引言：怎样使用这本工具书 1
第一章 发展中的秘书工作 1
第一节 总论：秘书的日益增强的职责和必需的技能 1
第二节 自我完善的重要性 5
第三节 秘书的职位晋升 9
第四节 怎样谋得秘书职业 18
第五节 熟悉自己的公司 37
第二章 公务关系 39
第一节 概述：人际交往 39
第二节 使用电话 39
第三节 约会 54
第四节 对来访者的接待 59
第五节 接见未来的雇员 69
第六节 办公室的基本人际关系 74
第三章 会务安排 82
第一节 业务会议、会谈和大会请柬 82
第二节 会议、会谈及会务活动 91
第三节 秘书的会议记录 108
第四节 秘书打印记录 111
第五节 秘书主持会议 123
第四章 口授和听译：组织、输入和输出 133
第一节 工作的高效组织 133
第二节 办公室通讯：连接声音和文字的系统 140
第三节 机器口授系统的使用 145
第四节 输入：面向秘书或速记员的口授 154
第五节 输出：听译系统 161
第六节 输出：专业化打字技术 173
第五章 文字处理 195
第一节 概说 195
第二节 文字处理技术 197
第三节 办公室中的文字处理系统 201
第四节 提高文字处理系统效率 211
第五节 特殊应用 217
第六节 人员组织 222
第六章 业务通信程式 226
第一节 业务通信--机构形象的显现 226
第二节 信件布局和笺头设计 228
第三节 纸张概览 232
第四节 业务信件中的一般标点符号式样 235
第五节 事务性信件具体组成部分 239
第六节 当代业务通信中的主要信件格式 277
第七节 信封上的地址格式 303
第八节 地址款式 323
第九节 与美国政府部门通信的信件格式和安全措施 383
第七章 效用业务语言指南 398
第一节 概述 398
第二节 缩写 399
第三节 大写 406
第四节 斜体 427
第五节 数字 429
第六节 标点符号 436
第七节 词的分切 465
第八节 文章的结构成份 468
第九节 写作格调 543
第十节 努力写出别具一格的文体 546
第八章 业务语言的实际应用 571
第一节 概说 571
第二节 公司内部便笺版式 571
第三节 新闻稿的编写准备 578
第四节 报告的编写准备--图书馆资料的使用 582
第五节 手稿及报告式样 589
第六节 法律文书 643
第七节 公司内部报刊 651
第八节 印刷表格 653
第一节 信件写作概要 657
第九章 秘书的信件写作 657
第二节 秘书写作的日常信件、格式化信件和备忘录 664
第三节 秘书写作的私人事务信函 698
第十章 办公室邮政业务 711
第一节 收受邮件 711
第二节 寄发邮件 715
第三节 邮政服务 722
第四节 其它传递手段 732
第十一章 档案管理系统 735
第一节 档案的保管和检索系统 735
第二节 档案系统归类 744
第三节 建立档案系统 755
第四节 归档步骤 757
第五节 索引的编制 762
第六节 各类文件的控制 765
第七节 显微照相 770
第八节 档案的转移和处理 773
第十二章 办公室复制设备 777
第一节 复制设备及其使用方法 777
第二节 复制技术的新发展 814
第十三章 秘书的会计知识 817
第一节 会计自动化及其在秘书工作中的应用 817
第二节 电子计算器的数据处理 821
第三节 企业的银行业务 835
第四节 现金交易记录 841
第五节 工薪程序 846
第六节 雇主的税务记录 852
第七节 财务报表 855
第八节 公司和债券 860
第十四章 电信系统 865
第一节 概述 865
第二节 电话通信 866
第三节 电报通信 879
第四节 电子办公室 883
第十五章 旅行和现代国际事务 888
第一节 概述 888
第二节 旅行准备 889
第三节 对出访预先进行的背景调查 943
第四节 国际贸易 960