

二、北京内燃机总厂计算机辅助企业管理信息系统 647

三、企业管理信息系统 649

第十五章 医院管理信息系统 653

附录 656

国务院办公厅关于公文处理等几个具体问题的通知 656

国务院秘书厅关于秘书工作部门对公文文稿进行把口的几点意见 658

关于文书档案保管期限的规定 662

文书档案保管期限表 664

关于不归档的文书材料的规定 671

关于出版物上数字用法的试行规定 673

国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定 676

国务院工作人员守则 679

保守国家机密暂行条例 680

国家行政机关公文处理办法 684

机关档案工作条例 690

党政机关信访工作暂行条例 694

专业人员职称一览表 699

标点符号用法简表 700

常用计算单位换算表 702

世界时差对照表 704

世界各国重要节假日一览表 706

主要参考文献 710