第一单元 概述与原则综述 1
1 引言 2
1.1 范围与目的 3
1.2 适用对象 4
1.3 相关标准 4
1.4 结构与使用 5
2 优秀实践——电子文件及软件的作用 6
3 指导原则 7
3.1 与文件相关的原则 7
3.2 与系统相关的原则 8
4 实施事宜 9
4.1 有效管理电子业务信息的要素 9
4.2 风险及风险减缓 11
4.3 电子系统在财政和组织方面的可持续性 13
5 曾参考及评估的其他功能要求 14
6 术语表 19
第二单元 电子文件管理系统指南与功能要求 23
1 引言 24
1.1 范围 24
1.2 目的 25
1.3 适用对象 26
1.4 相关标准 27
1.5 术语 28
1.6 结构 30
2 指南 30
2.1 什么是文件？为什么文件很重要？ 30
2.2 电子文件和电子文件管理系统的特征 32
2.3 功能要求概述 36
2.4 功能要求集的使用 43
3 功能要求 44
3.1 捕获 44
3.2 识别 50
3.3 分类 51
3.4 管理真实可靠的文件 55
3.5 混合文件的管理 62
3.6 保存与处置 64
3.7 搜索、检索和呈现 70
3.8 管理 75
4 附录 78
A 术语表 78
B 更多读物 92
C 审核现有电子文件管理系统是否符合规范要求的对照检查表样本 94
第三单元 业务系统中文件管理指南与功能要求 97
1 引言 98
1.1 范围与目的 98
1.2 适用对象 100
1.3 相关标准 100
1.4 术语 101
1.5 结构 101
2 指南 102
2.1 为什么拥有业务过程与活动的证据非常重要？ 102
2.2 业务系统综览与文件管理 103
2.3 找出业务系统中事件、事项处理及决策所需证据 104
2.4 功能要求的用途 119
2.5 实体关系模型 124
3 功能要求 127
3.1 生成附有背景信息的文件 130
3.2 管理和维护文件 136
3.3 支持导入、导出与互操作 144
3.4 根据要求保存与处置文件 146
4 附录 155
A 术语表 155
B 将所有涉及文件管理的考虑因素融入整个系统开发生命周期 165
C 更多读物 169
《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》常用术语英文释义 172