高效办公实用全书 行政助理篇PDF电子书下载

第1章　行政助理的工作职责　　 1

1.1 高效完成行政事务 2

1.1.1　会议安排与记录 2

1.1.2　文档与管理 5

1.1.3　快递发送费用的控制 6

1.1.4　办公室固定资产管理 7

1.2　行政办公效率手册 7

1.2.1 时间管理 7

1.2.2　信息管理 9

1.3　处理职场人际管理 10

1.3.1 微妙的沟通技巧 10

1.3.2　如何取信于人 11

1.4　职业生涯规划 11

1.4.1 行政助理的知识技能 11

1.4.2　行政助理的职业素养 12

1.4.3　行政助理的职责范围 13

第2间　如何提高文档制作效率　　 15

2.1　文字信息的录入技巧 16

2.1.1　使用手写输入快速添加文字 16

2.1.2　使用自动更正功能避免输入错误 19

2.1.3　使用自动图文集实现快速输入 22

2.1.4　使用智能标记让工作更智能 25

2.2　规范文档的创建捷径 30

2.2.1　创建文档不需白手起家 30

2.2.2　将文档保存成模板的意义 32

2.2.3　使用Office Online上的模板 34

2.2.4　文档制作辅助工具——Office 2003应用模板文库 35

2.3　制定文档格式的最佳方案 37

2.3.1 让样式来规范文档格式 37

2.3.2　如何应用样式 38

2.3.3　如何创建自定义的样式 39

2.3.4　样式的基本管理方法 41

2.3.5　最快速获取样式的方法——复制样式 42

2.4　轻松搞定电子表格 44

2.4.1　不要让义档中的电子表格显露更多信息 44

2.4.2　合理地通过邮件发送电子表格 45

第3章　建立完善的文档管理方法　　 49

3.1　传统的电子文档管理方法 50

3.1.1　将文档保存在计算机本地硬盘 50

3.1.2　将文档保存在移动存储设备 51

3.1.3　将文档保存在文件服务器 51

3.1.4　利用电子邮件方式共享文件 51

3.2　如何有效管理文档的不同版本 51

3.2.1　手动保存文档的当前版本 52

3.2.2　自动保存文档的版本 53

3.2.3　将文档的某个版本保存为独立的文件 53

3.2.4　删除文档的一个或多个版本 55

3.3　根据文档属性特征管理文档 55

3.3.1　文档属性可以提供什么信息 56

3.3.2　不要让文档属性暴露个人隐私 61

3.3.3　巧妙设置文档的自定义属性 62

3.3.4　通过文档属性信息管理文档 66

3.4　多人分享的文档库系统 74

3.4.1　通过文档库管理文件 74

3.4.2 向文档库中增加或上传文档 78

3.4.3　筛选与查询特定的文档 80

3.4.4　随时跟踪重要文档的变化 82

3.5　让同事高效开展文档协作 84

3.5.1 把需要协作的文档放在独立的工作区 85

3.5.2　添加文档协作的成员 88

3.5.3　分配与管理文档协作任务 90

3.5.4　添加其他的参考文档 90

3.6　为重要的文档加把锁 92

3.6.1　使用密码保护文档 92

3.6.2　保证文档的原始性 96

3.6.3　修复因意外而丢失的文档 100

3.6.4　避免机密的信息受到恶意传播 103

3.6.5　为不同的同事分配不同的编辑权限 108

第4章　轻松面对办公室的语言关　　 114

4.1 多种语言在办公中的应用 115

4.2 灵活的中文简繁转换 118

4.2.1 实现文档的简繁转换 118

4.2.2　实现电子表格的简繁转换 120

4.3 随心所欲地翻译文档 122

4.3.1　轻轻松松翻译文本 122

4.3.2　查找相关联的同义词 125

4.4　语言转换的辅助工具 127

第5章　减轻主管的工作负担　　 132

5.1 快速收集业务信息 133

5.1.1　检索公司内部和外部信息 133

5.1.2　将网络数据汇总在电子表格中 138

5.2　创建数据分析报告 142

5.2.1 把平面数据进行立体化分析 142

5.2.2　组合不同角度的分析结果 145

5.2.3　用分析图表说话 146

5.3　提交分析方案和建议 148

5.3.1 降低日常损耗的解决方案 148

5.3.2　降低广告费的解决方案 152

5.3.3 同时降低费用支出的解决方案 153

5.3.4　比较不同方案并得出结论 153

5.4 良好的客户管理和沟通方式 155

5.4.1　创建联系人通讯录 155

5.4.2　为群发邮件建立通讯组列表 157

5.4.3　根据需要定制联系人信息 161

5.4.4　与同事和客户之间即时交流 167

5.4.5　利用手机短信实现无限畅通的交流 169

5.5　必要的“越俎代庖” 175

5.5.1　代理主管处理邮件和日程安排 175

5.5.2　外出时自动回复邮件 179

第6章　与上级和同事之间的时间配合　　 183

6.1 高效管理工作时间 184

6.1.1 区分并管理重要与紧急任务 185

6.1.2　把便笺贴在计算机上 191

6.1.3　快速找到时间管理的表格 192

6.1.4　标注已完成的工作 194

6.1.5　实现时间的自动提醒 195

6.2　记录每天的工作 196

6.2.1　创建“日记”来跟踪每天的工作 197

6.2.2　“日记”功能的使用方法 198

6.3 时间利用率的分析 200

6.3.1　用Outlook 2003来收集信息 200

6.3.2　用Excel 2003分析时间利用率 202

第7章　会议的组织和准备　　 208

7.1 视觉工具与资料的准备 209

7.1.1　为演示文稿穿新衣 210

7.1.2　美化演示文稿的捷径 219

7.1.3　打印会议讲义 230

7.1.4　幻灯片的放映和控制 231

7.2　安排会议并组织会议资料 239

7.2.1 确定会议召开的时间 239

7.2.2　发送会议通知 242

7.2.3　答复会议通知 244

7.2.4　为重要会议建立一个会议工作区 246

7.2.5　组织会议资料 250

7.2.6　安排定期会议 253

7.2.7　更改会议时间 253

7.3　快速完成会议记录 256

7.3.1　会议记录的便捷工具 256

7.3.2　组织并整理会议信息 263

7.3.3　共享会议记录 269

第8章　有效地传递信息　　 274

8.1 选择合适的方式发送文档 276

8.1.1　将文档以电子邮件正文发送 276

8.1.2　发送文档进行审阅 277

8.1.3 以附件形式发送文档 278

8.2　实现简单的发送和审批流程 279

8.2.1 把文档放入一个审批流程 279

8.2.2　如何对文档进行修改 282

8.2.3　主管的批示很重要 283

8.2.4　让审阅继续下去 284

8.2.5　如何查看并处理审批意见 285

8.2.6　把多位主管的审批合并为一 288

8.3　发送统一的邀请函邮件 289

8.3.1 为同事的参与调查作准备 290

8.3.2　同事参与投票 291

8.3.3　如何汇集投票结果 292

8.3.4　根据投票结果发送邀请函 294

8.4　通过辅助工具进行宣传和通告 299

8.4.1 制作在线浏览的最佳利器 299

8.4.2　发布并浏览在线培训项目 305

第9章　行政助理应掌握的Microsoft Office办公技巧　　 310

技巧1　如何快速找到Word文档中上次修改的位置 311

技巧2 如何控制Word文档每页的行数和字数 311

技巧3　如何去除页眉中的横线 312

技巧4　如何删除Word文档中的整个表格 313

技巧5　如何让绘制的直线不再倾斜 314

技巧6　如何单独保存Word文档中的图片 314

技巧7　如何缩放打印Word文档 315

技巧8　如何方便地访问您经常使用的文档 316

技巧9　如何在Sheet1和Sheet2的同一位置输入相同的数据 316

技巧10　如何输入以“0”为开头的数据 317

技巧11 如何让单元格中的小数点对齐 318

技巧12　如何在Excel实现文本换行 319

技巧13　如何将数据进行行列转置 321

技巧14　如何计算两个日期之差 322

技巧15　如何将Excel数据缩印在一页纸内打印 323

技巧16　如何制作摘要幻灯片 325

技巧17　如何将图片制作成项目符号 326

技巧18　如何让幻灯片中的动画重复播放 328

技巧19　如何让音频作为背景音乐 328

技巧20　如何在幻灯片中插入Flash动画 329

技巧21　如何将演示文稿保存为只能播放而不能编辑的形式 331

技巧22　如何在放映PowerPoint演示文稿的同时查看备注 333

技巧23　如何快速将选中文字按比例放大或缩小 335

技巧24　如何为PowerPoint幻灯片“减肥” 336