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第一篇 放眼世界——Outlook 2

第一章 了解Outlook 2

1.1 Outlook是什么 2

1.1.1 Outlook是效率手册 2

1.1.2 Outlook是优秀的通讯服务软件 3

1.2 Outlook的主要功能和特点 4

1.3 Outlook家史 5

1.3.1 Outlook与Microsoft Exchange Client 5

1.3.2 Outlook与Microsoft Schedule+ 5

1.4 Outlook的安装 5

1.5 启动Outlook 10

1.6 Outlook工作界面概览 12

1.7 退出及注销登录 13

第二章 获取帮助 15

2.1 概述 15

2.2 获得常规帮助 15

2.2.1 “屏幕提示”功能 16

2.2.2 目录、索引和查找 17

2.3 Office助手 20

2.4 从Outlook连接到Microsoft的Web节点 24

第三章 Outlook工作界面 26

3.1 什么是个人文件夹 26

3.2.4 已删除的邮件 27

3.2.3 已发送的邮件 27

3.2.1 收件箱 27

3.2 个人文件夹的基本项目 27

3.2.2 发件箱 27

3.2.5 日记 28

3.2.6 日历 29

3.2.7 联系人 30

3.2.8 任务 30

3.2.9 便笺 31

3.3 管理个人文件夹中的项目 33

3.3.1 打开他人的个人文件夹 33

3.3.2 改换个人文件夹名称 34

3.3.3 添加新项目 35

3.4 Outlook面板 36

3.3.4 项目的复制、删除和移动 36

3.4.1 显示或隐藏“Outlook面板” 37

3.4.2 在“Outlook面板”上创建文件夹的“快捷方式” 38

3.4.3 在“Outlook面板”上移动“快捷方式” 38

3.4.4 在“Outlook面板”上更改“快捷方式”的图标大小 39

3.4.5 从“Outlook面板”上删除“快捷方式” 39

3.4.6 在“Outlook面板”上添加组 39

3.4.7 对“Outlook面板”上组的一些操作 39

3.5 文件夹列表 40

3.5.1 显示或隐藏文件夹列表 40

3.6 Outlook的文件系统管理功能 41

3.6.1 为文件创建文件夹 41

3.5.2 在单独的窗口中打开文件夹 41

3.6.2 从Outlook启动新的Office文件 42

3.6.3 在Outlook中查看文件 42

第四章 信息服务的设置 45

4.1 设置用户配置文件 45

4.1.1 概述 45

4.1.2 创建新配置文件的步骤 46

4.1.3 创建用户配置文件 48

4.1.4 修改现成的配置文件 52

4.1.5 修改电子邮件的属性 53

4.2 个人文件夹 53

4.3 个人通讯录 54

4.4 Microsoft Exchange Server 55

4.4.1 概述 55

4.4.2 “常规”标签 55

4.4.3 “高级”标签 56

4.4.4 “拨号网络”选项 57

4.4.5 “远程邮件” 59

4.5 Microsoft Network联机服务 60

4.6 Microsoft Fax传真 60

4.7 Internet Mail 64

4.8 Microsoft Mail 64

4.9 Microsoft Mail共享文件夹 68

5.2.1 缩进操作 70

5.2 邮件正文的编写 70

第五章 邮件 70

5.1 邮件与Outlook 70

5.2.2 检查拼写错误 71

5.2.3 在邮件中插入信息与链接信息 71

5.2.4 在邮件中插入文件和项目 72

5.2.5 改变字体颜色 73

5.2.6 自动签名 74

5.3 填写收件人姓名和邮件主题 75

5.4 选取收件人地址 75

5.5 检查收件人姓名 77

5.6 邮件的保存、复制、打印 78

5.6.1 保存邮件 78

5.6.2 邮件的复制和移动 78

5.7 设置邮件的属性 79

5.6.3 邮件的打印 79

5.6.4 删除邮件 79

5.8 发送邮件 80

5.9 邮件来临时的提示报告 80

5.10 答复收到邮件 82

5.11 转发邮件 82

5.12 组织邮件列表 83

5.12.1 定制要显示的单元 83

5.12.2 排序 83

5.12.3 筛选 84

5.12.4 查找 86

5.13 使用收件箱修复工具 87

6.2 在日历的时间线上浏览 88

第六章 日历 88

6.1 概述 88

6.3 改变时间显示 92

6.4 改变时区 93

6.5 假日 94

6.5.1 添加假日 94

6.5.2 添加单个假日 94

6.5.3 在日历中删除假日 95

6.6 定义当前视图 95

6.7 增加日历条目 96

6.8 查看他人的“日历” 96

6.10 日历中的符号 97

6.9 可在日期和时间字段中键入的内容 97

第七章 构造通信录 98

7.1 关于“通讯录” 98

7.2 地址簿的使用 98

7.3 个人通讯录 100

7.3.1 将“个人通讯簿”添至用户配置文件中 100

7.3.2 复制“全域通讯簿” 101

7.3.3 复制邮局通讯录 101

7.3.4 地址簿的管理及创建新地址 102

7.4 个人通讯组列表 104

7.4.1 创建个人通讯组列表 104

7.4.2 个人通讯组列表的管理 105

7.5.1 关于联系人 106

7.5 联系人 106

7.5.2 输入联系人 107

7.5.3 将“个人通讯簿”引入到“联系人”文件夹中 108

7.5.4 联系人中的符号 109

7.5.5 更改联系人在联系人列表中的存档方式 109

7.5.6 从项目中查找联系人信息 110

7.6 排序联系人 110

7.6.1 一种简单的排序方法 110

7.6.2 用排序对话框进行排序 111

7.7 对联系人进行分组 112

7.8.1 更改按名称检查通讯簿的顺序 113

7.8.2 在“通讯簿”对话框中显示“联系人”文件夹 113

7.8 在约会或任务中使用联系人信息 113

7.8.3 指定首先出现的通讯簿 114

7.8.4 添加用于检查名称的通讯簿 114

7.8.5 删除用于检查名称的通讯簿 115

第八章 约会 116

8.1 安排约会 116

8.2 设置提醒 118

8.3 设置重复发生的约会 119

8.4 设置私有约会 120

8.5 编辑约会 120

8.6 改变约会的时间 121

8.7 用日期导航员移动约会 121

9.1 关于日记 122

第九章 日记 122

9.2 自动记录 123

9.2.1 可以在日记中自动记录的活动 123

9.2.2 在“日记”中自动记录项目及文档 123

9.3 手工记录 125

9.3.1 在“日记”中手工记录项目 125

9.3.2 在“日记”中手工记录任何活动 125

9.4 日记条目的管理 126

9.4.1 打开日记条目 126

9.4.2 在“日记”中移动日记条目 126

9.4.3 打开日记条目引用的项目或文档 126

9.4.4 打开日记条目引用的联系人 126

9.5 有关日记的设置 127

9.5.1 更改时间线上项目标签的长度 127

9.4.5 从日记中查找联系人的信息 127

9.4.6 查看联系人的日记条目 127

9.5.2 更改用于在时间线上显示项目的字段 128

9.5.3 在时间线上按月查看时显示或隐藏项目标签 129

9.5.4 在时间线上显示或隐藏周编号 129

9.6 日记中的符号 129

第十章 任务与任务分派 130

10.1 使用任务 130

10.1.1 创建一个新任务 130

10.1.2 在任务列表中创建新任务 132

10.1.3 将任务分组为项目 132

10.1.4 跟踪任务 133

10.1.6 日历中的任务板 134

10.1.5 创建按固定间隔重复的任务 134

10.1.7 将任务更改为定期任务 135

10.1.8 更改任务到期日期 135

10.2 定义任务的外观 136

10.2.1 更改过期任务和已完成任务的颜色 136

10.2.2 设置计算任务工作量的每天和每周的小时基数 136

10.2.3 更改任务的顺序 136

10.3 任务分派 139

10.3.1 关于任务分派 139

10.3.2 向他人分派任务 139

10.3.3 创建新的任务要求 140

10.3.6 重新分派任务要求 141

10.3.4 从现有任务中创建任务要求 141

10.3.5 响应任务要求 141

10.3.7 向他人发送任务信息 142

10.3.8 跟踪分派给他人的新任务并接收状态报告 142

10.4 “任务”中的视图及符号 143

第十一章 共享与代理 144

11.1 代理访问和公用文件夹 144

11.2 公用文件夹 145

11.2.1 关于公用文件夹 145

11.2.2 将公用文件夹用作公告栏 145

11.2.3 在公用文件夹中投递信息 148

11.2.4 共享公用文件夹中的日程表、联系人列表或任务列表 148

11.2.6 检查公用文件夹权限的状态 149

11.2.5 在公用文件夹中共享文件 149

11.2.7 查看公用文件夹中的信息 150

11.2.8 共享公用文件夹中的Outlook项目 150

11.2.9 通过邮件发送公用文件夹快捷方式 150

11.2.10 在Outlook中将信息从公用文件夹复制到私有文件夹中 151

11.2.11 从公用文件夹移动项目以便在私有文件夹中创建项目 151

11.2.12 将公用文件夹的电子邮件地址添至“个人通讯簿”中 151

11.2.13 更改公用文件夹的默认视图 152

11.2.14 只允许所有者访问公用文件夹 152

11.2.15 设置公用文件夹的共享权限 152

11.2.16 创建或修改公用文件夹的规则 152

11.3.1 概述 153

11.3 代理访问 153

11.3.2 代理访问权限 154

11.3.3 管理他人“收件箱”中的电子邮件 154

11.3.4 打开和管理他人的文件夹 154

11.3.5 设置文件夹的共享权限 155

11.3.6 授予他人访问文件夹的权限 155

11.3.7 将他人的邮箱添至你的用户配置文件 156

11.3.8 更改代理的共享权限 156

11.3.9 撤消代理的共享权限 156

第十二章 会议策划 157

12.1 安排小组会议 157

12.2 选定参加会议者 157

12.4 选择会议时间 159

12.3 查看空闲／忙时间块 159

12.5 邀请参加会议 160

12.6 被邀与会者的反映 161

12.7 发送邀请后更改会议信息 163

12.8 将约会改为会议 165

12.9 自动接受会议邀请并处理取消通知 165

12.10 自动拒绝冲突的会议邀请 165

12.11 自动拒绝定期会议邀请 165

12.12 取消会议 166

12.13 自动删除没有批注的会议响应 166

12.14 不接收会议响应 166

13.1.1 概述 167

13.1.2 视图类型示例 167

13.1 视图 167

第十三章 项目管理 167

13.1.3 更改视图 169

13.2 排序 171

13.2.1 概述 171

13.2.2 排序项目列表 171

13.2.3 排序表格中已分组的项目 172

13.3 筛选 173

13.3.1 概述 173

13.3.2 通过筛选显示或隐藏项目或文件 173

13.3.3 根据时间或持续时间显示或隐藏项目或文件 173

13.4.2 对项目进行分组 174

13.4.1 概述 174

13.3.4 筛选某类别中的所有项目 174

13.4 项目分组 174

13.5 自动创建项目 175

13.6 查找项目和文件 177

13.6.1 概述 177

13.6.2 在项目中查找文字 177

13.6.3 搜索包含某短语的项目和字段 178

13.6.4 搜索类别中的所有项目 178

13.6.5 查找某人发送的所有邮件 178

13.6.6 搜索特定起始时间的约会和会议 178

13.6.8 打开保存的搜索 179

13.6.9 删除保存的搜索 179

13.6.7 保存搜索条件 179

13.7 项目存档 180

13.7.1 关于“存档”和“自动存档” 180

13.7.2 用于存档项目的日期 180

13.7.3 打开“自动存档” 181

13.7.4 自动存档或删除旧项目 181

13.7.5 存档时删除过期邮件 181

13.7.6 设置文件夹的“自动存档”属性 182

13.7.7 恢复已存档的项目 182

第十四章 引入和导出 183

14.1 信息的引入 183

14.1.1 引入的基本步骤 183

14.1.2 引入个人文件夹 184

14.1.3 引入Microsoft Mail文件 185

14.1.4 将“个人通簿”引入到“联系人”文件夹中 187

14.2 项目的导出 188

14.2.1 创建文件夹备份的副本 188

14.2.2 导出到文件 189

14.2.3 导出到个人文件夹 190

14.2.4 将信息导出至其他Office程序中 191

第十五章 打印 192

15.1 概述 192

15.2 打印预览 192

15.3 打印视图 195

15.4.1 打印“日历”中的某一小时段 196

15.4.2 打印某个类别中的所有项目 196

15.4 打印的技巧举例 196

15.4.3 打印文件列表视图 197

15.5 打印小册子 198

第十六章 窗体和模板 201

16.1 关于窗体 201

16.2 外出留言的示例窗体 201

16.3 创建窗体 202

16.4 打开自定义窗体 203

16.5 保存窗体 205

16.6 将窗体分发给其他用户 205

16.7 模板的使用 207

16.7.1 将项目保存为Outlook模板 207

16.7.2 基于其他模板创建项目 207

17.1 活页夹的主要功能和特点 210

第二篇 统领三军——活页夹 210

第十七章 概述 210

17.2 使用活页夹的主要优点 211

17.3 活页夹的启动 211

17.4 退出活页夹 215

17.5 如何获取帮助 216

17.5.1 概述 216

17.5.2 使用“这是什么”功能 216

17.5.3 使用目录功能 217

17.5.4 使用索引功能 220

17.5.5 访问微软公司的Web页 221

17.5.6 使用Office助手 222

18.2 打开原有的活页夹 224

第十八章 管理活页夹文件 224

18.1 新建活页夹 224

18.3 保存活页夹文件 228

18.4 修改保存或打开活页夹文件的位置 229

18.5 为活动活页夹或活动稿件设置文件属性 230

18.6 为活动活页夹创建自定义文件属性 233

18.7 创建活页夹模板 234

18.8 修改活页夹模板 237

18.9 隐藏或显示活页夹窗口的左窗格 237

18.10 显示或隐藏状态栏 237

19.1.1 向活页夹中添加新稿件 239

19.1.2 将原有文档添至活页夹 239

19.1 向活页夹中添加稿件 239

第十九章 稿件 239

19.2 选中稿件 241

19.3 制作稿件的副本 243

19.4 删除稿件 243

19.5 隐藏或显示稿件 244

19.6 移动稿件 244

19.6.1 在活页夹中移动稿件 244

19.6.2 将稿件移入另一个活页夹 245

19.6.3 将稿件移出活页夹 245

19.7 重命名稿件 245

19.8 将稿件保存为独立的文档 246

19.10 在活页夹之外处理稿件 248

19.9 在活页夹中进行拼写检查 248

第二十章 打印 249

20.1 页眉和页脚 249

20.1.1 创建活页夹的页眉和页脚 249

20.1.2 活页夹页眉与页脚的格式 251

20.1.3 在活页夹页眉和页脚中的域 251

20.1.4 为单篇稿件打印不同的页眉和页脚 252

20.2 打印 252

20.2.1 修改打印页中的页码 252

20.2.2 修改稿件打印的页面格式 252

20.2.3 在打印前预览活页夹 254

第二十一章 Internet上的活页夹 256

21.1 在Office活页夹中打开Web搜索页 256

21.4 在Office活页夹中更改Web开始页 257

21.2 在Office活页夹中打开Web开始页 257

21.3 在Office活页夹中更改Web搜索页 257

21.5 取消一个在Office活页夹中需要过长时间的跳转 258

21.6 向Office活页夹的个人收藏夹中添加活动活页夹 258

21.7　在Office活页夹中隐藏除了“Web”以外的所有工具栏 260

21.8 Office活页夹中的Web文件检索搜索页 261

第二十二章 共享活页夹 262

22.1 多人共用活页夹 262

22.2 向其他人发布活页夹 262

22.2.3 将一个活页夹邮寄到Microsoft Exchange文件夹 264

22.2.4 创建一个传送名单 264

22.2.2 传送活页夹 264

22.2.1 发送活页夹 264

22.2.5 编辑传送活页夹的传送名单 265

第三篇 方便实用——Office 97管理器 268

第二十三章 初识快捷工具栏 268

23.1 快捷工具栏的主要功能 268

23.2 快捷工具栏的启动 269

23.3 移动快捷工具栏工具条 270

23.4 显示快捷工具栏按钮的提示内容 271

23.5 关闭快捷工具栏 272

第二十四章 使用快捷工具栏 273

24.1 如何获取帮助 273

24.1.1 使用目录功能 273

24.1.3 使用查找功能 275

24.1.2 使用索引功能 275

24.1.4 使用帮助窗口 277

24.2 使用快捷工具栏创建新文档 282

24.3 用快捷工具栏打开文件 283

24.4 在运行的Office程序之间切换 287

24.5 使用Office菜单 289

24.6 使用Office快捷菜单 289

24.7 新建Outlook文档 289

第二十五章 自定义Office快捷工具栏 290

25.1 改变Office快捷工具栏的外观 290

25.2 自动置于程序的标题栏内和自动隐藏 291

25.4 大按钮 293

25.3 显示工具提示、启动时显示标题屏幕 293

25.5 显示或隐藏快捷工具栏的工具栏按钮 294

25.6 创建工具栏 294

25.7　删除Office快捷工具栏上的工具栏 295

25.8 重命名Office快捷工具栏上的工具栏 296

25.9 工具栏顺序的排列 296

25.10 还原Office快捷工具栏上的默认工具栏 296

25.11 将工具按钮添至工具栏 297

25.12　删除Office快捷工具栏上的按钮 297

25.13 显示或隐藏Office快捷工具栏上的按钮 298

25.14 重命名Office快捷工具栏上的按钮 299

25.15 用Office快捷工具栏管理时间、联系人、任务和电子邮件 299

25.16 改变Office模板的默认位置 300

25.17 恢复删除的工具栏按钮及相应的文件或文件夹 300