关于这本手册 1
书信概览 3
第1篇 写作者的技巧 19
第一章 商业书信的良与莠 20
第二章 谨记善意与商誉 26
第三章 切勿连篇累牍 34
第四章 用词力求简明生动 49
第五章 选择个人化的亲切称谓 60
第六章 强调正面意义 75
第七章 使用正确的书信格式 87
第2篇 询问信及相关回函 99
第八章 询问商品、价格、折扣与优惠 101
第一节 索取免费目录——询问信 103
第二节 索取免费目录——回函 105
第三节 索取商品样本——询问信 107
第四节 索取商品样本——回函 109
第五节 查询新产品——询问信 111
第七节 查询业者、经销商等信息——询问信 113
第六节 查询新产品——回函 113
第八节 查询业者、经销商等信息——回函 115
第九节 查询价格与优惠条款——询问信 117
第十节 查询价格与优惠条款——回函 119
第十二节 征询专业意见与要求参观商品——回函 123
第十三节 索取训练器材——询问信 125
第十四节 索取训练器材——回函 127
第十五节 查询服务细节——询问信 129
第十六节 查询服务细节——回函 131
第九章 征求同意复印出版物 133
第一节 洽购出版物影印本或征求同意进行复印——询问信 135
第二节 洽购出版物影印本或征求同意进行复印——回函 137
第三节 征求同意免费复制图表——询问信 139
第四节 征求同意免费复制图表——回函 141
第五节 征求同意做商业用途的复制——询问信 143
第六节 征求同意做商业用途的复制——回函 145
第七节 征求同意复印未经版权登记的作品——询问信 147
第九节 征求同意复印演讲稿——询问信 149
第八节 征求同意复印未经版权登记的作品——回函 149
第十节 征求同意复印演讲稿——回函 151
第十章 征询意见，安排会面 153
第一节 请求参观展示中心——询问信 155
第二节 请求参观展示中心——回函 157
第三节 请求安排电脑操作示范——询问信 159
第四节 请求安排电脑操作示范——回函 161
第十一章 其他询问信函 163
第一节 筹备会议，询问场地、住宿等信息——询问信 165
第二节 筹备会议，询问场地、住宿等信息——回函 167
第三节 查询租房信息——询问信 169
第四节 查询租房信息——回函 171
第五节 查询购房、置产等信息——询问信 171
第六节 查询购房、置产等信息——回函 173
第3篇 说明、确认信、通知书与公告 175
第十二章 说明随函寄送的资料 177
第一节 随函寄送付款支票 179
第三节 随函寄送付款支票并解释差额 181
第二节 随函寄送清款支票 181
第四节 随函寄送合约 183
第五节 随函寄送议程草案以供审阅 185
第六节 说明资料已另批交寄 187
第十三章 确认信 189
第一节 确认口头指示 191
第二节 确认价格与折扣率 193
第三节 确认会晤的安排 195
第四节 确认行程的安排 197
第十四章 通知书与公告 199
第一节 告知新增的代理商品 201
第二节 发布并购的消息 203
第三节 推出周年庆典的特惠方案 205
第4篇 销售与营业信函 207
第十五章 推销信 208
第一节 推销一般商品 211
第二节 推销教育课程 213
第三节 推销新书 215
第四节 推销会议场所 217
第五节 推销退休者之家 219
第十六章 促销信 221
第一节 邀请客户参观公司 223
第二节 正式邀请参观特展 225
第三节 致函参展客户探询意愿 227
第四节 告知新增服务项目与产品 229
第五节 通告营业新址 231
第六节 致函欢迎社区新住户 233
第5篇 商务信件——客户致函供应厂商 235
第十七章 一般信件 237
第一节 使用现金支票下订单 239
第二节 使用交贷付款的方式下订单 241
第三节 使用信用卡订货 243
第四节 去函感谢供应厂商的业务代表 245
第五节 去函感谢供应厂商的服务与协助 247
第十八章 顾客投诉信件及适当回函 249
第一节 抗议供应的办公用具品质欠佳——去信 251
第二节 抗议供应的办公用具品质欠佳——回函 253
第四节 指出发货单上的错误——回函 255
第三节 指出发货单上的错误——去信 255
第五节 批评供应厂商的业务代表——去信 257
第六节 批评供应厂商的业务代表——回函 259
第七节 抗议订货错误百出——去信 261
第八节 抗议订货错误百出——回函 263
第九节 抗议服务不周——去信 265
第十节 抗议服务不周——回函 267
第十一节 告知无法接受供应的替代品——去信 269
第十二节 告知无法接受供应的替代品——回函 271
第十三节 怒斥遭错寄“不付钱——等着瞧”的请款信——去信 273
第十四节 怒斥遭错寄“不付钱——等着瞧”的请款信——回函 275
第十五节 指责供应商帐目不清——去信 277
第十六节 指责供应商帐目不清——回函 279
第十七节 指责供应商帐目不清后发现错在已方 279
第十八节 指责旅馆遗失会议资料——去信 281
第十九节 指责旅馆遗失会议资料——回函 283
第二十节 抗议供应商未依约给予折扣——去信 285
第二十一节 抗议供应商未依约给予折扣——回函 287
第6篇 商务信件——供应厂商致函客户 289
第十九章 一般信件 291
第一节 介绍新任业务代表 293
第二节 感谢客户接见新任业务代表 295
第三节 感谢客户接待业务代表 297
第四节 确认并感谢新客户的订单 299
第五节 感谢客户选择己方服务 301
第六节 追踪前任客户 303
第七节 感谢客户推荐已方商品 305
第八节 感谢客户的付款与订单 307
第九节 感谢客户的长期支持 309
第十节 感谢客户的大笔订单 311
第十一节 庆贺客户的专业成就 313
第十二节 询问客户停止下单的原因 315
第十三节 问候久未光顾的客户 317
第十四节 感谢客户引介新顾客 319
第十五节 庆贺客户新店开张 321
第十六节 感谢客户指导业务代表 323
第十七节 感谢老客户20年来的支持 325
第十八节 告知客户业务代表因病住院 327
第十九节 建议客户改用记帐方式付款 329
第二十章 问题信件 331
第一节 为延迟送货致款 333
第二节 解释缺货的原因 335
第三节 为送错商品致歉 337
第四节 为两次弄错商品规格致款 339
第五节 为发货单上的错误致歉 341
第六节 为送错商品致歉——客户难辞其咎 343
第七节 指出客户折扣计算的错误 345
第八节 调解客户擅自退货的行为 347
第九节 解释无法接受退货——因商品严重受损 349
第十节 恳请客户停止滥用专业服务 351
第十一节 为商品受损致款——可能错在货运公司 353
第十二节 协调商品受损问题——错在客户 355
第十三节 建议客户采用新品 357
第十四节 寄还未签名的付款支票 359
第十五节 为登帐错误向客户致款 361
第十六节 破例应允客户要求 363
第十七节 婉拒客户的要求 365
第7篇 信用交易相关信函与收款信 367
第二十一章 信用交易相关信函 368
第一节 申请商业信贷 371
第二节 要求商业信贷申请者提供相关信息 373
第三节 照会相关公司提供商业信用咨询 375
第四节 核准商业信货的申请 377
第五节 婉拒商业信货申请——之一 379
第六节 婉拒商业信货申请——之二 381
第七节 核准消费信货的申请 383
第八节 婉拒消费信货的申请 385
第二十二章 收款信 386
第一节 月结帐单寄出后的首封催款单 389
第二节 第二封催款信 391
第三节 第三封催款信 391
第四节 第四次催款——电话 393
第五节 第五次催款——电报 393
第六节 第六次催款——正式个人信函 393
第七节 第七次催款——最后通牒 395
第8篇 公司内部信函（备忘录） 397
第二十三章 “公布”用备忘录 399
第一节 会议通告 401
第二节 宣布暂时冻结人事 403
第三节 宣告新图书室成立启用 405
第四节 宣布仓库新建计划定案 409
第五节 公布高级人事任命 411
第六节 高级主管晋升布告 413
第二十四章 “程序”的备忘录 415
第一节 确认会议结论 417
第二节 重申员工绩效考核的重要性 419
第三节 呈请核准参加会议 421
第四节 呈请核准成立新部门 423
第五节 呼吁同事旧物利用 425
第二十五章 报告用的备忘录 427
第一节 调查分所高人事流动率 429
第二节 评核致客户信函 431
第三节 对公司内部刊物提出建议 435
第四节 建议采行统一采购制度 439
第9篇 来宾致词演讲相关信函 445
第二十六章 邀请函 447
第一节 邀请专业演讲者 449
第二节 专来演讲者回函 451
第三节 回应演讲者来函——正式邀请 453
第四节 邀请研讨会发言人——仅备薄酬 455
第五节 发言人婉谢邀请 457
第六节 邀请研讨会发言人——第二人选 459
第七节 邀请大会主讲人——请免费担任 461
第二十七章 感谢函 463
第一节 感谢专业演讲者出色的表现 465
第二节 感谢大会主讲人成功的演说 467
第三节 感谢杰出的演讲者并索取讲稿影印本 469
第四节 感谢晚宴后致词的讲者 471
第五节 感谢午餐聚会的演讲者——演说乏善可陈 473
第六节 感谢第二人选演讲者——表现令人失望 475
第10篇 公关与人事信函 477
第二十八章 一般公关信函 479
第一节 处理特殊要求 481
第二节 婉拒提供广告赞助 483
第三节 回应捐款的要求——来函敬悉 485
第四节 婉拒捐款的要求 487
第五节 回应善意的批评 489
第六节 处理盛怒的贵难 491
第七节 谢绝提供机密资料 493
第八节 为公司所带来的不便致歉 495
第二十九章 人事书信 497
第一节 给合格应聘者的回函——目前并无空缺 499
第二节 给应聘者的回函——资格不符 501
第三节 回函未能通过考试的应聘者 503
第四节 回函资格部分符合的应聘者 505
第五节 去函应聘者前任雇主——请提供相关信息 507
第六节 告知合格应聘者业经聘用担任高级主管 509
第七节 公布重要人事任命——新闻稿 513
第八节 因经济原因被迫辞退员工 515
第九节 通知员工因经济原因予以降职 517
第11篇 高级主管助理的书信职责 519
第三十章 “老板不在家”的书信应对 521
第一节 谨慎地运用个人判断代老板回信 523
第二节 代老板婉谢参加会议的邀请 525
第三节 转交来函请他人处理 527
第四节 告知对方交易有待老板回来后亲自决定 529
第五节 转知老板的指示给相关主管 531
第六节 代老板否认外界传言 533
第三十一章 拟备信稿待老板签名 535
第一节 接受邀请发表演说 537
第二节 拒绝提供支持 539
第三节 给主要股东的回函 541
第四节 回函建议替代的讲者 543
第五节 回应感谢演说的来函 545
第六节 回应读者的好评 547
第12篇 处理公司与员工关系的信函 549
第三十二章 恭贺信与谢函 551
第一节 恭贺并感谢员工杰出的工作表现 553
第二节 恭贺并感谢员工优秀的管理理念 555
第三节 恭贺并感谢员工出色的报告 557
第四节 于就职周年纪念日感谢员工长期的服务 559
第五节 恭贺并感谢员工服务届满25周年 561
第六节 恭贺员工杰出的社区服务 563
第七节 恭贺上司荣升 565
第八节 感谢员工来函道贺 567
第三十三章 给退休员工的信函 569
第一节 恭贺与祝福——员工荣退 571
第二节 感谢与祝福——仍有心服务的退休员工 573
第三节 感谢与祝福——员工因病退休 575
第三十四章 慰问信 577
第一节 慰问家属——直属上司过世 579
第二节 慰问家属——员工病重 581
第三节 慰问员工——员工及其父母发生车祸 583
第三十五章 推荐信 585
第一节 热诚地推荐前任员工 587
第二节 略带保留地推荐前任员工 589
第三十六章 负面的推荐函与警告信 591
第一节 负面的推荐函——工作不力的前任员工 593
第二节 给员工的警告信 595
第三节 以书面解聘员工 597
第13篇 求职及其他相关信函 599
第三十七章 求职信 600
第一节 履历表——中层管理职务 607
第二节 履历表——转业 611
第三节 履历表——高级职务 615
第四节 履历表——相关工作经验有限 619
第五节 求职信——中层管理职务 625
第六节 求职信——转业 627
第七节 求职信——高级职务 629
第八节 求职信——需要不同背景经验的工作 631
第三十八章 其他关于求职的信函 633
第一节 去函请求收信人担任推荐入 635
第二节 感谢推荐入 637
第三节 后续信件——等候多时后探询求职结果 639
第四节 后续信件——补寄额外资料以加深印象 641
第五节 接受所提供的工作 643
第六节 婉拒所提供的工作——另有高就 647
第七节 婉拒所提供的工作——缺乏兴趣 649
第八节 辞职信——厌倦长期出差 651
第九节 辞职信——缺乏成长空间 653
第十节 辞职信——未能如期升职 655
第十一节 辞职信——另有高就 657
第十二节 辞职信——个人因素 659
第14篇 社交信函 661
第三十九章 正式的邀请函与回函 663
第一节 正式邀请函——欢迎新任校长 665
第二节 正式邀请函——参加年会 667
第三节 接受正式邀请的回函 669
第四节 接受正式邀请的回函——注明不能全程参与 671
第五节 婉谢正式邀请的回函 673
第四十章 非正式的邀请函与回函 675
第一节 非正式的邀请函——共进晚餐 677
第二节 接受非正式邀请的回函 679
第三节 婉谢非正式邀请的回函 681
第四十一章 感谢函 683
第一节 感谢私人的照顾 685
第二节 感谢盛情款待 687