目录 3
办公环境 3
一、环境管理 3
□环境静美 4
□因地制宜 4
□交通方便 5
□便于协调 5
二、环境管理技巧 5
□办公室内布置的原则 6
□办公室的环境管理，还应注重几种因素 7
三、工作环境 8
□工作人员 8
□物品供应 11
□杂务处理 12
□办公室的气氛和美化 12
四、办公室的物理条件 14
□温度要求 15
□空间 15
□消防 15
□清扫 16
□急救 16
□卫生设施 16
□饮水 16
□减少噪音 16
□改善照明 17
□空调设备与通风 17
□清洁卫生设备 17
□安全预防 18
五、办公室陈设 19
□办公室功能的主要内容 19
□办公室平面布置几种类型 20
□办公人员的面积合理分配 21
一、办公自动化的作用 27
□节省时间 27
□提高工作效率，减少办公费用 27
办公自动化及信息自动化 27
□提高决策的准确性和科学性 28
□促进管理现代化 28
二、办公自动化主要设备 29
□常规类办公设备 29
□信息处理设备 29
□通信类设备 29
三、信息工作自动化 30
办公厅（室）主任的任命 33
一、办公厅（室）主任的工作特点 33
二、办公厅（室）主任的基本要求 35
三、办公厅（室）主任的基本条件 37
□参谋助手作用 39
四、办公厅（室）主任的基本作用 39
□信息咨询作用 40
□联系协调作用 42
五、办公厅（室）主任的工作原则 44
□实事求是原则 44
□效率原则 44
□保密原则 45
六、办公（厅）室主任的工作职责 47
□承办职责 47
□参谋职责 49
□管理职责 52
□协调职责 56
秘书的配备 61
一、秘书的适应性原则 61
二、秘书的职能性原则 62
三、秘书的类型性原则 64
□准确周密 65
四、秘书工作的基本原则 65
□迅速及时 67
□安全保密 69
□实事求是 71
□主动负责 73
办公室工作艺术 77
一、会议方面 77
□诱导沉默者 77
□对于多话者的处理方法 78
□会议理想场地七条件 80
□会议选定时限五要点 84
□如何防止迟到 86
□出席的谋略 86
二、对待下属 89
□批评下属五步骤 89
□责备方式的五个步骤 91
□间接的责备方式 93
□责备切勿引起恼恨 94
□切勿伤人自尊心 95
□先听听对方的辩白 96
□宽慰是上策 98
□指责全体并无效果 99
□不要仰仗权力 101
□不可揭人疮疤 103
□冷眼旁观与孤立 104
三、共事相处 104
□慎防他人的疑忌 105
□锋芒不是求人知的方法 107
□恃熟卖熟的大忌 109
□怎样处理办公室内的谣言 110
□公司新人建立自己的形象 112
□礼多人不怪 114
□力求表现 116
□执行命令的要点 117
四、上下级关系 117
□上司眼中的理想下属 118
□应有的工作态度 119
□怎样与上司建立关系 120
□食君之禄，担君之忧 122
□指出上司错误的技巧 123
□跟上司应酬 124
□新官上任 125
□切忌越级报告 126
□如何对付不听话的下属 127
□怎样避免人才流失 128
□测知别人对自己信赖程度的方法 129
□务求能说能做 133
□不可成为去处不明的人 134
□不应突然提出难题 136
□尽量缩短与上司的心理距离 137
□为何未获上司认可 139
策划工作空间 145
一、选择一项基本设计 145
□U型工作区域 145
□L型工作区域 146
□平行式工作区域 146
二、使主要计划更上一层楼 146
三、选择办公室的家具 147
□桌子 148
□档案柜 149
□多功能机器设备 151
四、省钱之道 151
五、整体计划办公室家具 152
家庭办公室的“文房四宝” 157
一、重要性 157
二、基本文具及补充项目 159
□基本文具 159
□补充项目 160
□永远带着清单上文具店买东西 161
三、节省开销 161
□不买超过你所能储存的量 162
□在大削价时买的东西不一定是你最需要的 162
□只买你要的东西，也只买你要的数量 163
□确保品质 163
□到折扣店买 163
□在用完之前补买，别急着早库存 163
□尽可能节省开支 163
四、储备多余的办公用品 164
□同类项合并 165
□增加透明度 165
□在储放处贴清单 166
□拿掉文具的包装节省空间 166
一、书桌该有什么 169
□桌面上的问题 169
让办公室布局更合理有序 169
□“第二工作面” 171
二、规划书桌的抽屉 172
□清理过时东西 172
□把常用的东西放在一块 173
□滚动的东西分隔开 173
□为文具买个抽屉分隔架 173
□保留期的东西 173
□消除坏了的东西 173
□常用档案抽屉 174
□分门别类好找东西 174
三、公文架、文件篮的正确使用方法 175
□公文架使用 175
□文件篮的重要性 175
四、利用墙面 177
□书架 177
□告示板 178
□为节省一分钱而努力 180
□墙面信插 180
五、利用工作链 181
个人办公用品中的“现代化武器” 185
一、螺旋式装订笔记 185
□决定你要上面装订式或侧面装订式的 185
□选好用法 185
□一页三用 186
□规划工作及电话 186
□一天翻一页 186
二、电脑化记事 186
□你的电脑全日开机吗 187
□你不常在办公室吗 187
□你会保持电脑日程表的时效性吗 187
三、口袋型电子笔记 188
□优点 189
□缺点 189
四、使用卡片索引式档案 190
□第一类索引档案系统 191
□第二类索引档案系统 192
□第三类索引档案系统 193
□第四类索引档案系统 194
□第五类索引档案系统 194
□第六类索引档案系统 195
建立档案系统 199
一、资料分类 199
□集中堆放 199
□把资料分别归于五类中 199
□回到待处理“置物篮” 200
二、档案种类 200
□目前正在使用的档案资料 201
□供做参考用的档案资料 201
□记录性质的档案资料 201
□立刻处理（A） 202
三、P-A-P—E-R系统 202
□放进置物篮（P） 202
□归档（P） 203
□记入日程表再归档（E） 203
□丢了它（R） 203
四、使用你目前的档案系统 204
□帐单档 205
□内部档案夹 205
□等答复 205
□待处理 205
五、参考资料档案的两种型式：有效的和过时的 207
□有效的 207
□过时的 207
六、清理你的档案 208
□将所有资料分成四类 209
□记录性资料优先处理 209
□“无家可归”的参考资料 210
□完全过时的参考资料 210
□把有效的参考资料放在档案柜最上层的抽屉或是最容易拿到的位置 210
□过时的参考资料分两类 210
□接下来转移注意力到有效的参考资料上 210
□“待分类”资料 211
七、建档注意事项 211
□确定设计 211
□增加档案夹 212
□每一个悬挂式档案夹内，应放置数个内部档案夹 212
□厚度控制 213
□建立索引目录，列出大（悬挂式）小（内部）档案 213
□标明档名 214
□标明日期 214
□档案柜抽屉也要贴上标签 214
□资料存档避免使用回形针 214
□字母顺序：用哪一个做开头 215
□要归档的资料大致可分为三种 215
□基本档案系统 215
八、找出合用的档案系统 215
□按字母顺序的档案系统 217
□字母档案系统建立（之一） 218
□字母档案系统建立（之二） 218
□字母档案系统建立（之三） 219
□类目档案系统 220
□编号档案系统 221
□以颜色区分档案 223
单据的处理 227
一、掌握单据 227
□处理单据的好处 227
□收集单据 227
二、使用档案及装订夹、信封、记录电脑化 228
□利用档案按主次分类 228
□有关收据分类档案系统的几点建议 229
□利用装订夹 230
□利用信封 232
□记录电脑化 232
三、收据分类法范例 233
座驾变成流动的办公室 239
一、“小”车大用 239
□如何做到车内办公用品“小而全” 239
□整理好车内的文书档案 240
□车内用品规划设计 241
二、汽车办公室现代化种种 242
□公文包成为“桥梁” 242
□掌握里程数 243
□汽车电话（移动电话） 244
□移动电话类型 245
□做记录及保留电话号码 246
□携带式传真机 247