第1章 优秀行政文员任职要求第一节 行政文员职责与特点 2
一、行政文员的职责 2
二、行政文员的特点 4
三、行政文员的工作要求 5
四、行政文员发展之路——高级秘书 6
第二节 行政文员任职要求 8
一、扎实的文化基础 8
二、丰富的专业知识 9
三、优秀的思想品德 11
四、良好的心理品质 11
五、高超的工作能力 12
第2章 优秀行政文员基本技能第一节 接打电话 18
一、接打电话前的准备 18
二、接打电话的基本要求 20
三、电话接听细节 22
四、接听电话的禁忌 25
五、接受主管电话指令要求 26
六、转达电话的技巧 28
七、电话方位指引要点 30
八、应对特殊事件的技巧 32
九、电话效率与管理 33
第二节 0A设备的使用与维护 35
一、复印机的使用与维护 35
二、传真机的使用与维护 42
三、计算机的使用与维护 45
四、打印机的使用与维护 54
五、扫描仪的使用与维护 57
六、碎纸机的使用与维护 61
第三节 职场礼貌礼仪 64
一、办公桌的礼貌 64
二、办公室用餐礼貌 65
三、电梯礼仪 66
四、洗手间礼仪 68
五、手机礼仪 68
六、电脑礼仪 71
七、公共设备使用礼仪 74
附一 来电记录单示例（1） 77
附二 来电记录单示例（2） 78
第3章 日常行政事务处理第一节 办公用品管理 80
一、办公用品的采购 80
二、办公用品的发放与分配 82
三、办公用品的保管 84
四、提高办公用品的利用率 85
第二节 邮件处理 86
一、收到邮件的处理 86
二、邮件发出前的处理 92
三、电子邮件的处理 94
第三节 出差事务管理 97
一、出差管理的内容 97
二、出差管理的程序 99
三、出差行政事务处理 101
四、国外出差出入境手续办理 106
五、出差行政事务办理细节 110
第四节 访客接待 115
一、访客接待准备 115
二、访客到来的接待 118
三、访客接待中的工作细节 120
附一 公司办公用品管理规定 128
附二 办公物品请购单 133
附三 办公用品领用登记表 134
附四 邮件收发登记表 135
附五 邮件传阅单 136
第4章 会议与会务管理第一节 会议筹备 138
一、会议的基本概念 138
二、会议的种类 141
三、会议前的准备工作 142
四、会议筹备的工作细节 145
第二节 会中和会后工作 156
一、会议的接站、报到及签到 156
二、会议记录工作 159
三、会间调度和服务工作 163
四、会议结束后的工作 166
第三节 参加会议 169
一、参加会议的基本礼仪 169
二、参与会议的禁忌 174
附一 会议承办合作协议 177
附二 内部会务工作准备清单 181
附三 会议通知 183
附四 会议日程安排时间表 184
第5章 文件档案管理第一节 文件收集与管理 186
一、文件收集 186
二、文件的日常管理方法 189
三、文件的存放 192
第二节 档案管理工作指引 195
一、文件的归档范围 195
二、文件立卷要求 196
三、档案的收集 196
四、档案的整理 198
五、档案的保管 205
六、档案的检索 210
七、档案的利用 213
八、档案的鉴定 216
九、档案的统计 220
十、档案的登记 220
十一、声像档案管理 221
十二、电子档案管理 222
附一 办公室文书整理工作制度 228
附二 文件分装工作规范 234
附三 文档销毁工作规范 238
附四 调阅登记簿 240
附五 销毁文件清单 241
第6章 印章与信证管理第一节 印章管理工作指引 244
一、印章的概念 244
二、印章的使用 244
三、新印章的申请 249
四、印章的保管 251
五、印章的废止处理 253
第二节 信证的管理 255
一、介绍信管理 255
二、凭证的管理 257
第三节 电子签名与电子印章管理 259
一、什么是电子签名 259
二、什么是电子印章 260
三、电子签名和电子印章的制作及使用 262
四、电子签名和电子印章的保管 263
附一 印章管理办法 264
附二 刻制印章申请表 267
附三 印章登记台账 268
附四 公司公章用印申请授权书 269
附五 公司公章用印申请单 270
附六 用印登记表 271
附七 凭证领用登记表 272
附八 空白纸加盖公章明细表 273
附九 销毁印信申请表 274
第7章 后勤服务管理第一节 表单管理 276
一、表单的功能 276
二、表单的分类 277
三、表单的管理 277
第二节 员工食宿管理 281
一、员工食堂管理 281
二、员工宿舍管理 286
第三节 环境卫生管理 291
一、办公区环境卫生管理 291
二、生活区环境卫生管理 295
三、卫生安全管理 296
附一 公司宿舍管理办法 300
附二 卫生管理制度 304
附三 食堂承包合同 307
附四 安全卫生检查表 310
附五 清洁卫生评分表 312
附六 清洁工作安排表 313
附七 卫生区域计划表 314
参考文献 315