第一章 商务写作和工作的关系 1
写作是重要的工作技能 1
成功商务写作四要素 2
明确读者对象 3
明确写作意图 7
构思内容 8
选择写作风格和语气 10
商务写作的特点 12
提供实用信息 12
提供数据而不是印象 12
提供图片来强调和解释信息 13
给出准确的计量单位 15
明确职责分工 16
说服和建议 17
符合道德准则的商务写作 19
遵循道德准则的要求 20
商务写作中的道德准则 20
复习核对清单 22
第二章 商务写作的过程 24
调查研究 24
规划 25
拟草稿 28
修改 32
编辑 35
复习核对清单 46
第三章 合作写作及会议 47
团队协作对商业成功至关重要 47
合作写作的优势 48
合作写作的过程 50
案例研究：合作编辑 50
组织写作团队的准则 52
十条经过验证的成为有价值组员的方法 53
合作小组冲突的来源及解决方法 54
常见问题及实用解决方法 54
合作写作模式 56
合作模式 56
连续性模式 58
功能性模式 58
综合模式 59
案例研究：合作写作文件的完善 59
第一稿 61
后续草稿 63
定稿 65
电脑支持下的合作写作 65
电脑支持下的合作优势 67
群件的种类 68
电脑支持下的合作模式 73
避免电脑支持下的合作缺陷 74
会议 74
计划会议 75
制定会议议程 76
小组会议需遵守的礼节 76
会议记录 77
复习核对清单 81
第四章 写作日常商务文件：备忘录、传真、电子邮件、即时消息和博客 82
备忘录、传真、电子邮件、即时消息和博客的共同点 83
备忘录 83
备忘录礼节 83
电子邮件还是打印件 84
备忘录的读者对象、风格和语气 85
备忘录的格式 88
备忘录的写作策略 89
发送备忘录 90
传真 90
发送传真的准则 91
电子邮件 91
商务邮件和个人邮件的区别 92
电子邮件是有法律效力的证据 93
使用电子邮件的准则 94
何时不用电子邮件 99
为工作服务的即时消息 99
何时使用即时消息，何时使用电子邮件 99
工作中使用即时消息的准则 100
博客 101
写作内部博客的准则 101
写作外部博客的准则 104
复习核对清单 106
第五章 写信 108
网络时代的信件 108
信件格式 109
完全齐头式 109
改良齐头式 110
后续页 111
信件的构成 111
日期栏 111
地址栏 111
问候语 113
正文 113
礼貌性结尾 113
签名 114
附件栏 114
复印标记 115
信件的版式 115
标准商务信件的结构 116
给读者留下好印象 118
达到“你态度”的四个准则 121
国际商务信件 127
与国外客户交流的准则 128
修改给国外收信人的信件 134
尊重收信人的国籍和民族背景 134
案例分析：给来自异域文化的客户写信 136
一封销售信的两个版本 136
复习核对清单 140
第六章 商务信件的类型 142
构思信息 142
四种最常见的商务信件类型 143
咨询信 143
特殊请求信 145
推销信 147
基本准则 147
推销信的四个A 147
客户关系信 152
外交手腕和读者心理 153
策划客户关系信——最基本的准则 153
跟进信 154
投诉信 159
调解信 164
拒绝赊欠的信件 170
催款信 174
复习核对清单 177
第七章 摘要 178
摘要在工作中的重要性 178
摘要的内容 178
摘要该保留什么 179
摘要该省略什么 180
准备摘要 180
案例研究：一篇文章摘要 182
执行摘要 187
经理想在执行摘要中看到什么 187
执行摘要的结构 191
评估性摘要 192
写作评估性摘要的准则 192
评估内容 192
评估风格 193
概要 195
摘要和概要的不同 195
提供信息的概要 197
描述性概要 198
写作新闻稿 198
适合新闻稿的主题 202
有关坏消息的新闻稿 202
不适合新闻稿的主题 203
新闻稿的结构 203
新闻稿的风格和语气 205
复习核对清单 205
第八章 插图 207
工作中的视觉思考 207
插图的目的 207
插图的类型和功能 209
选择合适的插图 211
不恰当的插图 212
插入和描述插图：一些准则 214
命名插图 214
写明插图的出处 214
恰当地插入插图 214
导入插图 215
解释插图 216
两种类型的插图：表格和图表 217
表格 217
表格的组成部分 218
使用表格的准则 219
图表 220
曲线图 220
饼状图 224
柱状图 225
组织结构图 227
流程图 230
统计图 230
地图 232
照片 234
手绘图 238
剪贴画 239
符合规范地使用插图 241
符合规范地使用插图的准则 243
为国外读者使用合适的插图 246
不同文化对插图的理解不尽相同 246
为外国读者使用插图的准则 248
复习核对清单 250
第九章 设计成功的文件和网站 251
视觉化地组织信息 251
效果好的设计的特点 251
排版软件 252
字体 257
模板 257
制图 257
在选择设计前 259
印刷文件设计的基础知识 259
页面版式 260
印刷版式 261
图画 264
使用色彩 265
蹩脚的文件设计 265
为网站写作和设计网站 266
网站建设的基本要领 267
网页与纸页 267
网页读者与印刷品读者 268
案例研究：把印刷文件转变成网页内容 268
设计和写作主页的准则 270
创建情节串联图 275
网页设计的四条规则：总结 277
复习核对清单 278
第十章 写作说明和流程 279
说明的重要性 279
安全 279
效率 280
方便 280
说明的种类 280
评估和满足读者的需要 280
要问读者的关键问题 281
为国外读者写说明 281
满足读者要求的两个案例研究 284
写作说明的过程 284
计划步骤 284
试运行 286
写作和测试草稿 287
修改和编辑 287
使用正确的风格 287
有效地使用插图 289
说明中使用插图的准则 290
说明的五个部分 290
导语 290
设备和材料清单 292
操作过程的步骤 293
警告，小心和注释 295
结尾 297
结构完整的说明样板 297
为政策和规定写流程 305
一些流程的例子 305
满足市场的需求 305
最后的建议 308
复习核对清单 308
第十一章 写作成功的提案 309
写作成功的提案 309
提案的特性 309
提案的长短和范围不同 310
提案是有说服力的计划 310
提案经常是合作成果 311
提案的类型 311
投标提案和招标书 312
非投标提案 316
内部提案和外部提案 316
写作成功提案的准则 317
内部提案 319
内部提案的典型主题 319
遵循合作原则 320
符合规范地解决和期待读者的问题 320
内部提案的结构 325
销售提案 326
读者和他们的需求 326
销售提案的结构 327
研究报告的提案 332
研究报告提案的结构 333
最后的提醒 334
复习核对清单 337
第十二章 写作短篇报告 339
短篇报告的类型 339
写短篇报告的准则 341
做必要的调查 341
预测读者将怎样使用你的报告 341
保持客观且符合职业道德 342
使用清晰的结构 342
清楚且准确地写作 344
使用合适的格式和插图 344
案例研究：一份糟糕的报告和一份出色的报告 345
定期报告 345
销售报告 349
进展报告 349
进展报告的读者和长度 349
进展报告的频率 352
进展报告的组成部分 352
差旅报告 356
差旅报告回答的问题 356
差旅报告的常见类型 356
测试报告 363
测试报告需回答的问题 363
案例研究：两份测试报告 367
突发事件报告 368
何时提交突发事件报告 368
突发事件报告的构成 368
在法律上保护你自己 370
短篇报告：一些最后的想法 371
复习核对清单 371
第十三章 写作长篇报告 373
长篇报告和短篇报告有何不同 373
范围 373
调查 374
格式 375
时间表 375
对象 375
合作 376
写作长篇报告的过程 376
长篇报告的组成部分 377
前言 377
报告正文 380
后记 384
一份长篇报告的样板 385
有关长篇报告的最后提醒 385
复习核对清单 402
第十四章 工作中成功的展示 403
展示的种类 403
非正式的简况介绍 403
准备非正式简况介绍的准则 404
正确使用电话和手机 404
电话礼节 404
手机礼节 405
正式展示 406
分析听众对象 406
正式展示的组成部分 408
展示软件 413
不用电脑的展示 416
预演展示 417
进行展示 417
评价展示 420
复习核对清单 423
附录 段落、句子和单词的简要写作指南 424